Gümrük Birliği ve Arşivcilik

Archimedia. 21 (XI-XII 1996): 4-7

Bekir Kemal Ataman[*]

Tanimi

Özel arsivlerin en basit tanimi resmi olmayan arsivlerdir. Bu tanim, temel olarak evraklarin/arsivlerin provenansi, yani o evraklari/arsivleri üreten kaynak kisi veya kurulus ile ilgilidir.[1] Devlet örgütü disinda, herhangi bir kisi ya da kurulus tarafindan üretilen her türlü belge özel evrak tanimi içine girebilir. Bunlar tek tek sahislar olabilecegi gibi, dernekler, vakisar, sendikalar, baski gruplari, kültürel örgütlenmeler, ticari sirketler, özel okullar veya hastaneler gibi kuruluslar da olabilir. Özel arsiv kavraminin bütün dünyada kabul edilen tanimi budur.

Ancak, ülkemizdeki mevzuat açisindan durum biraz farklidir. Türkiye’de arsivlerle ilgili uygulamalari düzenleyen “3473 sayili kanun” ve buna bagli olarak çikarilan “Devlet Arsiv Hizmetleri Hakkindda Yönetmelik”, özel arsiv kavramini farkli bir sekilde ele almistir. Yönetmelige (3. Madde’nin (f) bendi) göre,

Özel arsivler: Bu maddenin (a) bendinde belirtilen muhtevada olup da, kamu kurum ve kuruluslari disinda kalan gerçek kisiler ile tüzel kisler elinde bulunan benzeri belgelerin meydana getirdigi belgeleri

ifade eder. Burada sözkonusu edilen (a) bendinde belirtilen muhteva ise

Arsiv malzemesi: Türk Devlet ve Millet hayatini ilgilendiren ve en son islem tarihi üzerinden otuz yil geçmis veya üzerinden onbes yil geçtikten sonra kesin sonuca baglanmis olup birinci maddede belirtilen kuruluslarin islemleri sonucunda tesekkül eden ve onlar tarafindan muhafazasi gereken, Türk Milletinin gelecegine tarihi, siyasi, sosyal, kültürel, hukuki ve teknik deger olarak intikal etmesi gereken belgeler ve Devlet Haklari ile milletlerarasi haklari belgelemeye, korumaya, bunlarla ilgili islem ve münasebetler bakimindan tarihi, hukuki, idari, askeri, iktisadi, dini, ilmi, edebi, estetik, kültürel, biyografik, jeneolojik ve teknik herhangi bir konuyu aydinlatmaya, düzenlemeye, tesbite yarayan, ayrica ait oldugu devrin ahlak, örf ve adetlerini veya çesitli sosyal özelliklerini belirten her türlü yazili evrak, defter, resim, plan, harita, proje, mühür, damga, fotograf, film, ses ve görüntü bandi, baski ve benzeri belgeler ve malzeme,

seklinde tanimlanmistir. Burada sözü edilen birinci maddede (aslinda 3473 sayili kanunun `Amaç ve Kapsam’ baslikli birinci maddesi olacak; yönetmeligin birinci maddesinde yalnizca `Amaç’ anlatiliyor) sayilan kurum, kurulus ve bunlara bagli tesekküller ise sunlardir:

Genel ve katma bütçeli dairelerle (saklama, ayiklama ve imha islemleri kendi mevzuatina tabi olmak kaydiyla Cumhurbaskanligi, Türkiye Büyük Millet Meclisi, Genel Kurmay Baskanligi, Milli Savunma Bakanligi, Içisleri Bakanligi ve Milli Istihbarat Teskilati hariç) mahalli idareler, üniversiteler ve bunlara bagli döner sermayeli kuruluslar, kamu iktisadi tesebbüsleri, özel kanunlarla kurulan kamu bankalari ve tesekkülleri.

Meseleyi hukuk dilinin karmasasindan kurtarip sadelestirirsek, Yönetmelikteki “Özel Arsiv” tanimi, yukaridaki “kuruluslarin islemleri sonucunda tesekkül eden ve onlar tarafindan muhafazasi gereken muhtevada olup da, kamu kurum ve kuruluslari disinda kalan gerçek kisiler ile tüzel kisler elinde bulunan benzeri belgelerin meydana getirdigi belgeleri” ifade etmektedir. Devlet Arsivleri Genel Müdürlügü’nün bu tür malzemeyi ilgili mevzuat çerçevesinde kendi bünyesinde toplama yetkisi vardir ve bu yetki ayni yönetmeligin (7) no.lu maddesinde

Özel Arsivlerin Satin Alinmasi

Madde 7. — Kamu kurum ve kuruluslari disinda kalan gerçek ve tüzel kisiler elinde bulunan arsiv malzemesi gerektiginde Genel Müdürlügün tespit edecegi deger üzerinden satin alinabilir.

seklinde tanimlanmaktadir.

