EBYS Danışmanlığı

EBYS Analizi, kurumların TS 13298 standardına sahip bir yazılımı olup olmamasına göre iki farklı şekilde yapılmaktadır

KURUM EBYS KULLANIM ANALİZ RAPORU

• TS 13298 Standardına sahip bir yazılım almış firmaların. Tarafımızdan özel hazırlanmış EBYS uygunluk değerlendirme yazılımı ile 100 soruda kurum analiz denetimi yapılmaktadır. Kurum denetimi tamamlandığı anda raporu yazılımdan otomatik alabilmektedir. Rapor sonucu EBYS nin kurum içerisinde düzgün kullanılıp kullanılmadığını göstermektedir. Raporda EBYS kullanımında aksaklıkları var ise bu aksaklıkların çözüm önerilerinide sunmaktadır.

EBYS UYGUNLUK ANALİZ RAPORU

• Bünyesinde TS 13298 standardına sahip olmayan EBYS benzeri bir yazılımı kullanan fakat, kanuni gereksinimler çerçevesinde TS 13298 gereksinimlerini sağlayıp sağlamadığını ölçmek isteyen kurumlara verdiğimiz hizmettir. Bu analiz çeşidi daha çok danışmalık şeklinde öneriler sunmaktadır.

AYS Bilişim,

EBYS’ye geçiş sürecinde kurumun Standart Dosya Planlanın (SDP) düzenlenmesi zaruri bir gereksinimdir. Firmamız hem müşterilerine dosya planının SDP’ye göre düzenlenmesi hem de EBYS danışmanlığı hizmeti sunmaktadır.

Standart Dosya Planı Çalışması

Dosya planlarının, kurumların faaliyeti sonucunda oluşan belgelerin bilimsel metotlar ışığında sınıflandırılması sonucu oluşan sistemler olduğu bilinmektedir. Dosya planının iyi işlemesini sağlayan olgu ise dosyalamadır. Dosyalamayı, bir fonksiyon kapsamında oluşan belgeleri aralarında organik bağ kurarak bir bütünlük içerisinde muhafaza etmek olarak tanımlayabiliriz. Bu tanımdan hareketle dosya planlarının kurum fonksiyonları neticesinde şekilleneceğini anlamaktayız. SDP, aynı fonksiyon kapsamında oluşan belgelerin aynı dosya koduna sahip olmasını ve tüm kurumlarda bu dosya kodunun geçerli kılınmasını amaçlamaktadır. Esas olarak amaçlanan, belgelere istenilen şekil ve zaman içerisinde erişmektir.

İş Analizinin Yapılması

Dosya planının SDP’ye göre düzenlenmesi sürecinde firmamızın Kurumunuz fonksiyonlarının analiz etmesi gerekmektedir. Bu amaçla uzman ekibimiz tarafından iş analizleri yapılacaktır. Bu analiz sonucunda, Kurumda üretilen evrakların hangi yönetmelik ve prosedüre dayanarak hazırladığı belirlenmiş olacaktır. Bu analizin kurumun büyüklüğüne göre farklılık arz etmektedir. Orta büyüklükte bir kurum için 10 iş günü sürmesi tahmin edilmektedir.

Birimlerde Standart Dosya Planı Çalışmasının Gerçekleştirilmesi

İş analizinin yapılması sonrasında firmamız tarafından Kurumun faaliyetleri neticesinde birim birim fonksiyon envanter çalışması yapılarak, Kurumun iş ve işlemleri sonucunda oluşan belgelerin hangi dosya koduna sahip olacağı, yani hangi kimlik numarası altında kodlanacağı ne kadar süre ile saklanacağı ve ne zaman imha edileceği belirlenecektir. Belgeler konu ve vaka dosyasına ait olup olmamalarına göre bir tasnife tabi tutulacaktır. Bu işlemlerin orta büyüklükte bir kurum için 20 iş günü sürmesi tahmin edilmektedir.

Birimlerde Standart Dosya Planı Eğitiminin Gerçekleştirilmesi

SDP çalışmasının gerçekleştirilmesinden sonra, SDP’nin nasıl bir yapıya sahip olduğu, nasıl geliştirilebileceği hususunda çalışanlara eğitimler verilecektir. Genel Müdürlük birimlerinde verilecek bu eğitimlerin 1 hafta planlanması uygundur

SDP, elektronik belge yönetim sistemlerine sağlıklı geçişin temel taşlarından biridir.

