Sistem, Altyapı, İnsan Faktörü

Byte Türkiye. [6] (VI 1994): 134-136.

Bekir Kemal Ataman[*]

Byte‘in Nisan sayisinda yayinlanan bilgisayarli arsivleme yazimdan[1] sonra bana dogrudan gelen elestirilerin bir kismi neden bu kadar sert oldugum, ya da teknolojiye neden bu kadar düsman oldugum yolundaydi. Dolayisiyla, ulastirmak istedigim mesajin eksik kaldigi kanaatinden hareketle–belki de o yazidan önce ele almam gereken–arsiv-bilgisayar iliskisini irdeleme ihtiyacini duydum.

Arsivlerle bilgisayar iliskisi üç ana baslik altinda toplanabilir: 1. Arsivde bilgisayar kullanimi, 2. Arsiv yerine bilgisayar kullanimi, 3. Elektronik evraklarin arsivlenmesi. Bu sonuncusunu daha önce baska bir yerde ele aldigim için[2] burada deginmeyecegim. [Byte‘çilar ilgilenirse bir kez daha yayinlanmasina itirazim yok.]

Arsivde Bilgisayar Kullanimi

Arsivde bilgisayar kullanimi, temel olarak, her alanda oldugu gibi, arsivcilikle ilgili islerin kolaylastirilmasi ve hizlandirilmasi için bilgisayarlardan faydalanmayi içeriyor. Bunlarin bir tanesi, önceki yazida sözünü ettigim Bilgisayarli Evrak Kayit ve Takip Programlari (BEKTAPlar). Bunlarin islevi, temel olarak herhangi bir evrakla ilgili künye ve adres bilgilerinin (yani hangi evragin nerede olduguyla ilgili bilgilerin) bulunmasini süratlendirmek. Dolayisiyla, arsivcilik açisindan bir evrak kayit defteri + indeks kartoteksinin hizlandirilmis bir versiyonu olmaktan öte bir anlam tasimiyor. Aradiginiz evrak ya da evraklari, fiziki olarak yine dosya ya da dosyalar içinden tek tek elle çikarip getirmeniz gerekiyor. Belirli bir konudaki evraklarin tamamini görmek istediginizde, dosyalama sisteminiz arsivcilik standartlarina uygun olarak düzenlenmemisse–örnegin yalnizca tarih sirasina göre dizilmisse–ihtiyaç duydugunuz bilgiyi derlemek için belki de onlarca dosyayi açip her birinin içinden birer ikiser evragi çikarip kalanlarini tekrar yerine takmaniz, topladiklarinizi kendi içinde dizip geçici bir dosya olusturmaniz, isler bitince ayni islemleri geriye dogru tekrarlamaniz gerekir. Bilgisayar, aradiginiz evragin nerede oldugunu çok süratli bir sekilde söylemis olmasina karsin, ihtiyaç duydugunuz bilgiyi derlemek için belki de saatler harcadiniz. Bu sözünü ettigim isleri hayatinizin herhangi bir aninda bir kere bile yapmissaniz, bir evragi dosyadan çikarip kalanlari yerine takmanin en az 1-2 dakika aldigini bilirsiniz. O konuyla ilgili, diyelim 20 evraga ihtiyaciniz varsa, eder 40 dakika. Bir o kadar geri takma fasli, arti 10 dakika da kullanacaginiz evraklari kendi içinde düzenlemeye ayirin. Gitti mi size hayatinizin bir buçuk saati. Bir de ayni isi bir kaç degisik konu için yaptiginizi ve bunu her gün tekrarlamak zorunda oldugunuzu düsünün!

`Iyi de, neden bu kadar evraga ihtiyaç duyayim, bir iki tanesi yeter’ diyenlerdenseniz, size sunu hatirlatmak gerekir: Dogru karar vermek için dogru ve bütünlüklü bilgi gerekir. Eksik bilgiyle verilen karar da eksik, dolayisiyla yanlis olur. Vereceginiz kararin sonuçlari ne kadar önemliyse, ihtiyaç duyacaginiz bilginin miktari da o ölçü de büyük olur. Örnegin, büyük bir kurulusun tepe yöneticilerinden biri, veya bir hastasi için ölümle sonuçlanabilecek bir karar vermek durumundaki bir doktor oldugunuzu düsünün.