Yani Türkiye’de arsivlerle ilgili uygulamalari düzenleyen mevzuata göre, “Özel arsivler,” aslinda `resmi’ arsiv niteligi tasiyan ama bir sekilde özel ve tüzel kisi ve kuruluslar eline geçmis malzemedir ve bu malzeme DAGM tarafindan satin alinabilir.

Özel arsiv kavraminin bu tanimi, dünya arsivcilik literatürüne aykiri oldugu için biz bu tanima itibar etmeyip, bütün dünyada anlasildigi üzere “resmi olmayan” malzemeyi ifade eden tanimi kullanacagiz. Dolayisiyla, bu yazinin bundan sonraki bölümlerinde “özel arsiv” terimi ile karisilasildiginda, bu yazinin ilk paragrafinda açiklanan anlam anlasilmalidir.

Burada açiklanmasi gereken önemli bir husus, resmi kütüphane, müze vb. elinde bulunan, ancak üretildigi kisi ve kuruluslar itibariyla resmi nitelik tasimayan malzemenin de bütün dünyada anlasilan özel arsiv tanimi kapsamina girmesi ve DAGM’nin bu malzeme üzerinde herhangi bir yetki ve yaptiriminin sözkonusu olmamasidir. Mevcut mevzuat, bu tür kütüphane, müze, vb.’nin kendileri tarafindan üretilen malzeme üzerinde uygulanmak üzere DAGM’ne belli hak ve yetkiler vermekle beraber, bu kuruluslarin kolleksiyonlarinda bulunan malzeme üzerinde herhangi bir hak veya yetki vermemektedir.

Önemi

Bu durumda özel arsiv malzemesi, Fransa ve eski Dogu Bloku ülkeleri vb. disinda dünyanin her yerinde oldugu üzere tamamiyla Devlet Arsivleri Genel Müdürlügü’nün yetki ve sorumluluk alani disinda kalmaktadir ve bütünüyle bu malzemeyi elinde bulunduran kisi ve kuruluslarin insafina kalmis vaziyettedir. Oysa özel arsivler, arastirmacilar açisindan büyük önem tasimaktadir. Çünkü, resmi arsivler, dogalari geregi “resmi” görüsü yansitirlar ve bu “resmi görüs” her zaman gerçegi yansitmayabilir. Örnegin, seçim sonucu iktidara gelen bir partinin seçim öncesi kayitlarini inceleme imkani bulan bir arastirmaci, o hükümetin vaatleriyle gerçek fikirleri ya da hiç degilse fiilen gerçeklestirdikleri arasinda büyük farkliliklar bulabilir.

Dolayisiyla özel arsivler, gerçekligin farkli bir portresini sunmanin ötesinde, “resmi görüs”e kiyasla sunduklari farkli bakis açilari itibariyla dahi resmi arsivleri tamamlayan kaynaklardir. Bu özellikleri nedeniyle, “gerçek”i arayan arastirmacilarin asla vazgeçemedikleri kaynaklarin basinda gelmektedir.

Özellikleri

Özel arsiv kolleksiyonlarinin en göze çarpan özelligi, hemen her zaman daginik ve düzensiz oluslaridir. Kolleksiyonu olusturan/bagislayan kisi ya da kuruluslar kadar bunlari devralip isleyen kurum ve kuruluslarda da arsivcilik teknikleri genellikle bilinmedigi için, bu tür malzemenin devlet arsivlerine kiyasla yeterli düzene sahip olmadiklari görülür.

Özel arsivlerin ikinci temel özelligi, yukarida önemlerine binaen söylendigi üzere devlet arsivlerinin devami ve tamamlayicisi olmalaridir. Özel arsivler olmaksizin gerçekligin tam bir portresini elde etmek mümkün degildir.

Özel arsivlerin bir baska özelligi, devlet arsivlerine kiyasla orijinalliginin tespitinin daha güç olmasidir. Bu tür kolleksiyonlar içinde sahte/taklit belgelerin var olabilecegi hiçbir zaman göz ardi edilmemelidir.

Ayni sekilde, gizlilik sorunu da ihtiyatla ele alinmasi gereken konularin basinda yer alir. Özel arsiv belgelerinin, yaratilislarindan itibaren arastirmaya açilma süresi genellikle resmi belgelerden daha kisa oldugu için, kisilerin özel hayatlariyla ilgili ve hassas olabilecek belgelerin arastirmaya açilmamasi özel bir dikkat gerektirir. Çünkü bu tür belgelerin özel arsiv kolleksiyonlarin içinde var olma ihtimali daha fazladir.