SDP’yi başarıyla uygulayan kurumlar belgeye erişimde yaşanan sorunları minimize

ederek, neyin saklanıp neyin saklanmaması gerektiği konusunda net bir fikir sahip

olmaları sonucunda zaman ve emeği verimli kullanarak etkinliklerini artırmışlardır.

4/1/2002 tarihli ve 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu kapsamındaki idarelerin, danışmanlık hizmet alımı ihalelerinde uygulayacakları usul ve esasları düzenleyen yönetmelikte;

İdareler, yapacakları ihalelerde saydamlığı, rekabeti, eşit muameleyi, güvenirliği, gizliliği, kamuoyu denetimini, ihtiyaçların uygun şartlarla ve zamanında karşılanmasını ve kaynakların verimli kullanılmasını sağlamakla sorumludur.

Yetişmiş EBYS umanı sıkıntı olan kurumlarda, sağlıklı EBYS şartnamesi oluşturmak güç bir iştir. Bu eksikliğin giderilmesi noktasında AYS Bilişim müşterilerine EBYS danışmanlık hizmeti sunmaktadır. EBYS şartnamesi hazırlamak için;

1. AYS Bilişim danışmanı olduğu kurum yetkilileri ile EBYS firma sunumlarına katılır.

2. Sunumlarda EBSY firmalarına gerekli soruları sorar ve incelemesini yapar ve firmaları ve yazılımlarını ayrı ayrı puanlar.

3. Shortlist te kalan firmaları belirler.

4. Adil rekabeti oluşturmak için EBYS şartnamesini hazırlar.

Sağlıklı EBYS şartname hazırlığı EBYS yazılımına ve entegrasyonuna ödenecek maliyeti garanti altına alır. EBYS Şartname danışmanlığı maliyeti uluslararası standarttı yaklaşık maliyetin %12 dir.

4/1/2002 tarihli ve 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu da yaklaşık maliyeti Kanunun 13 üncü maddesinin birinci fıkrasının (b) bendinin (2) numaralı alt bendinde hizmet alımları için öngörülen üst limit tutarının dört katının altında kalan danışmanlık hizmetleri, hizmet alımı ihalesiyle gerçekleştirilebilir. İbaresi bulunmaktadır.

AYS Bilişim,

Müşterilerin Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) Uygulama Yönergesi hazırlama ve danışmanlık hizmeti sunmaktadır.

Bu Yönergenin amacı, kurumlarda bürokratik işlemlerin azaltılması, zaman, iş gücü ve kırtasiye giderlerinde tasarruf ile uygulamada birliğin sağlanması ve resmî yazışmalar ile diğer iş ve işlemlerde fiziksel ortamın kaldırılması amacıyla elektronik ortamlarda kayıt altına alınacak, üretilecek, başka birimlere ya da kurumlara iletilecek, saklanacak ya da gerektiğinde imha edilecek elektronik bilgi ve belgelerin kayıt, iletim, paylaşım, imha ve güvenlik açılarından tabi olacakları usul ve esaslarını belirlemektir.

Bu Yönerge hazırlığı kamsam olarak; merkez, taşra ve yurtdışı teşkilatındaki resmî yazışma ve evrak sisteminin Elektronik Belge Yönetim Sistemi altında düzenlenmesini ve gerçekleştirilmesini kapsamaktadır.

