Karar Verme Mekanizmasındakiler İçin Evrak İşletmeciliği

Management Thinking: Management Club Workshop Papers and Proceedings. Marmara University. (II-IV 1992): 1-6.

Karar Verme Mekanizmasındakiler İçin Evrak İşletmeciliği

Bekir Kemal Ataman[*]

GIRIS

Arşivlerin, bir örgütlenmenin ihtiyaçları arasında en alt sıralarda yer aldığı düşünegelmiştir. Oysa örgütlenmenin kendi evraklarına ihtiyacı vardır : İhtiyaç duydukları bilginin çoğu kendi evraklarından karşılanabilir. Dolayısıyla arşivler bir lüks değildir.[1] Bu bilgiler olmadan karar verme mekanizmasında olanların karar vermeleri mümkün değildir. Karar vermenin sürati ve kararın kalitesi, karar vermeden önce ilgili bütün faktör ve konuların değerlendirilmesini mümkün kılacak bilginin elde edilebilirliğine bağlıdır. Bilginin elde edilebilirliği ise evrak ve arşivlerin ne denli düzenli olduğuna bağlıdır.[2]

Bu durumda, analistlerin şirketler için üç hayati unsur olarak sıraladıkları emek, sermaye ve mülke bir dördüncüsünü, bilgiyi eklemek, hatta içinde yasadığımız bilgi çağında bu faktörü birinci sıraya yerleştirmek gerekecektir. Çünkü, insanların bir isten diğerine geçişlerinde görüldüğü gibi insan faktörü yenilenebilmektedir. Önceleri bir kurulusun kendi birikimlerinden oluşan sermaye, kredi, hisse satısı, şirket evlilikleri, vb. gibi yollarla temin edilebilmektedir. Üretim tesisleri, binalar ve ekipman da dahil olmak üzere mülkler, eskime, ihtiyaç fazlalığı veya modernleştirme nedeniyle düzenli olarak yenilenmektedir. Buna karsın bilgi, seneler süren çabalar olmadan yaratılamamakta, yenilenememekte, yeniden oluşturulamamaktadır. İstatistikler, ciddi bir yangın geçiren tüm kuruluşların % 30’unun bir yıl içinde faaliyetlerini durdurmak zorunda kalacaklarını göstermektedir. Sigorta şirketleri ekipman ve tesislerin zararını tamamen karşılasa, personel olduğu gibi korunsa, hatta genişletilse ve nakit sermaye şirket dışında banka vb. kuruluşlarda korunmuş olsa dahi, bu kuruluşlar faaliyetlerine devam edememektedirler. Çünkü karar vermenin temelini oluşturan bilgiler sonsuza kadar kaybolmuştur.[3]

Bu yazının konusunu oluşturan evrak ve arşiv işletmeciliği ise, söz konusu bilgilerin üzerine kaydedildiği ortamlarla ilgilidir. Bilgi kendi başına yoktur; kaynağını bir insanine beyninden alsa da, bir insandan diğerine kalıcı olarak iletebilmesi için bir ortam üzerine kaydedilmesi gerekir. Bu ortam ister kâğıt, isterse fotoğraf, film, video, ses bandı, mikrofilm, harita veya bilgisayar ortamı olsun, evrak olarak adlandırılmaktadır.

Dolayısıyla, süratli ve doğru karar verme eylemi, bilginin üzerine kayıtlı bulunduğu evrakların ne ölçüde düzenli olduğuna ve sağlıklı bir şekilde korunduğuna bağlıdır. Bu yazıda karar verme mekanizmasında bulunanların, evrakların hangi süreçler sonunda arşiv haline dönüştüğünü anlamaları sağlanmaya çalışılacak ve sağlıklı bir evrak ve arşiv işletmeciliğinden elde edilebilecek yararlar ele alınacaktır.

EVRAK ISLETMECILIGI

Evrak işletmeciliği, bir örgütlenmenin islerinin yürütülmesi için gerekli kayıt bilgi üzerinde sistematik ve bilimsel kontrol uygulanmasıdır. Bu kontrol, örgütlenmenin her türdeki evraklarının yaratılması, dasitimi, kullanımı, saklanması, depolanması, getirimi, korunması ve nihai tasfiyesini kapsar ve yönetimin problem çözümü ve karar vermede ihtiyaç duyacağı bilginin düzenli ve etkin bir akışını amaçlar. Bunun için faaliyetin her aşamasında uygun standartların oluşturulması ve gerekli politika ve prosedürlerin formüle edilmesi gerekir. Evrak işletmeciliğinin bu tanımı, doğal olarak, en üst yönetim kademesi tarafından yönlendirilen bir program öngörür. Bu programın temel amaçları ise şunlardır :

1. Örgütlenmenin etkin bir şekilde yönetilmesi ve işletilmesi için gereken bilgiyi gerektiği anda doğru ve bütünlüklü olarak sunmak,
2. Kay itli bilgiyi mümkün olduğu kadar etkin bir şekilde islemek,
3. Bilgi ve evrakları mümkün olan en az maliyetle sunmak,
4. Müşterilere (evrak kullanıcılarına) en iyi hizmeti sunmak.[4]

Bu açıdan bakıldığında evrak işletmeciliği, bir yönüyle yönetim enformasyon sistemlerinin, bir yönüyle organizasyon ve metot çalışmaları ile sistem analizinin, bir yönüyle genel işletmeciliğin, başka yönleriyle de tarih ve diğer sosyal bilimlerin kapsamına giren konular arasında bir ağ kuran disiplinler raşi bir faaliyettir.