Özel arsiv koleksiyonlarin düzenlenme standartlari da çok degiskendir. Resmi arsivlerde oldugu gibi merkezi bir standart belirleme imkani olmadigi için, gerek kolleksiyonu olusturanlarin, gerekse devraldiktan sonra isleyenlerin farkli farkli standart ve üsluplar izledikleri görülür. Bu standart yoksunlugu, yukarida açiklandigi üzere bu tür malzemenin daha düzensiz ve daginik olusuna yol açar.

Bu tür malzemeyi elinde bulunduranlarin maddi imkanlari devlet arsivlerine kiyasla daha kisitli oldugundan, malzemenin depolanma kosullari da daha sagliksizdir. Kontrollü iklim kosullarina (klima cihazlari, vb.) genellikle pek rastlanmaz.

Özel arsiv kolleksiyonlarina erisim izinleri de degiskendir ve bagisçinin (veya mirasçilarinin) gönüllü iznine baglidir. Burada, devlet arsivlerinde oldugu gibi standart süre ve prosedürlere rastlanmaz.

Mevzuat

Türkiye’de özel arsivlerin düzenli olarak toplanmasi ve islenmesiyle yükümlü, yasayla belirlenmis bir arsiv kurumu yoktur. Ayni sekilde, Fransa ve eski Dogu Bloku ülkeleri vb.nde oldugu gibi, özel arsiv malzemesinin herhangi bir yere kaydettirilme veya teslim edilme zorunlulugu da yoktur. Bunun tek istisnasi, 2863 sayili “Kültür ve Tabiat Varliklarini Koruma Kanunu” kapsamina giren malzemedir.

Sözkonusu Kanun, “tarih öncesi ve tarihi devirlere ait bilim, kültür, din ve sanatlarla ilgili bulunan” tasinir kültür varliklari ile ilgili koruma (muhafaza, bakim, onarim ve restorasyon) ve kayit ettirme yükümlülükleri ile yurt disina çikarma sinirlamalari getirmektedir.

Burada sözü edilen “Korunmasi gerekli tasinir kültür varliklari,” Kanunun 23. maddesinde[2] söyle tanimlanmistir:

a. Jeolojik, tarih öncesi ve tarihi devirlere ait, jeoloji, antropoloji, prehistorya, arkeoloji ve sanat tarihi açilarindan belge degeri tasiyan ve ait olduklari dönemin sosyal, kültürel, teknik ve ilmi özellikleri ile seviyesini yansitan her türlü kültür varliklari.

…deri, bez, papirus, parsümen, veya maden üzerine yazili veya tasvirli belgeler…damgali veya yazili levhalar, yazma veya tezhipli kitaplar…ve benzeri tasinir esyalar ve bunlarin parçalari…

b. Milli tarihimizdeki önemleri sebebiyle, Milli Mücadele ve Türkiye Cumhuriyetinin kurulusuna ait tarihi deger tasiyan belge ve esyalar, Mustafa Kemal ATATÜRK’e ait zati esya, evrak, kitap, yazi ve benzeri tasinirlar.

Bu durumda, Cumhuriyet sonrasi döneme ait belgeler tamamen kapsam disidir. Osmanli dönemine ait belgeler, kagit üzerinde olmak ve sanat tarihiyle ilgili olmamak kaydiyla kapsam disidir. Dolayisiyla, Osmanli dönemine ait, kendine has özellikleri bulunan binalarin mimari çizimleri vb. disindaki özel arsiv kolleksiyonlarini herhangi bir sinirlamaya tabi olmaksizin bulundurmak, islemek, yurt disina çikarmak, vb. mümkündür.[3]

Bilesimi

Özel arsiv malzemesinin bilesimi çok çesitli oabilir. Bunlari sahislar ve örgütlenmeler olarak iki grupta toplarsak, sahislardan saglanan malzeme içinde:

• Günlükler, mektuplar, vb. (Yazismalar, özel, yari-resmi veya resmi belgelerin kopyasi halinde olabilir. Özel mektuplar, sonlarinda yer alan kisisel bitis ifadesi ile digerlerinden ayrilir.)
• Sahsi belgeler: Pasaport, ehliyet, vb.,
• Müsveddeler, raporlar, vb.,
• Ders notlari,
• Çizimler, haritalar, planlar,
• El yazmalari, kitap taslaklari, basili eser kopyalari, vb. (bu tür malzemelerin kütüphanelere devredilmesi daha uygundur),
• Madalya, mühür, vb.,
• Fotograf, film, hava fotografi, vb.,
• Mali kayitlar, muhasebe evragi, hisse senetleri, vb.,
• Tapu kayitlari, vb.,
• Ses bantlari, video bantlari, vb.,
• Gri yayinlar, ve sair malzeme;Örgütlenmelerden saglanan malzeme içinde:
• Tutanaklar,
• Yazismalar,
• Konu dosyalari,
• Yillik raporlar,
• Muhasebe kayitlari,
• Personel dosyalari,
• Örgütlenme içi yönetim evragi,
• Elektronik evrak, ve benzerleri bulunabilir.

