Arşiv Düzenleme

Kaybetmeyin, Kaybolmayın!

Kurumlar, aranan bilgi ve belgeye ulaşımın aksamaması için fiziki arşivlerini standartlar ölçüsünde düzenlenmeye ihtiyaç duyarlar. AYS Bilişim olarak  müşterilerimize, bünyesinde bulunan evrak ve dosyaların arşivcilik standartlarına uygun olarak ayıklama işlemleri, saklama ve geri getirim araçlarının hazırlanması, niteleme bilgilerinin bilgisayar ortamına kayıt edilmesi konusunda yardımcı oluyoruz.

Fiziki Arşiv düzenleme adımları aşağıdaki konu başlıkları ile ele alınmalıdır

• Evrak envanterlerinin çıkarılması,
• Kurumunuzun belge üreten tüm birimlerinde Saklama Planı ve Standart Dosya Planı hazırlanması
• Arşiv ve ayıklama imha yönergelerinin hazırlanması,
• Tasnif ve ayıklama yapılarak, evrakların fiziksel olarak düzenlenmesi
• Talep dahilinde klasörlerin dizi pusulalarının oluşturulması
• Klasörlerin standart etiketlenmesinin sağlanması
• Klasörlerin kutulanması, raflara yerleştirilmesi
• AYS Pro Sistemi kurularak , verileri girişlerinin sağlanması
• Sistem çalışması için gereken donanım sağlanması
• Raf , depo yerleşim planı hazırlanması
• Talep üzerine Arşiv Rafı, Raylı Sistem tedarik edilmesi
• Arşiv Kutularının tedarik edilmesi
• Danışmanlık ve Eğitim Desteği verilmesi

Fiziksel Düzenleme sonucu elde edilecek faydalar

• Aranan belgeye çok hızlı bir şekilde ulaşım sağlanır.
• Arşiv sistemi ödünç evrak sirkülasyonu kayıt altına alınır.
• Zamanında imha işlemleri yapılacağından evrak yığılmalarının önüne geçilir.
• Belge kayıpları önlenir.
• Düzenli ve standartlar ölçüsünde Arşiv mekanı elde edilir.
• ISO standartlarının talep ettiği arşivsel normlar elde edilir.

Fiziki Arşiv Hizmetleri Paketlerimiz

PAKET 1

Paket 1 İçeriği kurumunuza Arşiv yazılımımızı veriyoruz ve Fiziki düzenleme konusunda size yol gösteriyoruz

1. AYSPro v9.0 Fiziki arşiv yönetim yazılımı
2. 6 Aylık uzaktan danışmanlık 
3. Üç Günlük eğitim ve danışmanlık

PAKET 2

Paket 2 İçeriği Arşivinizi düzenleyerek Arşiv yazılımımız ile size teslim ediyoruz

1. AYS PRO v9.0 Fiziki arşiv yönetim yazılımı
2. Arşiv yeri incelemesi ve uygunluk raporunun hazırlanması
3. Arşivsel altyapı ihtiyaçlarının belirlenmesi ve danışmanlığı
4. 6 Aylık uzaktan danışmanlık 
5. Proje sonrası arşivsel süreçler ile ilgili 2 defa yerinde danışmanlık hizmeti verilmesi
6. 5.000 Adet Klasörün düzenlenmesi
7. Klasörlerin barkodlanması
8. Klasör sırt bilgilerinin AYSPro v9.0 yazılımına giriş yapılması
9. Evrakların kutulanması ve raflara yerleştirilmesi 
10. Kurum Standart dosya planının AYSPro v9.0 a girilmesi
11. Arşiv Prosedürlerinin oluşturulması
12. Arşiv personelinin görev ve sorumlulukları prosedürlerinin oluşturulması
13. Ayıklama, imha prosedürlerinin oluşturulması
14. Ödünç, imha ve arşive evrak devir formlarının oluşturulması