Arsivciligin en temel tanimi, ihtiyaç duyulan bilgiyi dogru, bütünlüklü, süratli ve ucuz bir sekilde sunabilmek için, kurulus tarafindan veya kurulus için üretilmis evraklar üzerinde sistematik ve bilimsel kontrol uygulanmasini gerektirir. Burada sözü edilen evraklar, yazismalarla da sinirli degildir. Ister kagit, isterse fotograf, film, ses bandi, video, mikrofilm, harita, plak ya da elektronik (manyetik/optik disk, bant, vs.) olsun, bilginin üzerinde kayitli bulundugu ortam, arsivcilerin sunacagi bilgi hizmeti açisindan önemli degildir. Olsa olsa, beraberinde getirecegi saklama sorunlari, vb. için ek bir takim önlemler gerektirir.

Iyi kurulmus bir arsivleme sistemi içinde, ihtiyaç duyulan bilgi, güncel asamada üç dakika, yari güncel ve güncel olmayan asamadaki evraklar için yirmi dakikayi geçmeyen bir süre içinde sunulmalidir. Buna, bilginin telefon veya faks araciligiyla yerine ulastirilma süresi dahildir. Dolayisiyla bilgisayarlar, `dogru, bütünlüklü, süratli ve ucuz bilgi hizmeti’nin, sürat faktörüne katkisi olan araçlardir. Bilgisayarlarin arsivcilikle ilgili islemlerin hizlandirilmasina katkisi, bu islemlerin hemen tümü için geçerlidir. Yeryüzünde BEKTAPlarin disindaki arsivcilik islemlerinin her biri veya birkaçi için gelistirilmis çok sayida bilgisayar paketi veya uygulamasi mevcuttur.

Dolayisiyla arsivciler, bilgisayarlara, ya da daha genelinde enformasyon teknolojisine karsi degildir. Tersine, herkes gibi bu teknolojiden faydalanmanin ötesinde, bu teknoloji kullanilarak üretilmis evraklari islemek ve bunlarin beraberinde getirecegi sorunlari çözebilmek için de yeni teknolojiyi çok yakindan takip etmek zorundadir. Gerek Byte Türkiye, gerekse diger yayinlarda ilgiyle izledigimiz veri ana yolu, multimedia, yeni sikistirma teknikleri ve standartlari gibi konular, arsivciligi çok yakindan ilgilendirmektedir.

Arsiv yerine bilgisayar kullanimi

Burada yapmaya çalistigim sorgulama, bu yatirima degip degmeyecegidir. Yani, yukarida sözünü ettigim `dogru, bütünlüklü, süratli ve ucuz bilgi hizmeti’nin ucuzluk boyutuyla ilgilidir. Aradiginiz evragi, modern arsivcilik standartlarina göre kurulmus bir sistem içinde elle üç dakikada bulmak yeterliyken, bu süreyi üç saniyeye indirmek için milyon dolarlik yatirimlar yapmanin ne kadar akillica olacagini sorgulamaktir. `Gerçekten bu kadar sürate ihtiyaciniz var mi? Yapacaginiz yatirimdan beklenen faydayi saglayabilecek misiniz?’ gibi sorulari sormaktir. Bu, arsivciligin isletmecilik boyutudur. Ingilizce konusulan ülkelerde modern arsivcilige records management (evrak isletmeciligi) denmesinin sebebi budur.

BEKTAPlarin yapmakta yetersiz kaldigi, belirli bir konuyla ilgili evraklarin fiziki olarak bütünlüklü bir sekilde sunulmasi isini hizlandirabilecek, optik disk temelli bir bilgisayarli arsivleme sisteminin, yapilan yatirimdan beklenen faydayi saglayabilecegi alanlar sinirlidir. Bu alanlardan önceki yazimda bahsetmistim. Burada vurgulamaya çalistigim boyut, bilgisayarin bir amaç degil araç oldugudur. Arsivciler, enformasyon teknolojisine–bir araç olarak kaldigi sürece–karsi degildir. Herkes gibi onlar da bu nimetten azami ölçüde faydalanmanin yollarini ararlar. Karsi çikilan ve çikilmasi gereken, bunun bir amaç haline dönüstürülmesidir. Bunun en temel göstergesi, insanlar yerine makinelere yatirim yapilmasinda ortaya çikar.

Ne yazik ki bu, özellikle Türkiye’de yaygin bir yanilgidir: Makinelerin her seyi çözebilecegine inanilir. Ihtiyaç duyulan bir sistem iken, sistemin tek bir bileseninden medet umulur.