Toplama politikasi

Özel arsiv kolleksiyonlari toplamak üzere yola çikan her kuruusun bir toplama politikasi olmalidir. Belirli bir toplama politikasi olmadan yola çikan her kurulus, buldugu herseyi toplamaya baslayacak, bir süre sonra da yer, ekipman ve eleman sikintisi çekmeye baslayacaktir. Bunun sonucunda, arastirmaciya yeterli hizmet veremeyecek, ayrica elindeki kolleksiyonlar arasinda bir uyum bulunmayacaktir.

Muhtemel toplama kistaslari üç grup altinda toplanabilir. Bunlarin birincisi, toplum hayatinda öne çikmis (veya siradan) insanlarin evraklarini toplama dogrultusunda olabilir. Bu türden bir politika güden kuruluslara örnek olarak Kadin Eserleri Kütüphanesi verilebilir. Burada izlenen politika toplum içinde öne çikan kadinlarin evraklarini toplamak dogrultusundadir.

Ikinci bir muhtemel kistas, bölge bazinda bir toplama politikasi izlemektir. Bu türden bir örnek Turing Otomobil Kurumu’nun Istanbul Kitapligi’nda görülmektedir. Kitaplik, Istanbul’un günlük hayatiyla ilgili fotograsari toplamaktadir.

Son muhtemel kistas ise konu bazinda bir politika gütmektir. Bu türden bir politikaya örnek olarak ise Istanbul Üniversitesi Cerrahpasa Tip Fakültesi’nin Tip Tarihi ve Deontoloji Kürsüsü gösterilebilir. Burada, tip tarihindeki önemli katkilarla ilgili belgeler toplanmaktadir.

Bu üç muhtemel kistasin bir ya da birden fazlasi bir arada kullanilabilir. Önemli olan, kurulusun izleyecegi politikanin mümkün oldugunca net ve ayrintili olarak tanimlanabilmesidir. Bu yapilabildigi takdirde, hangi kisi ya da kuruluslarin evraklarinin pesine düsülecegi ya da gelen bagis önerilerinin nasil degerlendirilecegi çok daha kolay belirlenebilir. Böylece, hem arsivi yönetenlerin isi kolaylasacak hem de baska kuruluslarin politikalariyla muhtemel çakismalar–kismen de olsa–önlenecektir. Yukaridaki örnekleri izlersek, Istanbul fotograsari çekmeye merakli ve tip tarihine önemli katkilarda bulunmus bir kadin hekimin evraklari, sözkonusu üç kurulusu da ilgilendirecektir. Böyle bir durumda, bu evraklari bütün halinde alan kurulus, digerlerinin ilgi alanina giren konularla ilgili evraklari da–isine yaramayacagi halde–bünyesinde barindiriyor olacaktir.

Kaynaklar

Özel arsiv malzemesi saglanabilecek veya potansiyel kaynaklar hakkinda bilgi temin edilebilecek yerlerin basinda bürolar gelir. Gerek malzeme bagislayabilecek kisiler için gerekse arsivlerini devredebilecek örgütlenmeler için, sözkonusu kisinin çalistigi ya da sözkonusu örgütlenmenin arsiviyle ilgilenen birim ilk hedef olarak seçilebilir.

Kisiler için ikinci bir kaynak, emeklilik hayatiyla ilgili örgütlenmeler olabilir. Koç Holding Emekli Sandigi Vakfi veya Emekli Subaylar Dernegi gibi kuruluslar, hedef kisilere ulasmakta önemli katkilar saglayabilir.

Bir baska kaynak gayriresmi haberlesme aglaridir. Pek çok durumda kisinin arkadaslari arasinda varolan baglar/iliskiler yoluyla, evraklarini bir yerlere bagislayarak degerlendirmek isteyen kisiler hakkinda bilgi temin etmek mümkün olabilir. Örnegin Mülkiye (Ankara Üniversitesi Siyasal Bilimler Fakültesi) veya Galatasaray Lisesi mezunlari arasinda bu türden aglarin varligi bilinmektedir.

