Bilgi ve Belge Yönetimi

Halkla ilişkiler, arşivcilik literatüründe pek çok yazar tarafından ele alınmış, popüler bir konudur. Ancak, bu yazarların pek çoğu halkla ilişkileri görünmeyen yararları açısından ele alır. Dahası, görünür yararlarına değindiklerinde dahi bunların nasıl ölçüleceğinden bahsetmezler. Kamu sektöründeki arşivciler medya yansımalarının bu yönünü tümüyle gözardı etme eğilimindedir. Oysa özel sektördeki arşivciler bunu, şirket içindeki konumlarını güçlendirmek için bir fırsat olarak görürler.

Bilindigi gibi bilgi, parsömen, kagit, fotografik malzeme manyetik ortam ve benzerleri gibi çesitli evrak ortamlarinda kayitli bulunabilir. Ancak, arsivcilik açisindan bilginin üzerinde kayitli bulundugu ortam degil, dogrudan dogruya bilginin kendisi esastir. Çünkü arsivcilik, enformasyon isletmeciliginin bir koludur ve asli görevi öncelikle idari kademelerin bilgi ihtiyacini karsilamaktir. Bu, modern arsivler için oldugu kadar tarihi arsivler açisindan da geçerlidir.

Sıradan insanların motivasyonları bir kenara bırakılıp arşivlerde ve kütüphanelerde sayısallaştırmanın hangi amaçlarla yapıldığına bakıldığında üç temel faktörün ön plana çıktığını görülmektedir.

Herhangi bir kurumun ve o kuruma ait evrakların yangından korunması, o kurum için gerçekten hayati bir önem taşımaktadır. İstatistikler, ciddi bir yangın geçiren kuruluşların % 30'unun bir yıl içinde faaliyetlerini durdurmak zorunda kalacaklarını göstermektedir (Penn ve diğ. 1989, s. ix). Hizmet kaynağını, çeşitli ortamlarda bulunan bilgi kaynaklarının oluşturduğu bir arşiv ya da kütüphanede mevcut belge, kitap, dergi ve diğer bilgi kaynaklarının herhangi bir yangında yitirilmesi, o arşiv ya da kütüphanenin en temel varlık sebebini ortadan kaldıracak ve faaliyetlerinin tamamının durdurulmasını zorunlu kılacaktır.