EVRAK ISLETMECILIGININ KAPSAMI VE FONKSIYONLARI

Kapsamlı bir evrak işletmeciliği programı, evraklar üzerinde evriğin ‘Hayat’ı boyunca meydana gelen herzeyle ilgilidir; yani evriğin ‘Dorum’undan, örgütlenmenin fonksiyonlarını yerine getirme sürecindeki üretken ‘Hayat’ına, faydalı bütün amaçlar yerine geldikten sonraki ‘ölüm’ veya imhalarına veya sürekli saklanmaya değer özellikleri varsa arşiv halinde ‘yeniden Doğuş’larına kadar geçen sürenin tümüyle ilgilenir.[5]

Bu ‘hayat’ süreci, evrak işletmeciliği dilinde evriğin üç çağı olarak adlandırılır ve yukarıda anlatılandan çok az farklılıkla güncel, yarı güncel ve güncel olmayan aşamalar halinde sıralanır. Güncel asama, evrakların yarabildiği ve örgütlenmenin faaliyetleri için sıkça kullanıldığı dönemi kapsar. Yarı güncel asama evrakların daha az kullanıldığı bir dönemi ifade eder. Herhangi bir örgütlenmede yaratılan evrakların % 80’inden fazla bir bölümü bir sene içinde aktif kullanımını kaybeder. Bu süre sonunda bir kısım evraklar hemen imha edilebilir durumdadır. Bir kısım evraklara bir süre daha -fakat daha az siklikla- ihtiyaç duyulacaktir. Bir kısım evraklar ise artik ihtiyaç duyulmadigi halde yasal zorunluluklar nedeniyle bir süre daha saklanmak durumundadır. Bu son iki kategorideki evrakların pahali büro yerlesimi disina çikarilarak ara depo adi verilen ucuz depolama alanlarina devredilmesi gerekir. Bu depolarda kullanim/yasal saklama süresini tamamlayan evraklardan uzun süreli saklanmasina ihtiyaç duyulanlar arsive devredilir. Üzerlerinden belirli bir süre geçtikten sonra saklanmasina gerek kalmayan evraklar ise imha edilir, ki bunlar, tüm evrakların % 90’indan fazlasini olusturur.

Simdi evrak işletmeciliğinin kapsamını ve fonksiyonlarının bu üç aşamada teker teker ve ayrıntılı olarak ele alalım :

1. Evrak Kalemi İşlemleri

Herhangi bir örgütlenmede evrak dendiğinde ilk akla gelen yazışmalardır. Bunların dosyalanması, indekslenmesi, sıralanması, etiketlenmesi, kaydedilmesi, düzenlenmesi ve istendiğinde getirimlenmesi (retrieve), en bilinen evrak kalemi işlemleridir. Oysa örgütlenmelerde, yalnız örgütlenme içinde kullanılan ve günlük faaliyetin sürdürülmesi sırasında ortaya çıkan başka evraklar da vardır. Muhasebe için tutulan hesap defterleri, personel için tutulan özlük dosyaları, satın alma için yapılan piyasa araştırma kayıtları, rakip firmalar hakkında toplanan bilgiler, memorandumlar, vb. bunlara örnek olarak verilebilir. Örgütlenmenin günlük faaliyetleriyle ilgili bu tür dosyalar iki ana başlık altında toplanır : Vaka dosyaları ve konu dosyaları. Vaka dosyaları, belirli bir eylem, işlem, olay, kişi, yer veya projeyle ilgili bilgileri derleyen dosyaların bir dizisidir ve bu kriterlerin herhangi birine göre düzenlenmiş olabilir. Bu dosyalar içerik olarak birbirine benzerler fakat her bir dosya gömlegi veya klasörde farkli bir ‘vaka’ vardır.[6] Personel özlük dosyalari, vaka dosyalarinin tipik örneklerindendir. Konu dosyaları ise, içerdigi konuya göre düzenlenmis yazi, memorandum, telgraf, rapor vb. malzemeden olusur. Bu tür dosyalara daha çok yazismalarda rastlanmakla birlikte, yazisma disindaki malzemeler için kullanıldığı da görülür. Bu tür dosyalamada kullanilacak konu tasnif sistemlerinin gelistirilmesi, uzun zaman alan, zahmetli ve uzmanlik gerektiren bir istir.[7]

Evrak işletmeciliğinin en bilinen faaliyet alanlarini oluşturan yazisma yönetimi ile aktif dosyalar yönetimi, evraklara yarabildiği anda müdahaleyi gerektirir. Karar vericilerin ihtiyaç duydukları bilgiyi aninda bulabilmesinin ilk kosulu, bilginin üzerine kaydedildiği evrakların belirli standartlar içinde tutulmasi, mantikli bir şekilde düzenlenmesi ve siki bir şekilde kontrol edilmesidir.