Malzeme toplamak için bir baska baslangiç kaynagi gazete ilanlari olabilir. Buralarda evraklarini satmak isteyen kisilere rastlanabilecegi gibi, arsiv kurulusunun toplama politikasi açisindan önemli sayilabilecek kisilerin ölüm ilanlarina rastlamak da mümkün olacaktir.

Bir baska potansiyel kaynak ise yine gazetelerin dedikodu sütunlari olabilir. Buralardan da potansiyel bagisçilarin durumlari hakkinda bilgi temin etmek mümkün olabilir.

Saglama

Malzeme saglamada bir numarali, araç tatli ve kivrak bir dildir. Arsiv kurumu adina görüsmeye giden kisinin dil becerileri malzemeyi bagislayacak kisileri ikna etmede en önemli unsurdur.

Bu unsur, hedef kisinin ölümünden sonra görüsmeye gidiliyorsa daha da büyük bir önem kazanir. Çünkü bu tür durumlarda sözkonusu kisinin ailesi çok daha hassas olacaktir.

Kisi hayattaysa, yapilacak görüsmenin bir cins sosyal hizmet niteligi tasiyacagi ve insanlarin gönlünü alma geregi unutulmamalidir.

Keza, insanlara baski yapilmamali, gerekiyorsa bir kaç ziyarette bulunulmalidir.

Görüsmeye gidilirken, hazirda kullanilabilecek bir tasit aracinin varligi önemli bir fayda saglayabilir. Zira, insanlarin görüsme sirasinda ikna olduklari halde sonradan baskalarin etkisiyle fikirlerini degistirdikleri görülebilmektedir. Bu tür durumlarla karsilasmamak için, bagisçinin olurun alir almaz malzemeyi nakletmeye çalismak faydali olabilecektir.

Malzeme saglanirken, bagisçi kisinin özel/sahsi yazismalari da alinmalidir. Bu tür evraklar içinde degerli bilgilerin bulunabilirligi yüksek bir olasiliktir. Örnegin edebiyatçilarin sahsi yazismalarinda edebi degeri yüksek yazilarin/tartismalarin görülmesi sik rastlanan bir durumdur.

Arsiv kurumun toplama politikasinin önceden belirlenmis olmasi bu asamada da büyük kolaylik saglar. Görüsmeye gidilen kisinin evraklari arasinda nelerin arandigi, ne tür bilgilerin pesinde olundugu bastan bilinmelidir. Bilinmiyorsa, malzeme içinden ise yaramayanlari ayiklama/imha veya baska bir arsiv kurumuna devir izni alinmalidir.

Görüsmeden döner dönmez (görüsme bilgileri unutulmadan) notlar alinmali ve yazismalar hazirlanmalidir. Bu asamada belirlenmesi gereken bir kaç önemli nokta vardir. Bunlar:

1. Ayiklama/imha ve/veya baska arsiv kurumlarina devir izni alinmasi.
2. Malzemenin arastirmaya açilmasinda uygulanacak sinirlamalarin belirlenmesi: Yürürlükteki mevzuata göre resmi nitelikteki evrak 50 sene süreyle arastirmaya kapali tutulmaktadir. Digerleri için 10 senelik bir süre genellikle yeterli olmaktadir. Malzeme içinde kisinin özel hayatiyla ilgili hassas malzeme varsa bunlar için ayrica ve özel bir süre belirlenebilir. Bu tür malzeme için malzemeyi bagislayacak kisiye sözkonusu sinirlamalarla ilgili (bu tür evraklarin arastirmaya açilmayacagina dair) garanti verilmelidir.
3. Mülkiyet: Bagislanan malzemenin bütün mülkiyet ve kullanim haklarinin arsiv kurumuna devredilmesi, kurum açisindan ileride meydana gelebilecek anlasmazliklari önlemede kolaylik saglayacaktir. Bagisçi tam mülkiyete sahip degilse, diger hak sahipleri (çocuklar, diger mirasçilar, vb.) arastirilmalidir. Bu noktada, bagisçinin/bagisçilarin maddi bir karsilik bekliyor olabilecegi unutulmamalidir. Kurumun bütçesi herhangi bir karsilik ödemeye müsait degilse, bu durum açik ve net olarak belirtilmeli; müsaitse malzemenin ederini belirlemek üzere bir uzmanin yardimina basvurularak deger biçtirilmelidir. Bu, her iki tarafin çikarlari açisindan da faydali olacaktir.
4. Telif haklari: Bagislanan malzeme üzerindeki telif haklari, 4110 sayili kanunla degisik 5846 sayili Fikir ve Sanat Eserleri Kanunu’yla belirlenmistir. Buna göre:Madde 8.–Bir eserin sahibi onu meydana getirendir.Aralarindaki özel sözlesmeden veya isin mahiyetinden aksi anlasilmadikça, memur, hizmetli ve isçilerin islerini görürken meydana getirdikleri eserlerin mali hak sahipleri bunlari çalistiran veya tayin edenlerdir. Tüzel kisilerin uzuvlari hakkinda da bu kural uygulanir.