Hazırlanacak EBYS Yönergesi dayanak olarak, 15/1/2014 tarihli ve 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu, 11.02.2015 tarihinde yayımlanan Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik ve 2009/15169 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı eki Kamu Hizmetlerinin Sunumunda Uyulacak Usul ve Esaslara İlişkin Yönetmelik hükümlerine dayanılarak hazırlanacaktır

EBYS Yönergesinde geçen tanımlar;

a) Arşiv Yöneticisi: EBYS ile elektronik olmayan belgelerin entegrasyonu ve yönetiminden sorumlu birimi,

b) Kurum: Müşteri kurumu ifade eder

c) Barkod: Yeni oluşturulan ya da kaydı yapılan her evraka sistemin otomatik olarak verdiği sayıyı sembolize eden şekli,

ç) Barkod okuyucusu: Evrakın barkodunu okuyarak sistem ekranı üzerine getiren cihazı,

d) Belge: Bir olay, olgu, görüş, iş, emir ve yeni bir hukuki durumu bildiren ıslak ya da elektronik imzalı evrakı,

e) Birim evrak: Başında imza yetkisine sahip bir birim amirinin bulunduğu her bir hizmet birimine ait iç evrak birimini,

f) Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS): Merkez, taşra ve yurtdışı teşkilatındaki resmî yazışma ve evrak sisteminde kullanılan, Elektronik Belge Yönetim Sistemini,

ğ) Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve saklanan her türlü belgeyi,

g)Elektronik Belge Yöneticisi: EBYS içeresindeki belge yönetimi fonksiyonlarını yerine getiren birimi,

ı) Elektronik belge yönetimi: Elektronik belge yönetimi, kurumların gündelik işlerini yerine getirirken oluşturdukları her türlü dokümantasyonun içerisinden kurum aktivitelerinin delili olabilecek belgelerin ayıklanarak bunların ilişik, format ve ilişkisel özelliklerini korumayı ve bu belgeleri üretimden nihai tasfiyeye kadar olan süreç içerisinde yönetmeyi,

h) Elektronik imza: Başka bir elektronik veriye eklenen veya elektronik veriyle mantıksal bağlantısı bulunan ve kimlik doğrulama amacıyla kullanılan elektronik veriyi,

i) Genel evrak: Bakanlığın diğer bakanlık veya kurumlarla evrak akışım sağlayan evrak birimini,

j) Güvenli elektronik imza: Münhasıran imza sahibine bağlı olan, sadece imza sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin kimliğinin tespitini sağlayan, imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı,

k) Islak imza: Kağıt evrak üzerine el ile atılan imzayı,

l) İmza: Bir evrakı onaylamaya veya işlemi tesise yetkili olanlarca atılan imzayı,

m) İmza sahibi: Elektronik imza oluşturmak amacıyla bir imza oluşturma aracını kullanan gerçek kişiyi,

n) Kullanıcı Yetkilendirme Yetkilisi (KYY): İlgili birim amiri tarafından görevlendirilen ve Başkanlıkça EBYS’ye tanımlanan; birimlerdeki kullanıcıları EBYS’ye tanımlamakla, yetkilendirmekle ve birimindeki gerekli güncellemeleri yapmakla yetkili ve görevli olan kullanıcıyı,

ö) Misafir kullanıcı: Kurum personeli olmayan ancak belirli bir süre aralığında Kurumda görevli olan kullanıcıların EBYS’de belirlenen kullanıcı çeşidini,

o) Mobil imza: Cep telefonu, tablet bilgisayar gibi taşınabilir elektronik aletlerde ve bir GSM şebekesi üzerinden kullanılmak üzere geliştirilen elektronik imzayı,

r) Muhatap birim: Bir belgenin gönderileceği birimi,

s) Paraf: Bir evrakı hazırlayan veya hazırlanmasında katkısı olanların isim ve soy isimlerinin baş harflerinden oluşan kısa imzayı,

ş) Sanal kullanıcı: Bir kullanıcının aynı anda birden fazla görev yeri bulunması halinde KYY tarafından o kullanıcı için sonradan verilen her görev yeri için EBYS’de belirlenen kullanıcı çeşidini,

t) Sistem yöneticisi: EBYS üzerindeki en yetkili kullanıcıyı,

u) Standart dosya planı: Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünce hazırlanan ve resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren numara sistemini,

ü) Taslak: Bir evrakın, hukukî olarak bir sonuç doğuracak aşamaya gelmeden önceki halini,

y) Zaman damgası: Bir elektronik verinin, üretildiği, değiştirildiği, gönderildiği, alındığı ve/veya kaydedildiği zamanın tespit edilmesi amacıyla, elektronik sertifika hizmet sağlayıcısı tarafından elektronik imzayla doğrulanan kaydı,

ifade eder.