Evrak işletmeciliğinin bilinen başka bir kolu ise posta yönetimidir. Örgütlenmeye gelen ve örgütlenme disina gönderilen veya örgütlenme içinde bir birimden diğerine giden evrakların doğru kisiye ve zamanında ulastirilmasini ve posta trafiginin aksamadan yürümesini saglamak, evrak işletmeciliğinin islerindendir.

Çalisanlarin islerini nasil yapacaklarini belirten veya başka konulardaki talimatlarin ilgili bütün çalisanlara iletilmesi, bu talimatlardaki degisikliklerin aninda duyurulmasi ve örgütlenme içindeki bütün talimatlarin derlenip düzenlenerek ihtiyaç duyan tüm çalisanlara bu konuda referans hizmeti verilmesiyle ilgilenen talimatname yönetimi, evrak işletmeciliğinin bir başka fonksiyonudur.

Yaratilan evrakların birden fazla nüsha halinde düzenlenmesi çok sik rastlanan bir durumdur. Örnegin bir yazismanin ilgili kisiye, merkezi dosyalama sistemine, yaziyi hazirlayana, ‘geregi için’ veya ‘bilgi için’ başka birimlere birer adet dagitilmak üzere çok kopya halinde hazirlanmasi sıkça görülür. Bunlara bir de ‘belki lazim olur’ düsüncesiyle fazladan çikarilan nüshalari eklemek gerekecektir. Fotokopi makinalarinin yayginlasmasiyla beraber daha da çigrindan çıkan bu kopya çilginliginin kontrolü evrak işletmeciliğinin asli görevlerindendir.[8]

Kontrol edilmesi gereken bir başka malzeme ise raporlardir. Her örgütlenmede değişik ayrinti düzeyine sahip birçok rapor hazirlanir. Bu raporlarin ilgili ilgisiz birçok kisiye dagitilmasi ve bunların çoğu zaman okunmadan çöpe atilmasi çok karsilasilan bir durumdur. Hazirlanmasi büyük emek ve zaman isteyen raporlarin, yalnızca ilgili kisilere dagitiminin saglanmasi, başka yollarla daha önceden elde edilmis bilgileri tekrarlayan gereksiz rapor üretiminin engellenmesi ve raporlarin hitap ettigi yönetim kademesine bagli olarak gereksiz ayrintilardan arindirilmasi gerekir. Alt yönetim kademelerinde ayrinti düzeyindeki bilgilere ihtiyaç duyulmakla birlikte, raporun sunuldugu yönetim kademesi yükseldikçe ihtiyaç duyulan bilginin de özetlenmesi ve globallesmesi gerekecektir. Süratli ve doğru kararlar vermek durumundaki yöneticilerin aradiklari bilgiyi en süratli ve bütünlüklü bir şekilde bulmalarini saglayamayan raporlar, islevlerini yerine getiremiyor demektir. Bu düzeni saglamak rapor yönetiminin konusunu olusturur.

Evrak işletmeciliğinin güncel asamadaki evraklarla ilgili son faaliyeti ise form yönetimidir. Her örgütlenmede su veya bu şekilde form kullanilir. Formlarin istenen bilgiyi doğru ve bütünlüklü bir şekilde derleyebilmesi, gereksiz bilgileri derlemesinin engellenmesi, dolduranlarca doğru ve kolay bir şekilde ne istendiginin anlasilmasi ve süratli bir şekilde doldurulabilecek biçimde tasarlanmasi için yaratilmazdan önce kontrol altina alinmasi gerekir. Farkli biçimlerde hazirlanan formlarin ayni bilgileri duplike etmesinin önüne geçilmesi ve yukarıda sayilan diğer hususlarin denetim altina alinabilmesi için çalisanlarin ayaküstü çiziktirdikleri formlari fotokopi makinalarinda çogaltmalarinin ve matbaaya asiri miktarlarda siparis edildikten sonra depolarda kullanilmadan çürüyen formlarin engellenmesi sarttir. Bunun yolu ise merkezi bir otorite tarafından yürütülen form yönetiminden geçer.

Güncel kullanımı sona erdikten sonra bir daha ihtiyaç duyulmayacagi kesin olan ve üzerlerinde herhangi bir yasal saklama süresi bulunmayan evrakların ayiklanmasindadir simdi sira. Kalan evraklar, asli düzenleri bozulmadan listelenir, kutulara konur ve sonraki islemler için ara depoya gönderilir.