Sistem

Ekonomistler bir sistemi tanimlarken üç temel bilesenden söz ederler: emek, sermaye ve mülk. Isletmeciler, bunlari personel, bütçe ve bina diye adlandirir. Bütçenin içinde, diger harcamalarin yanisira donanim da yer alir. (Burada yalnizca bilgisayar donanimindan söz etmiyoruz. Bir isi yapmak için gerekli her türlü araç-gereç, mobilya, makine, vs. donanim kapsamina girer.) Yukarida sözünü ettigimiz yanilgi, bu donanim faktörüne asiri bir önem atfedilmesinden ve daha genelinde sistem bilesenlerinin eksik tanimlanmasindan kaynaklanmaktadir. Tanimlanan üç hayati unsura bir dördüncüsünü, bilgiyi eklemek, hatta içinde yasadigimiz bilgi çaginda bu faktörü birinci siraya yerlestirmek gerekir. Çünkü, insanlarin bir isten digerine geçislerinde görüldügü gibi insan faktörü yenilenebilmektedir. Önceleri bir kurulusun kendi birikimlerinden olusan sermaye, kredi, hisse satisi, sirket evlilikleri, vb. gibi yollarla temin edilebilmektedir. Üretim tesisleri, binalar ve ekipman da dahil olmak üzere mülkler, eskime, ihtiyaç fazlaligi veya modernlestirme nedeniyle düzenli olarak yenilenmektedir.

Buna karsin bilgi, seneler süren çabalar olmadan yaratilamamakta, yenilenememekte, yeniden olusturulamamaktadir. Istatistikler, ciddi bir yangin geçiren tüm kuruluslarin % 30’unun bir yil içinde faaliyetlerini durdurmak zorunda kalacaklarini göstermektedir. Sigorta sirketleri ekipman ve tesislerin zararini tamamen karsilasa, personel oldugu gibi korunsa, hatta genisletilse ve nakit sermaye sirket disinda banka vb. kuruluslarda korunmus olsa dahi, bu kuruluslar faaliyetlerine devam edememektedirler. Çünkü karar vermenin temelini olusturan bilgiler sonsuza kadar kaybolmustur.[3]

Altyapi

Bu, bizi altyapi kavramina getirir. Bir isletmede islerin nasil yapilacagini/yapilmasi gerektigini gösteren bilgi altyapisi olmadan hiç bir sistemi çalistiramazsiniz. Örnegin dokümantasyonu olmayan ve daha önce hiç kullanmadiginiz bir bilgisayar ya da yazilim düsünün. Makineyi fise takip dügmesini açtiniz, ya da disketi sürücüye taktiniz… ve hiçbir sey olmadi! Ne olacak simdi? Basladiniz, önceki bilgilerinizle sagini solunu kurcalamaya. Belki sonunda ufak tefek bir seyler yapmayi bile becerdiniz, ama ihtiyaç duydugunuz verimliligi elde edebildiniz mi? Ya da 5 kurusluk is yaparken 10 kurusluk zarara yol açmadiginizdan emin misiniz? Belki makine asiri yük çekiyordu ve bütün elektrik kablolariniz yandi, simdi bütün duvarlarin kazilip tesisatin bastan asagi yenilenmesi gerekiyor. Ya da çalistirdiginiz program, siz farkinda olmadan hard diskinizi sildi.

Kisacasi, konuyla ilgili bilgi altyapisi olmadan ise girisirseniz, umdugunuz yarar yerine zararla da karsilasabilirsiniz. Bu arsivcilik için de geçerlidir: Evraklari kendi kafaniza göre düzenlemeye kalkarsaniz, bir daha hiç bulamayacaginiz bir sekilde, alakasiz bir dosya içinde sonsuza kadar kaybedebilirsiniz. En azindan, aradiginizi bulabilmek için elinizdeki herseyi bastan sona ve tek tek aramak zorunda kalabilirsiniz.

Oysa, `arsiv’ dendi mi, en üst düzey yöneticiden hademelere kadar herkes söyleyecek bir sözü olduguna inanir. Bunun ardinda yatan temel görüs ise, hiç bir zaman açikça ifade edilmese dahi, arsiv hizmetlerinin hademeler eliyle yürütülecek kadar basit oldugudur. Örnegin tip, ya da mühendislikle ilgili bir sorun gündeme geldiginde konunun uzmanina danisilmasi gerektiginde herkes otomatik olarak fikir birligine varirken, arsivcilikle ilgili bir sorunda, en alt seviyeden en tepe yöneticilere kadar herkes bir anda uzman kesilebilmektedir.