   Madde 27.–

   Koruma eser sahibinin yasadigi müddetçe ve ölümünden itibaren 70 yildir.

   Sahibinin ölümünden sonra alenilesen eserlerde koruma süresi ölüm tarihinden itibaren 70 yildir.

   12. maddenin birinci fikrasindaki hallerde koruma süresi, eser sahibinin aleniyet tarihinden itibaren 70 yildir, meger ki eser sahibi bu sürenin bitmesinden önce adini açiklamis bulunsun.

   Ilk eser sahibi tüzel kisi ise, koruma tarihi aleniyet tarihinden itibaren 70 yildir.

   Madde 29.–

   El isleri, küçük sanat eserleri, fotograf ve sinema eserleri için koruma tarihi aleniyet tarihinden itibaren 70 yildir.

   Madde 38.–

   Bütün fikir ve sanat eserlerinin, yayimlanma veya kar amaci güdülmeksizin sahsen kullanmaya mahsus çogaltilmasi mümkündür. Ancak, bu çogaltma hak sahibinin mesru menfaatlerine hakli bir sebep olmadan zarar veremez ya da eserden normal yararlanmaya aykiri olamaz.

   Dolayisiyla, bagislanan malzemenin mülkiyet haklarinin yanisira telif haklarini da ayrica almak, ileride çikabilecek bir kisim anlasmazliklari önlemek açisindan faydali olacaktir. Bu noktada, mektuplarin telif hakkinin yazana, fotograsarin telif hakkinin çekene ait oldugu unutulmamalidir; malzemeyi bagislayandan devralinacak telif haklari, bu tür malzemenin tamami üzerindeki telif haklarini içermeyebilir.

   Ayni sekilde, yukarida Madde 8 altinda belirtildigi üzere, is sirasinda üretilen malzemenin telif hakki ilgili örgütlenmeye aittir. Dolayisiyla, bir örgütlenmeden devralinan malzeme üzerinde o örgütlenmenin çalisanlari hak iddia edemez. Ancak, ortada gönüllü bir emegin varligi sözkonusuysa, bunun karsiliginda ilgili kisiye herhangi bir ücret ödenmedigi için sorun çikma ihtimali vardir.

   Bu noktalar belirlendikten sonra, üzerinde anlasmaya varilan sekliyle bir sözlesme hazirlanarak duruma yasal bir nitelik kazandirilmalidir. Bu tür bir sözlesmenin olmadigi durumlarda, mirasçilarin yillar sonra ortaya çikip malzeme üzerinde hak iddia ettikleri, ya da sahsi nedenlerle malzemenin bir kismini imha etmeye yeltendikleri (ve hatta bunda basarili olduklari) görülebilmektedir.

Malzeme teslim alindiktan sonra yapilmasi gereken isler ise söyle siralanabilir:

1. Bagisçiya bir tesekkür mektubu yazilarak bilim ve arastirma dünyasina yaptigi katki vurgulanmak suretiyle bir kez daha gönlü alinmalidir. Bu tesekkür mektubu, asla unutulmamasi gereken bir nezaket geregidir.
2. Malzemenin fiziki durumu incelenmeli, gerekiyorsa ilaçlama ve benzeri koruma önlemleri alinmalidir.
3. Saglama kayitlari hazirlanmalidir.
4. Malzemenin arsivci tarafindan düzenleme ve nitelemesi yapilmadan hiç kimsenin malzemeyi karistirmasina, üzerinde arastirma yapmasina izin verilmemelidir. Buna kurum içi personel (özellikle) dahildir.
5. Onarimi veya mikrofilme çekilmesi gereken malzeme varsa bunlarla ilgili restorasyon/mikrofilm islemleri, düzenleme ve nitelemeden sonra ama arastirmaya açilmazdan önce yerine getirilmelidir. (Yukaridaki kural bu asamada da geçerlidir.)