2. Ara Depo İşlemleri

Güncelligini kaybetmis ve ara depoya devredilmesi veya imhasi gereken evraklarla ilgili islemlerin sistematik bir şekilde yürütülebilmesi için gereken ilk is, ister güncel, isterse yari güncel ya da güncel olmayan olsun, örgütlenme içinde mevcut bütün evraklar üzerinde kapsamli bir evrak arastirmasi yapilmasidir. Evrak envanteri olarak da anılan bu araştırma, asagida anlatilacak saklama planiyla birlikte, evrak işletmeciliğinin kalbini olusturur. Evrak arastirmasi temel olarak hangi evrakların saklanacagi, hangilerinin ne kadar süre sonra imha edilecegiyle ilgili tüm bilgilerin derleme islemidir. Envanter, her bir dosya serisi için ayri bir anket formu doldurularak gerçeklestirilir ve her formda o seriyle ilgili olarak su bilgiler derlenir : Dosya serisinin adi, bulunduğu yer, yarabildiği büro, nitelemesi (kapsami), kapsadigi tarihler, düzenlenme ve tasnif sekli, hacmi, biçim veya içerik olarak kopyalari ve nerede bulundukları, artis hizi, kullanim sekli ve sikligi, saklama veya devir süreleriyle ilgili tavsiyeler, varsa ilgili araştırma araçlari, üzerindeki erisim veya kullanim sinirlamalari (gizlilik derecesi) ve yasal sinirlamalar.[9] Envanter çalismasi sırasında, dosyalarda mevcut formlarin da birer örnegi toplanır. Envanter, örgütlenme içinde mevcut her türden evrak hakkında her türlü bilgiyi derledigi için, bir anlamda bütün örgütlenmenin bir portresi gibidir.

Evrak arastirmasi tamamlandiginda her bir dosya serisi ile ilgili saklama süresi de belirlenmis olur. Envanter sırasında toplanan bilgiler o dosya serisinin yaraticilar ve/veya kullanicilar açisindan herhangi bir idari, mali ve hukuki değer tasiyip tasimadigini, örgütlenmenin faaliyetleri için ne kadar süre ihtiyaç duyulacagini, baskalari için herhangi bir araştırma degeri tasiyip tasimadigini ve üzerlerinde yasayla belirlenmis bir zorunlu saklama süresi bulunup bulunmadigini ortaya koyar. Bu ve diğer bilgiler isiginda yapılan degerlendirme (appraisal) sonucu, her dosya serisinin ne kadar süre saklanacagi belirlenir.

Bundan sonra is saklama planinin hazirlanmasina gelir. Her dosya serisi için ayri ayri belirlenen saklama süresi ve bu süre sonunda yapılacak işlem bir liste haline getirilerek saklama plani olusturulur. Saklama plani, güncel kullanımı kalmayan evrakların düzenli, sistemli ve zamanında tasfiyesi için temel anahtar niteligindedir.

Saklama sürelerini doldurup tasfiye gününe ulasan evraklar, saklama planina göre ayiklanir. Sürekli saklanması gereken evraklar arsive gönderilir, digerleri imha edilir. Ancak, evrak isletmecilerinin isi, malzeme ara depoya devredildikten sonra imha/arsive devir zamanina kadar beklemek değildir. Ara depoya devredilen malzeme, önce düzenli ve sistemli bir şekilde depolanir. Hangi malzemenin nerede olduğunu ve üzerinde hangi tarihte ne işlem yapilacagini belirlemeyi saglayan fiziki kontrol ile hangi evrakta ne bilgiler bulundugunu ve hangi bilginin hangi evrakta bulundugunu belirlemeyi saglayan entellektüel kontrol araçlari hazirlanir. Bunlar, yönetim enformasyon sisteminin bir parçasi olarak evrak işletmeciliğinin, ihtiyaç duyulan bilgiyi ihtiyaç duyuldugu anda doğru, kesin ve bütünlüklü bir şekilde karar vericilere ulastirmayi saglayan temel araçlaridir. Dogal olarak istenen bilginin verimli bir sekilde getirimlenmesi bu araçlarin ne derece saglikli hazirlandigina baglidir.

Mikroforma çekilmesi rantabl görülen ve orjinalinin imhasinda yasal açidan herhangi bir sakinca görülmeyen malzemenin mikrofilm veya mikrofislere çekilmesi, bunlarin çogaltilmasi ve ilgili kisilere ulastirilmasi, evrak isletmeciliginin bir baska boyutunu olusturur. Mikroform kullanma kararindan önce yapilacak fizibilite çalismasi da evrak isletmecileri tarafindan yürütülmek zorundadir. Maliyetlerle ilgili konulara, asagida evrak isletmeciliginin hesaplanabilir yararlari bahsinde deginilecektir.

Evrak isletmeciliginin en önemli baska bir görevi ise, herhangi bir felaket aninda örgütlenmenin faaliyetini asgari aksamayla devam ettirebilmesi açisindan hayati önem tasiyan evraklarin korunma altina alinmasidir. Hayati evraklar yönetimi adiyla anilan bu faaliyet için evrak isletmecilerinin kullandigi yöntem, bu tür evraklarin kagit, mikrofilm ya da uygun görülen bir baska biçim altindaki kopyalarini, orjinallerinden ayri bir yerde, yangin, su baskini, hirsizlik vb. tehlikelere karsi korunacak bir sekilde saklamak ve koruma altina almaktir.

