Bilgi ve Belge Yönetimi

Arşivde bilgisayar kullanımı, temel olarak, her alanda olduğu gibi, arşivcilikle ilgili islerin kolaylaştırılması ve hızlandırılması için bilgisayarlardan faydalanmayı içeriyor. Bunların bir tanesi, önceki yazıda sözünü ettiğim Bilgisayarlı Evrak Kayıt ve Takip Programları (BEKTAPlar). Bunların işlevi, temel olarak herhangi bir evrakla ilgili künye ve adres bilgilerinin (yani hangi evriğin nerede olduğuyla ilgili bilgilerin) bulunmasını süratlendirmek.

Burada temel hedef, çok sayıda dokümanı olan bir kurulusun evraklarına ait temel bilgileri tek tek bilgisayara yüklemek ve belirli bir konuda bilgi gerektiğinde, bilgisayardaki verileri tarayarak aranan bilginin hangi evrakta olduğunu bulmaktır. Bu, bir anlamda devlet dairelerindeki evrak kayıt defterinin bilgisayara yüklenmiş halidir. (Bu nedenle biz bunları Bilgisayarlı Evrak Kayıt ve Takip Programları (BEKTAP) olarak adlandırıyoruz.)

Bilindiği gibi, arşiv denince çoğu insanın aklına, binaların bodrum katlarındaki bir kısım depolarda üst üste yığılmış ve üzerleri birkaç parmak tozla kaplı kağıt yığınları gelmektedir. Genel izlenim, buraların istisnasız bir şekilde aşırı derecede nemli; fare, akrep, örümcek ve benzeri her türlü haşeratla dolu olduğu ve hemen hiç bir zaman güneş almadığındandır. Ne yazık ki bu izlenimler çoğu zaman doğrudur da. Arşivciliğe verilen öneme paralel olarak, arşivcilerin çalışmak zorunda bırakıldığı ortamlar da hemen her zaman insan sağlığına son derece zararlı koşullar taşımaktadır. Bu tür ortam ve koşullarda çalışmanın insan sağlığında meydana getirebileceği tahribat, bu yazının konusunu oluşturmaktadır.

Türkiye'de gerek kamu setöründe gerekse özel sektörde `arsiv' dendiginde akla, bodrum katlarinda üst üste yigilmis, üzerleri bir kaç parmak tozla kapli evrak yiginlari gelmektedir. Arsiv kavraminin önemi `sözlü olarak' teslim edilmekle birlikte, bu `önemli' malzemenin düzenlenmesi ve isler hale getirilmesi gündeme geldiginde, yöneticilerin genel tavri, mevcut fonlari `daha önemli' islere aktarmaktan yana olmaktadir. Bunun ardinda yatan temel görüs ise, hiç bir zaman açikça ifade edilmese dahi, arsiv hizmetlerinin hademeler eliyle yürütülecek kadar basit oldugudur. Ayni yaklasim, arsivcilikten söz açildiginda herkesin söyleyecek bir sözünün olmasinda da görülebilir. Örnegin tip, ya da mühendislikle ilgili bir sorun gündeme geldiginde konunun uzmanina danisilmasi gerektiginde herkes otomatik olarak fikir birligine varirken, arsivcilikle ilgili bir sorunda, en alt seviyeden en tepe yöneticilere kadar herkes bir anda uzman kesilebilmektedir.

Özel arşivlerin en basit tanımı resmi olmayan arşivlerdir. Bu tanım, temel olarak evrakların/arşivlerin provenansı, yani o evrakları/arşivleri üreten kaynak kişi veya kuruluş ile ilgilidir.[1] Devlet örgütü dışında, herhangi bir kişi ya da kuruluş tarafından üretilen her türlü belge özel evrak tanımı içine girebilir. Bunlar tek tek şahıslar olabileceği gibi, dernekler, vakıflar, sendikalar, baskı grupları, kültürel örgütlenmeler, ticari şirketler, özel okullar veya hastaneler gibi kuruluşlar da olabilir. Özel arşiv kavramının bütün dünyada kabul edilen tanımı budur.

Tüketim araci olarak Internet'in arsivciler için belli basli kullanim alani--tüm sektörlerde oldugu üzere, arsivcilikle ilgili olabilecek demirbas ve sarf malzemesi temini için Internet üzerindeki sirketleri arastirmak vb. genel amaçli kullanimlar disinda--baska yerlerdeki arsivcilerin açtigi siteleri ziyaret etmek, onlarin faaliyetleri hakkinda bilgi almak, onlarin çalismalarindan örnekler çikarmak vb. bir anlamda "rekabet amaçli" diyebilecegimiz web gezintileridir.

Access issues in Turkish archives can be handled under four main headings. The first of these relates to geographical access and the second to political access, the third being intellectual access, and the last issue relates to obstacles to access.

Her alanda oldugu üzere, arsivciler de bu teknolojinin nimetlerinden yararlanma konusunda baskalarindan geri kalmamistir. Arsivcilikle ilgili pek çok farkli konuyla ilgili hatiri sayilir miktarlarda tartisma listesi mevcuttur. Bu listelerdeki tartişmalara dünyanin dört bir tarafindan katilan arsivciler, gerek kendi sahsi mesleki bilgilerini gerekse kendi ülkelerindeki geleneklerden kaynaklanan birikimlerini paylasmak konusunda hemen hiç bir ortamda görülmemis derecede bir yardim severlik duygusu içindedir.

Arsivcilerin egitimi nasil olmalidir? Bu soruya cevap verebilmek herseyden önce "arsiv" dendiginde ne anlasildiginin ve arsivlerden ne tür bir fayda beklendiginin tanimlanmasina baglidir. Nedir arsiv ve arsivlerden ne tür bir fayda umulur? Asagi yukari Birinci Dünya Savasi'na kadar arsiv dendiginde akla gelen sey tarihin bir yan kolu olduguydu. Bu yüzden, bu döneme kadarki arsivcilik egitim programlari da, hangi biçim altinda olursa olsun tarih egitiminin ileri düzeydeki bir bölümü olarak kendilerini gösterirlerdi.

Program: Electronic Library & Information Systems. XLIII/2 (2009): 215-228. Requirements for information professionals in a digital environment: some thoughts Bekir Kemal Ataman Faculty of Engineering, Department of Industrial Engineering, Marmara University, Istanbul, Turkey ABSTRACT Purpose:The purpose of this paper is to point out the increasing need to provide information professionals with a sound grounding in the [...]