Bunun temel sebebi, en kisa ve özlü ifadesiyle tam bir `arsivcilik cehaleti’dir. Çünkü arsivcilik, önemsiz evraklarin `günün birinde lazim olabilir’ düsüncesiyle saklanmasindan ibaret sanilmaktadir. Saklama kavramini özel olarak vurguladim, çünkü arsivciligin % 95’inden fazlasi imha etmek üzerine kuruludur. Arsivciler, üretilen evragin tamamina yakin bir kismini, ama bir gün ama yüz sene sonra imha eder ve ancak çok uzun vadede lazim olabilecek önemli evraklari sürekli olarak saklar. Bu, arsivciligin temel teknigidir. Çünkü, aranan evragin, örnegin yüz yapraklik bir klasör içinden bulunmasiyla, yüzer yapraklik yüz klasör içinden bulunmasi arasinda dogal bir zaman farki oldugundan, gereksiz evrak ayiklanip ancak çok önemli olanlari saklanir.

Bu ise, arsivciligin boyutlarindan yalnizca biridir. Arsivcilik kapsamina giren islerin bir listesini önceki yazimda vermistim. Bu islerin daha detayli bir açilimi için 3. numarali dipnottaki makalemde daha genis bilgi bulabilirsiniz. [Byte‘çilar ilgilenirse, bunun da bir kez daha yayinlanmasina itirazim yok.] Bu listeden ve yukarida anlattiklarimdan anlasilacagi üzere arsivcilik, bir ucuyla isletmecilige–özellikle organizasyon ve metod, daha genelinde ise yöneylem arastirmaya– bir ucuyla kütüphanecilik ve dokümantasyon gibi enformasyon bilimlerine, bir ucuyla da tarih, sosyoloji gibi sosyal bilimlere yayilan, disiplinler arasi bir daldir. Bu genis yelpaze içinde, ilgilendigi malzemenin çesitliligi nedeniyle, fotografçilik, sinema, müzik, vb. gibi sanat dallari ve bilgisayar, endüstri, makine, insaat, vb. mühendislik alanlari ile her türlü bilim daliyla dirsek temasi içindedir. Sürekli olarak problem çözümüyle ilgilendigi için son derece dinamik, sürekli olarak insanlarla iliski içinde olmayi gerektirdigi için son derece de sosyal bir meslektir.

Simdi, bu derecede genis bir yelpazeye yayilan bir alanda, gerekli bilgi altyapisi olmadan makinelerden medet umabilir misiniz? Bu yaklasimi güdenlerin akilci oldugunu söyleyebilir misiniz?

Insan faktörü

Peki, insanlar–özellikle yöneticiler–neden israrla bu yaklasimi sürdürür? Diyelim, arsivcilik bölümlerinde (en azindan Marmara Üniversitesi’nde) tarih, Osmanlica ve temel arsivcilik derslerinin yanisira isletmecilik, kütüphanecilik, MIS ve üç sene süreyle bilgisayar ve enformasyon teknolojileri ögretildigini bilmiyorlar. Ya da daha genelinde arsivcilik konusunda tümden cahiller. O da normaldir: Türkiye’de arsivcilik bölümlerinin topu topu alti senelik geçmisleri var ve en eskisi üç senedir mezun veriyor. Ama bu sorun, Türkiye’nin genelinde ve bütün meslek dallarinda hüküm sürüyor. Bir kaç büyük kurulus disinda hemen hiçbir isletme insana yatirim yapmaya yanasmiyor. Oysa, yukarida sözünü ettigimiz bilgi altyapisini bir kurulusa tasiyan, yerlestiren ve hayata geçiren faktör insandir. Yani yetismis elemandir.

Hal böyle iken, yöneticiler insana yatirim yapmaya korkar. Çünkü insana güvenmez. En yaygin gerekçesi, yatirim yaptigi elemanin gün gelip rakip firmalara kaçacagidir. Dogrudur–bu kafayla örgütlenmis bir isletmede–personel kaçar. Burada kabahat yönetimdedir, insana güvenmedigi için yetki dagitmaz; kabahat yönetimdedir, örgütlenme yapisini güvensizlik üzerine kurarak çalisanlarini sikbogaz eder; kabahat yönetimdedir, personeli nasil olsa kaçacak varsayimiyla düsük ücret politikasi güder. Oysa, tam da bu faktörler personelin aradigi is tatminini bulamamasina ve baska isler aramasina yol açar. Yani, bu bir kisir döngüdür, sürer gider.