3. Arsiv Islemleri

Sürekli saklanmasina gerek görülüp arsive devredilen malzeme önce asli düzenine sadik kalinarak düzenlenir, nitelenir ve resmi veya özel arastirmacilar tarafindan kolay bir sekilde kullanilmasini saglamak üzere arastirma araçlari hazirlanir. Resmi, yani yaratici örgütlenme kullanicilar tarafindan yapilacak bilgi istekleri için getirim (retrieval) hizmeti verilir. Aradigi bilgiyi bulmakta zorlanan arastirmacilara danisma hizmeti verilir. Malzemenin bozulmadan uzun süre saklanabilmesi için uygun depolama kosullarinda, gerekli koruma önlemleri alinir. Uygun görülen malzemenin mikrofilme çekilmesi, çogaltilmasi ve dagitilmasi ile, bozulan ve onarim gerektiren malzemenin restorasyonu ise evrak isletmecilerinin arsive devredilen evraklarla ilgili olarak yapacaklari diger isleri olusturur.

EVRAK ISLETMECILIGININ YARARLARI

1. Görünür (tangible) yararlar

Evrak isletmeciliginin görünür yararlarinin temelini, maliyetlerde sagladigi düsüs olusturur.[10] Evrak isletmeciligi, bir büro faaliyeti (staff function) olmasina ve dolayisiyla temel olarak sabit isletme masrasari içinde yer almasina karsin, çogu büro faaliyetinin aksine, maliyetinden daha fazlasini tasarruf ettirme potansiyelini tasimasi nedeniyle üzerine yatirim yapilmis bir sabit isletme masrafi (invested overhead) olarak degerlendirilebilir. Bu özelligi ile evrak isletmeciligi, kendine özgü bir nitelik tasir. Gerek ABD, gerekse Ingiltere Hükümetleri’nden saglanan rakamlar, evrak isletmeciligi sistem gelistirmesi için yapilan yatirimlardan 20’ye1 gibi bir yatirim ranti (return on investment) saglamanin olagandisi olmadigini göstermektedir. Gelismekte olan ülkelerde bu oran daha da yükselebilir.[11]

Evrak isletmeciliginin maliyet tasarrufu sagladigi alanlari, maliyet fektörlerine göre tek tek incelemek gerekirse, hammadde maliyetlerinde belirgin bir düsüs olmadigi görülür. Teknolojinin bütün gelismisligine karsin, hemen bütün örgütlenmelerde evrak isletmeciligiyle ilgili hammadde girdilerinin tamamina yakin bir bölümünün kagit oldugu gözlenir. Bu alanda, yukarida Evrak Kayit Islemleri altinda sayilan faaliyetlerin, hammadde girdilerinde belirli bir azalmaya yol açacagi söylenebilirse de, bu oran fazla degildir. Ayni sekilde imha edilmek üzere ayiklanan malzemenin kagit olarak satisindan elde edilecek gelir de, diger maliyet faktörlerinden saglanacak tasarruf yaninda çok küçük kalir.

Evrak Isletmeciliginin tasarruf saglayacagi baslica maliyet faktörü kira giderleridir. Yukarida, bütün örgütlenmelerde üretilen evragin, % 80’inden fazlasinin yaratilislarinin üzerinden 1 yil geçtikten sonra ara depolara devredilmesi ve % 90’inin üzerlerinden (saklama planinda belirtilen) belirli bir süre geçtikten sonra imha edilmesi gerektigi belirtilmisti. Bu islemler sonucu, hemen her zaman rant bedeli yüksek bölgelerde yerlesik olan isyerlerinde büyük oranlarda yer bosalacak, bu yolla elde edilecek ekstra alan baska fonksiyonlar için kullanilabilecek ve yeni büro alanlarina duyulan ihtiyaç ortadan kaldirilabilecek ya da ertelenebilecektir.

Evrak isletmeciliginin tasarruf saglayacagi ikinci büyük maliyet faktörü emektir. Herhangi bir bilgiyi aramak için basvurulacak emek miktari azaldikça, kayip evrak sayisi düstükçe ve evraklarin sistemli bir sekilde düzenlenmesi arttikça, evrak aramak için harcanan zaman azalacaktir. Ayni sekilde, yukarida Evrak Kalemi Islemleri’nde siralanan yöntemler yoluyla dosyalama için harcanan zamanda da düsüsler görülmesi muhtemeldir. Keza, evraklarin yogun bir sekilde depolandigi ara depolarda çalisan eleman sayisi ve buralarda bilgi arama islemlerinin daha verimli olmasi nedeniyle harcanacak zaman da az oldugundan, arti bir emek tasarrufu sözkonusudur. Dolayisiyla evrak isletmeciliginin personel giderlerinde önemli bir düsüs yaratmasi beklenir.

Yine azalan evrak miktari nedeniyle, ekipman giderlerinde de tasarruf saglanmasi normaldir. Bürolarda evrak saklamak için kullanilan dosya dolabi, çekmeceli dolap, camli dolap vb. gibi büro donanimi oldukça pahali malzemelerdir. Bu malzemenin imha veya ara depoya devir nedeniyle bosalmasi, yeni malzeme alimi ihtiyacini uzun bir süre erteleyecektir. Buna karsilik, imha edilmeyen malzemenin geçici olarak da olsa ara depolarda saklanmasi ve dolayisiyla arti bir ekipman gideri yaratacagi öne sürülebilirse de, ara depolarda raf tertibati için yapilacak yatirim, çok kisa bir süre içinde kendini ödeyecektir. Çünkü ara depolarda depolama alaninin çok daha verimli kullanilmasinin ötesinde, rasama için kullanilan açik raf sisteminin maliyeti, bürolarda kullanilan büro mobilyalarina kiyasla çok düsüktür.

