Doğru Düzenleme, Hızlı Erişimi

Daha Fazla Bilgi Almak İstiyorum

Kaybetmeyin, Kaybolmayın!

Kurumlar, aranan bilgi ve belgeye ulaşımın aksamaması için fiziki arşivlerini standartlar ölçüsünde düzenlenmeye ihtiyaç duyarlar. AYS Bilişim olarak  üşterilerimize, bünyesinde bulunan evrak ve dosyaların arşivcilik standartlarına uygun olarak ayıklama işlemleri, saklama ve geri getirim araçlarının hazırlanması, niteleme bilgilerinin bilgisayar ortamına kayıt edilmesi konusunda yardımcı oluyoruz.

Fiziki Arşiv düzenleme adımları aşağıdaki konu başlıkları ile ele alınmalıdır

  • Evrak envanterlerinin çıkarılması,
  • Kurumunuzun belge üreten tüm birimlerinde Saklama Planı ve Standart Dosya Planı hazırlanması
  • Arşiv ve ayıklama imha yönergelerinin hazırlanması,
  • Tasnif ve ayıklama yapılarak, evrakların fiziksel olarak düzenlenmesi
  • Talep dahilinde klasörlerin dizi pusulalarının oluşturulması
  • Klasörlerin standart etiketlenmesinin sağlanması
  • Klasörlerin kutulanması, raflara yerleştirilmesi
  • AYS Pro Sistemi kurularak , verilerin girişlerinin sağlanması
  • Sistem çalışması için gereken donanım sağlanması
  • Raf , depo yerleşim planı hazırlanması
  • Talep üzerine Arşiv Rafı, Raylı Sistem tedarik edilmesi
  • Arşiv Kutularının tedarik edilmesi
  • Danışmanlık ve Eğitim Desteği verilmesi

Fiziksel Düzenleme sonucu elde edilecek faydalar

  • Aranan belgeye çok hızlı bir şekilde ulaşım sağlanır.
  • Arşiv sistemi ödünç evrak sirkülasyonu kayıt altına alınır.
  • Zamanında imha işlemleri yapılacağından evrak yığılmalarının önüne geçilir.
  • Belge kayıpları önlenir.
  • Düzenli ve standartlar ölçüsünde Arşiv mekanı elde edilir.
  • ISO standartlarının talep ettiği arşivsel normlar elde edilir.

Fiziki Arşiv Hizmetleri Paketlerimiz

PAKET 1

Paket 1 İçeriği kurumunuza Arşiv yazılımımızı veriyoruz ve Fiziki düzenleme konusunda size yol gösteriyoruz

  1. AYSPro v9.0 Fiziki arşiv yönetim yazılımı
  2. 6 Aylık uzaktan danışmanlık 
  3. Üç Günlük eğitim ve danışmanlık
  Birinci gün çalışması
  • Standart dosya planı toplantısı
  • Evrak saklama planı toplantısı
  • Örnek Müdürlük SDP çalışması
  • Barkod üretim mantığının oluşturulması
  • Arşiv Yerleşim planı ve kutu planlamasının yapılması
  İkinci  gün çalışması
  • Evrak düzenleme prensipleri
  • Personel eğitimi
  • Arşiv düzenleme ve tasnif işlemleri eğitimi
  Üçüncü  gün çalışması
  • Form tasarımı eğitimi
  • AYSPro v9.0 eğitimi

PAKET 2

Paket 2 İçeriği Arşivinizi düzenleyerek Arşiv yazılımımız ile size teslim ediyoruz

  1. AYS PRO v9.0 Fiziki arşiv yönetim yazılımı
  2. Arşiv yeri incelemesi ve uygunluk raporunun hazırlanması
  3. Arşivsel altyapı ihtiyaçlarının belirlenmesi ve danışmanlığı
  4. 6 Aylık uzaktan danışmanlık 
  5. Proje sonrası arşivsel süreçler ile ilgili 2 defa yerinde danışmanlık hizmeti verilmesi
  6. 5.000 Adet Klasörün düzenlenmesi
  7. Klasörlerin barkodlanması
  8. Klasör sırt bilgilerinin AYSPro v9.0 yazılımına giriş yapılması
  9. Evrakların kutulanması ve raflara yerleştirilmesi 
  10. Kurum Standart dosya planının AYSPro v9.0 a girilmesi
  11. Arşiv Prosedürlerinin oluşturulması
  12. Arşiv personelinin görev ve sorumlulukları prosedürlerinin oluşturulması
  13. Ayıklama, imha prosedürlerinin oluşturulması
  14. Ödünç, imha ve arşive evrak devir formlarının oluşturulması

Doğru Düzenleme, Hızlı Erişim

Aranan
belgeye
hızlı
ulaşılır
Ödünç evrak
sirkülasyonu
kayıt altına alınır
 Belge
kayıpları
önlenir
Zamanında
imha işlemleri
ile evrak
yığılmaları önlenir
Düzenli ve
standartlarda
arşiv mekânı
elde edilir

Yüksek Fiziki Arşiv Tecrübemizle Hizmetinizdeyiz

Tamamı Arşivcilik Mezunu Personeller
Arşiv Alanında Doktora ve
Yüksek Lisans
Seviyesinde
Yöneticiler
Arşiv
Alanında
Tecrübeli
Yazılım
Ekibi
AYSPro
Fiziki Arşiv
Yönetim
Yazılımı
25 Yıllık
Fiziksel
Arşiv
Tecrübesi

Fiziksel Arşiv Hizmetlerimiz

Evrak
Envanterive
Yönergeleri
hazırlama
Saklama Planı
Standart
Dosya Planı
Hazırlama
Dizi Pusulası
Etiketleme
Kutulama
Yerleştirme

 

Danışmanlık
Eğitimi
 
Arşiv Kutusu
ve Gerekli
Donanım
Tedariği