Bu durum, birkaç istisna disinda hemen bütün sektörler için geçerlidir. Bu istisnalarin basinda ise reklam sektörü gelir. Reklamcilar–alinmasinlar ama–her ne hikmetse, bir türlü is begenmez; bir sirketten ötekine dolasir durur. Ikinci bir örnek ise basin sektörüdür. Burada da birkaç gazete disinda, sürekli bir eleman sirkülasyonu vardir.

Tersine örnekler içinde ise–Koç Holding gibi–insana yatirim yapmayi temel personel politikasi edinmis birkaç büyük kurulus vardir. Aslina bakarsaniz–bence–bu kuruluslarin bu kadar büyük ve saglam olabilmelerinin ardinda da güven üzerine kurulu insana yatirimi prensip edinmis uzun vadeli (stratejik) planlama yapabilme yetisi yatar.

Bilgisayarcilar arasinda durum

Ne yazik ki ayni genel yanlis egilim–lütfen alinmasinlar–bilgisayarcilar arasinda da yaygindir. Çünkü, bilgisayar gibi bildikleri bir makineyi yönetmek, insan gibi karmasik bir varligi yönetmekten daha kolay gelir. Bu yüzden onlari sürekli ekran basinda herseyi kendi baslarina yapmak için çirpinirken görebilirsiniz. Duvarlari yazilim ve donanim ürünleriyle örülü bambaska bir dünyada yasarlar. Baskalariyla iletisim kurmakta zorlanirlar. Kendi cinslerinden olanlarla bir araya geldiklerinde hemen bir kapali devre kurarlar ve baska kimsenin anlamadigi bir dilden konusmaya baslarlar. Gözleri yeni makinelerle, teknolojideki son gelismelerle boyanmistir. (Ey, bu derginin okurlari: Dogru söyleyin, hepimiz az ya da çok böyle degil miyiz?)

Oysa gözden kaçirilan çok önemli bir nokta var: Bütün bu yenilikler, bu teknolojik gelismeler, insanlar için, insan hayatini kolaylastirmak için. Ekraninizin basindan kalkip söyle bir etrafta tur atin. Insanlarla–teknoloji disinda bir seyler–konusun; dertlerini ögrenin; bu sorunlar için–içinde bilgisayarlarin yer almadigi–çözümler üretmeyi deneyin: Yöneticilik dünyasina hos geldiniz!

Bundan sonrasi kolay: Yöneticilik sanati üzerine bir dünya kitap, makale, kurs, okul, vb. var. Teknoloji ögreniminiz sirasinda size verilmeyen bilgileri edinerek kendinizi gelistirebilirsiniz. Göreceksiniz ki, insan olarak size yapilan yatirimi siz de baskalarina yaptiginizda, karli çikan siz–ve isletmeniz–olacak.

[*] Marmara Üniversitesi, Fen-Edebiyat Fakültesi, Arsivcilik Bölümü, Göztepe/ISTANBUL

[1]Bekir Kemal Ataman, Bilgisayarli Arsivleme Sistemleri: Nedir? Ne Degildir?’ Byte Türkiye, (Nisan 1994): 134-136.

[2]Bekir Kemal Ataman, “Elektronik Ortamda Kayitli Bilginin Arsivlenmesi,” Kütüphane-Enformasyon-Arsiv Alaninda Yeni Teknolojiler ve Türk-MARC Sempozyumu Bildiri Metinleri. 1-4 Ekim 1991 -Beyazit Devlet Kütüphanesi, Yay. Haz. Hasan S. Keseroglu, Istanbul: Türk Kütüphaneciler Dernegi Istanbul Subesi, 1991:.304-317

[3]Ira A. Penn ve dig., Records Management Handbook, Gower pub., Hants 1989: ix’den aktaran Bekir Kemal Ataman, `Karar Verme Mekanizmasindakiler için Evrak Isletmeciligi,’ Management Thinking: Management Club Workshop Papers and Proceedings, Marmara University. February-April 1992: 1-6.

Küçük veya Büyük firma olmanız önemli değil… “Bilgi Güçtür”