Düzenli ve sistemli bir evrak isletmeciliginin saglayacagi görünür yararlara kaba bir gösterge olmak üzere Ingiliz Hükümeti’nin rakamlari verilebilir. Ingiltere’de devlet kurum ve kuruluslarinda üretilen bütün evraklarin yalnizca %1’i arsive kaldirilmakta, geri kalan kisim, üzerinden belirli bir süre geçtikten sonra imha edilmektedir. Sözkonusu, arsive devredilen evrak miktari ise senede 2 kilometre raf uzunluguna sahiptir!

2. Görünmeyen (intangible) yararlar
3. a) Sigorta

Yanlis dosyalanmis bir evragin maliyetini gösteren çesitli arastirmalar yapilmistir. Bunlar, ne kadar önemli olursa olsun, hikayenin yalnizca bir bölümünü anlatmaktadir. Belirli bir belgeyi aramak, bazen de bulamamak için israf edilen emek maliyeti elbette önemlidir ve asagida daha ayrintili olarak ele alinacaktir. Fakat, kaybolan belge örnegin bir kalite garanti testi evragi veya bir sözlesme hükümlerinin yerine getirildigini gösteren bir nakliye belgesi ise ne olacaktir? Kayip evragin maliyeti ne kadar tutacaktir?[12]

Bilgi, bir örgütlenmenin en degerli mal varligidir. Fakat bu deger, evraklar getirimlenebildigi sürece geçerlidir. Bulunamayan bir evragin örgütlenme için yaratacagi negatif etki, verimsizlikle ifade edilmenin ötesinde, yeri geldiginde nakit olarak da ifade edilebilir. 1983’de daktilo edilmis tek bir sayfanin maliyeti ABD’de 7.60 dolari bulmakta iken, bir dava sözkonusu oldugunda bu maliyet yüzlerce dolardan yüzbinlerce dolara kadar yükselebilmektedir.[13]

Maalesef çogu örgütlenmede bu tür hayati evraklarla, bu evraklarin iyi bir evrak isletmeciligi programi kanaliyla yönetilmesi arasindaki iliski gözardi edilir. Kar-zarar noktasinin (break-even point) daha büyük, hatta tek önceligi tasidigi düsünülür. Evrak isletmeciliginin öneminin anlasilmasi için çogu zaman yangin veya su baskini gibi büyük bir felaket ya da önemli bir dosyanin kaybolmasi gibi trajik bir olayin yasanmasi gerekir ve durumun vehameti ancak bir dava ile yüzyüze gelindiginde kavranir.

Içinde yasadigimiz dünyada bütün örgütlenmelerin her an bir dava ya da tazminat talebi ile karsilasmasi ihtimali gözönüne alinirsa, hazirliklarin önceden yapilmasi en akilci yoldur. Tibbi cihaz sektörü gibi, bu tür davalara daha açik isletmelerde durum daha açik bir sekilde görülebilir. Daha güvenli ve ileri bir evrak isletmeciliginin faydalarini küçük üreticilerin de hesaba katmasi gerekir. Çünkü küçük firmalarin, büyük tazminat taleplerini karsilayabilmesi daha küçük bir ihtimaldir.

Dolayisiyla, isletmenin faaliyet alani ya da hacmi ne olursa olsun, herhangi bir dava ya da tazminat talebiyle karsilasma ihtimali olmasa dahi, evrak isletmeciligi sisteminin gelistirilmesi, örgütlenmenin gelecegini korumak açisindan en etkin sigorta yöntemlerinden birisidir.[14]

1. b) ‘Evrak kovalamacasi’ – Dosya kimde?

Kontrol eksikligi, evraklarin ihtiyaç duyuldugu anda elde edilmemesiyle sonuçlanir. Bu, üç sebepten kaynaklanabilir :

1. Evrak kayiptir,
2. Geçici olarak elde edilemiyordur,
3. Kullanilabilirligi gecikmistir.

Evraklar gerçekten kaybolabilir. Yanlis dosyalanmis veya evrak isteyen bir kullaniciya gönderilmis ve henüz geri gelmemis olabilir. Evrak memurlari, dosyayi isteyen kisiye evragin geri dönmedigini hatirlattiklarinda aldiklari cevap çogu zaman olumsuzdur. Yani ‘Geri gönderildi’ veya ‘O evrak bana hiç gelmedi’ gibi. Bu durumda evrak kayip ilan edilebilir. Oysa kullanici, sözkonusu evragin üçüncü bir kisiye gönderildigini unutmus olabilir. Bu ise, evragin geçici olarak elde edilemeyecegine delalettir. Kontrol eksikliginin üçüncü tipik durumu ise evraga acilen ihtiyaç duyuldugu fakat o anda bulunamadigi durumlardir. Örnegin bir sigorta sirketi bir ödeme istegi dosyasini çesitli birimlere göndermis olabilir. Müsteri talebinin hangi asamada oldugunu sormak için aradiginda dosyanin nerede oldugu bilinmiyorsa, kullanilabilirlik gecikmis demektir. Bu durumda, sigorta sirketinin zarari yalnizca arama ve iç iletisimde harcanan zamanla sinirli degildir; müsteri üzerinde kötü bir izlenim ve gelecekteki satislarda potansiyel bir kayip da sözkonusudur.[15]