Saglama kayitlari

Saglama kayitlarinda yer almasi gereken temel bilgiler sunlardir:

1. Saglama tarihi.
2. Kisa niteleme.
3. Hacim/miktar.
4. Saglama sekli: Bagis, satin alma veya emanet’ten hangisi oldugu.
5. Yazisma dosyasinin referansi.
6. Provenans: Yaraticisindan farkliysa, malzemenin saglandigi yer. Bu, malzemenin orijinalliginin tespiti için sarttir. (Benzer bir uygulama müzelerce saglanan tablo ve mobilyalar için de yapilmaktadir.)
7. Erisim sinirlamalari ve telif haklari.
8. Fiziki durum ve yapilmasi gerekenler (ilaçlama, restorasyon, vs.)
9. Yerlesim numarasi,

Düzenleme

Özel arsiv malzemesinin düzenlenmesinde izlenecek yöntem, diger arsiv malzemesinin düzenlenmesinde izlenen yöntemden farkli degildir. Burada da provenans ilkesi temel ilke olarak uygulanir: malzemenin asli düzenine uyulur. Malzeme karisik ve daginik bir sekilde teslim alinmissa, öncelikle orijinal düzenin ne oldugu bulunmaya çalisilir. Bu sistem tespit edildikten sonra evraklar yeniden düzenlenebilir. Ancak, hiç bir kosulda arsivcinin kendi uygun görecegi bir düzen empoze edilmeye çalisilmamalidir. Asli düzene kesinlikle uyulmalidir.

Örgütlenmelerden devralinan malzemenin asli düzenini saptamak için teskilat semalarina ihtiyaç duyulacaktir. Bu semalar bazen kolleksiyonun içinden çikabilir. (Teskilat semasi bulunamadigi durumlarda, bulunabiliyorsa örgütlenmenin dahili telefon rehberlerinden faydalanilabilir. Bunlar da genellikle birimlere göre düzenlenir.) Birimlerin ad ve fonksiyonlarindaki degisimler dikkatli takip edilmelidir. Makro düzey nitelemeleri hazirlamak için, varsa kurulusun resmi tarihçeleri ise yarayabilir. Ancak, bunlar temkinli kullanilmalidir; her zaman gerçekligi tam olarak yansitmayabilir. Yillik raporlar, örgütlenmenin faaliyetlerini ögrenmek için iyi bir kaynak olabilir.

Sahislardan devralinan malzeme de ayni ilkeler dogrulutusunda islenir. Ancak, burada “birim” kavrami olmadigindan, kisinin hayatindaki önemli dönemler ve yürüttügü farkli isler/fonksiyonlar takip edilir. Örnegin, devam ettigi okullar, farkli dönemlerde bulundugu görevler, vb. genellikle kendi içinde bir bütünlük arzeder, Kisi ayni anda farkli islerle de ugrasiyor olabilir. Örnegin bir ögretim üyesinin egitimle ilgili evraklari ayri bir seri, kendi yayinladigi kitap ve makaleleriyle ilgili evraklari ayri bir seri, hobi olarak yürüttügü islerle ilgili evraklari ayri bir seri, özel hayatiyla ilgili evraklar ayri bir seri, vb. olusturabilir. Ancak, kisinin evraklarini düzenlemek için izledigi kendine ait bir yöntemi varsa öncelikle bu sistem tespit edilmeli, böylesi bir düzenin olmadigindan kesin olarak emin olundugu durumlarda burada anlatilana benzer bir düzenleme sistematigi kurulmalidir.

Orijinal düzenin olmadigindan kesin olunarak emin olunamiyorsa, malzeme teslim alindigi düzen içinde korunmali ve yukarida anlatilan sistematik, kagit üzerinde (arastirma araçlarinin hazirlanisinda) izlenmelidir.

Niteleme

Arastirma araçlari hazirlanirken, öncelikle bir plan yapilmali ve hangi düzeylerde niteleme yapilacagina karar verilmelidir. Niteleme düzeylerinin sayisi ve ayrinti düzeyi, eldeki malzemenin miktarina ve karmasiklik derecesine göre degisecektir; ancak, sözkonusu kolleksiyonda tek bir evrak olsa dahi biri makro biri mikro düzeyde olmak üzere iki düzeyin altina inemez.[4]

Mikro düzeydeki temel arastirma araçlari için muhtemel alternatiserin basinda analitik envanter (kronolojik sirada ayrintili özet) gelir. Ancak bu tür bir aracin hazirlanmasi asiri derecede zaman alici oldugu için pek tavsiye edilmez. Ikinci bir alternatif olarak katalog (parça bazinda kisa nitelemelerden olusan liste) hazirlanmasi düsünülebilir. Ancak, bu da oldukça zaman alici bir yöntemdir. Üçüncü alternatif ise kutu/dosya düzeyinde nitelemelerden olusan bir arastirma araci hazirlamaktir. Bu tür bir yöntemde, referans numarasi, niteleme, tarih ve yerlesim numarasindan olusan bir liste yeterli olabilir. Ancak referans numaralamasinda kullanilan sistemin basit ve esnek olmasi gerektigi unutulmamalidir.[5]

Arsiv kurumunun imkanlari elverdigi ölçüde, ikincil arastirma araçlarinin hazirlanmasi da düsünülebilir. Bunlarin basinda arsiv kurumu bazinda hizli referans saglayacak bir kaba envanter yer alir. Önerilebilecek bir baska arastirma araci ise, bir kisi adlari dizinidir (indeks). Ancak, burada da kutu/dosya bazinda bir dizinlemeyle yetinilmesi tavsiye edilir.