1. c) Süratli, dogru ve bütünlüklü getirim

UNESCO tarafindan yaptirilan bir arastirmada çesitli ülkelerin karar vericilerine evraklari hangi islerde kullandiklari soruldugunda su cevaplar alinmistir :

• Olgularin dogrulanmasi
• Rapor ve etüd hazirlanmasi
• Arastirma
• Önceki çalismalarin tespiti
• Istatistik veri toplanmasi
• Politika formülasyonu, planlamasi ve uygulanmasi
• Yasal haklarin korunmasi
• Proje planlamasi ve degerlendirmesi
• Dava ve tazminat talepleri
• Yönetim
• Milli çikarlarin korunmasi
• Birim tarihçelerinin belgelenmesi
• Binalarin restorasyonu[16]

Görüldügü gibi bilginin karar vermedeki kullanimi bunca çesitli olmasina karsin, hepsinin altini çizen ortak nokta, dogru ve bütünlüklü bilgiye süratli bir erisim gerektirmesidir. Bilginin hizli bir sekilde getirimlenmesi her düzeydeki karar verici için önemlidir. Bu kisilerin evrak aramakla kaybedilecek zamana tahammülü yoktur, çünkü verilecek kararin gecikmesi, örgütlenme için hem para hem de itibar kaybi demektir. Dolayisiyla, evrak aramakla harcanan zamandaki personel maliyetleri yalnizca evrak memurlarinin ücretleriyle sinirli degildir. Özellikle yönetim kademesi yükseldikçe, karar verme mekanizmasindakilerin evrak beklemekle kaybolan zamaninin maliyeti giderek yükselir.

Ayni sekilde, verilecek kararla ilgili bilgilerin dogru olarak getirimlenmesi de sarttir. Kötü tasnif edilmis bir dosyalama sistemi nedeniyle, üzerinde karar verilecek konuyla ilgisi olmayan evraklarin getirimlendigi sikça görülür. Böyle bir durumda karar vermek mümkün degildir.

Yine, kötü bir evrak sistemi nedeniyle eldeki vakayla ilgili bütün bilgilerin derlenememesi, verilecek kararin yanlis olmasina yolaçabilir. Eksik bilgiyle yola çikan yönetici meselenin bütününü göremeyecek ve yanlis bir karar vermek durumunda kalabilecektir.

1. d) Araştırma Maliyetleri

Bilginin bir örgütlenme için en değerli mal varlığı olduğuna ve derlenmesinin uzun ve zahmetli bir çaba gerektirdiğine ve örgütlenmelerin ihtiyaç duyduğu bilginin büyükçe bir bölümünü kendi evraklarından karşılayabileceğine yukarıda değinilmişti. Hal böyle iken, UNESCO’nun yukarıda anılan araştırmasının sonuçları, hemen bütün örgütlenmelerde, birimler raşi koordinasyon eksikliği veya sistemli bir evrak işletmeciliği programının yokluğu nedeniyle, ayni bilginin değişik birimlerde ve değişik zamanlarda tekrar tekrar derlendiğini göstermektedir. Aranan bilgi örgütlenme bünyesinde mevcutken, ayni bilgiyi yeniden derlemek için yapılacak araştırma, zaten kit olan kaynakların israf edilmesinden başka bir şey değildir. Bu maliyetlere, yukarıda anılan zaman kaybı maliyetlerini de eklemek gerekecektir.

1. e) Personel Morali

İyi bir evrak işletmeciliği programının çalışanlar üzerindeki olumlu etkisi de gözerdi edilemeyecek faktörlerdendir. İhtiyaç duyduğu bilgiyi zamanında, doğru ve eksiksiz olarak elde edebilen bir çalışanın, isini iyi yapabilmekten alacağı tatmin akiktir. Ara depoya devir veya imha yoluyla bürolardan uzaklaştırılan lüzumsuz evriğin boşalttığı alan, iyi kullanıldığı takdirde bürolardaki sıkışıklığı ve bunun yarattığı gerilimi ortadan kaldıracak, hiç değilse azaltacaktır. Ferah ortamlarda çalışan personelin daha yüksek bir moralle ve daha verimli çeliştiği, örgütsel davranış araştırmalarıyla bir çok kez ortaya konmuştur. Dolayısıyla evrak işletmeciliğinin örgütlenmelerde sağladığı görünmeyen yararlara bu faktörleri de eklemek gerekir.