Hazirlanan arastirma araci hangi tür ve düzeyde olursa olsun, arsiv kurumunun tüm araçlari içinde tutarli bir üslup izlenmelidir. Bu, arastirmacilar açisindan büyük kolaylik saglayacaktir.

Listeleme sirasinda, benzer fiziki özellikler tasiyan malzemenin (günlükler, yazismalar, vb.) gruplanarak bir arada ele alinmasi da pratik bir yöntem olarak önerilebilir.

[*] Marmara Üniversitesi Fen-Edebiyat Fakültesi Arsivcilik BÖlümü Ögretim Görevlisi

[1] Arsivcilikle ilgili terimlerin daha ayrintili tanimlari için bkz. Bekir Kemal Ataman, Arsivcilik Terimleri Sözlügü, Istanbul: Librairie de Pera, 1995. ISBN 975-7148-04-0.

[2] 3386 sayili Kanunun 9. maddesiyle degisik hali.

[3] Böylesi bir durum, ülke düzeyinde ele alindiginda özel arsiv malzemesinin daha da daginik ve tamamen kontrol disinda olmasina davetiye çikarir niteliktedir. Tarihi gerçeklerin ortaya çikarilmasinda olmazsa olmaz bir öneme sahip bu tür malzemenin hiç bir merkezi kaydinin bulunmamasi, bunlarin arastirmacilar açisindan tamamen kayip olmasiyla esdegerdir. Çünkü ülkenin muhtelif yerlerine dagilmis bulunan malzeme, bir bilinmezlik evreninde kaybolup gitmekte ve ancak tesadüser sonucu kesfedilebilmektedir.

Oysa, özel arsivlerin bulunduklari yerlerde islenip arastirma araçlarinin hazirlanmasi ve bu araçlarin birer kopyasinin bir merkezde toplanmasi, hiç degilse kolleksiyonlarla ilgili özet bilgilerin derli toplu elde edilebilir olmasi, arastirmacilara büyük kolaylik saglayacak ve bu zengin malzemenin gün isigina çikarilmasina yardimci olacaktir. Bati dünyasinin pek çok ülkesinde–yasal bir yaptirim olmaksizin ve kaydettirme istege bagli olmak üzere–bu islevi yerine getiren özel arsiv kütükleri (register of archives) bulunmaktadir. Bu merkezlerde, muhtelif yerlerde bulunan kolleksiyonlarla ilgili özet bilgilerin yanisira, mümkün olan durumlarda arastirma araçlarinin birer kopyasi da temin edilerek arastirmacilara sunulmaktadir.

Uzun vadede böylesi bir merkeze dönüsmek üzere, ilk asamada mevcut malzemenin özet bilgilerini derlemeyi amaçlayan benzer bir çalisma, tarafimdan yürütülmektedir. Ancak, bu çapli bir çalismanin maddi yükünün altindan kalkmak, Üniversitelerimizin maddi imkanlariyla mümkün degildir. Bu projeyi desteklemek üzere Iskoçya’daki Hazel E. Heughan Egitim Vakfi’ndan kismi bir maddi destek saglanmissa da projenin daha süratli ve rahat kosullarda gerçeklestirilebilmesi için UNESCO nezdinde yapilan müracaatlar, bir kisim çevrelerce desteklenmek yerine maalesef kösteklendigi için basarili olamamistir. Ülkemizin tarihi ve kültürel zenginliklerinin tespit edilip degerlendirilerek kullanilabilir hale getirilmesi iddiasiyla ortaya çikan bu çevrelerin böylesi bir tutum izlemelerini anlamak mümkün degildir ve maalesef bu durumu esese karsilamak disinda yapilabilecek fazla bir sey de yoktur. Ancak sözkonusu proje, her seye karsin eldeki imkanlarla yürütülmeye devam edilecek ve–er ya da geç–tamamlanip bu alandaki bosluk doldurulacaktir.

[4] Niteleme konusuyla ilgili ayrintili bilgi için bkz. Michael Cook & Margaret Procter, Manual of Archival Description, 2nd. ed. Aldershot: Gower, 1990.

[5] Kodlama sistemlerinde izlenmesi gereken yöntemlerle ilgili ayrintili bilgi için bkz. Cook & Procter, a.g.e.

Küçük veya Büyük firma olmanız önemli değil… “Bilgi Güçtür”