SONUÇ

Evraklar ve arşivler, karar verme sürecinin temel ve ayrılmaz bir parçasıdır. Evrak ve arşivlerin yaratılma, islenme, depolanma, getir imlenme ve kulla niminin kontrol ve örgütlenme sekli, bunların karar verme sürecinde ne ölçüde faydalı olacağını belirler. Su ana kadarki uygulamalara bakıldığında, evrak ve arşivlerin karar vericiler tarafından yalnızca kısmen kullanılmakta olduğu görülür. Bunun sebepleri hem evrak ve arşivlerin işletilme seklinde, hem de karar vericilerin evrak ve arşivleri karar verme sürecinde kullanabilme yetilerinde yatar. Karar verme mekanizmasındakiler, evrak ve arşivlerinin önemini yalnızca lafta kabul etmenin ötesine geçerek, bunların karar verme sürecinin temel unsuru olduğunu görmek durumundadır. Evrak ve arşiv hizmetleri kendi kendilerini finanse edebilen ya da kar amaçlı hizmetler değildir. Bağlı bulundukları ana örgütlenmenin kendilerine ayırdıkları fonlara bayimledir. Bu fonlar, doğal olarak, evrak ve arşivlerin ne ölçüde gerekli görüldüğüyle doğru orantılıdır. Oysa asil çelişki burada yatmaktadır. Fonların dağıtımıyla su ya da bu şekilde ilgili olan karar vericiler, evrak ve arşiv hizmetlerinin çok değerli olduğunu ve öncelikli bir konumda bulunmaları gerektiğini beyan ederler. Ancak is bütçeden pay ayrılmasına geldiğinde bu önem ve öncelik nedense unutulur. Bilginin daha iyi örgütlenmesi için gereken kaynaklar bulunmalı ve hakkettiği önceliği elde etmelidir. Bu öncelik kendini, hem iyi evrak ve arşiv işletmeciliği tekniklerinin uygulanmasından elde edilecek tazarrularla, hem de örgütlenmenin faaliyet, proje ve programlarına yapacağı katkılarla zaten ödeyecektir.[17]

Karar vericilerin önündeki en büyük sorun ise, karar verme sürecini zenginleştirmek için bilgi kaynaklarının daha iyi kullanılmasına duyulan ihtiyaçtır. Evrak ve arşivlerin hakkıyla kullanılmaması, kısmen bunların var liginin bilinmemesinin ya da gözerdi edilmesinin bir sonucudur. Birçok kararın eksik bilgiyle verildiği akiktir. Karar vericiler elde edilebilecek bilgi kaynaklarının tamamını kullandığı takdirde verilecek kararların daha isabetli olacağı da barizdir. Su halde, karar verici konumda bulunanların, en iyi kararları verebilmeleri için, bilgi kaynaklarını en iyi şekilde kullanabilmelerini sağlayacak bir eğitimden geçmeleri gerekir ve bu eğitim, evriğin yaratılıştan imha ya da arşivlemeye kadar geçen bütün hayatını kapsamalıdır.[18]

[*] Marmara Üniversitesi, Fen-Edebiyat Fakültesi, Arşivcilik Bölümü Öğretim Görevlisi

[1]Ana Christina Ulfsparre, The Management of Business Records, K. G. Saur, München 1988. 9

[2]Peter C. Mazikana, Archives and Records Management for Decision Makers: A RAMP Study, UNESCO, Paris 1990, 5

[3]Ira A. Penn ve dig., Records Management Handbook, Gower pub., Hants 1989, ix

[4]Wilmer O. Maedke ve dig., Information and Records Management, Glencoe pub., California 1985, 5-6

[5]James B. Rhoads, The Role of Archives and Records Management in National Information Systems: A RAMP Study, UNESCO, Paris 1989, 5

[6]Daha fazla bilgi için bkz. Case Filing, General Services Administration, Records Management Handbook Series, Washington 1983

[7]Daha fazla bilgi için bkz. Subject Filing, General Services Administration, Records Management Handbook Series, Washington 1981

[8]Files Operations, General Services Administration, Records Management Handbook Series, Washington 1981, 2-7

[9]Disposition of Federal Records, General Services Administration, Records Management Handbook Series, Washington 1987, 8-16

[10]Evrak isletmeciliginde maliyet yönetimi konusunda daha ayrintili bilgi için bkz. “Cost Management in Records Management,” The Records and Retrieval Report, I/2 (Feb. 1985), 21-36

[11]Ira A. Penn ve dig., a.e., 7

[12]Ken Bozevich, “Document Management: Business Insurance That Pays For Itself,” IMC Journal, International Information Management Congress pub., XXIV/1 (Jan./Feb. 1988), 23

[13]“Automated Record Tracking Systems,” The Records and Retrieval Report, I/1 (Jan. 1985), 1

[14]Ken Bozevich, a.e.a.y.

[15]“Automated Record Tracking Systems,” The Records and Retrieval Report, I/1 (Jan. 1985), 2

[16]Peter C. Mazikana, a.e., 13-14

[17]a.e., 68-69 ve 47-48

[18]a.e.a.y.

Küçük veya Büyük firma olmanız önemli değil… “Bilgi Güçtür”