Bürolarda ve Depolarda Verimlilik

Ofisinizin dizaynı çalışan verimliliğini %45 etkiler.

Bürolarda ve Depolarda Verimlilik

Öz Yönetim bilimlerinin temel amacı, herhangi bir işin en az kaynak kullanımıyla yerine getirilmesini sağlamaktır. Bunu başarmak için kullandıkları iş basitleştirme teknikleri içinde, alan ve yerleşme etütleri, arşivcilerin ve kütüphanecilerin faydalanabileceği başlıca yöntemler arasında başı çekmektedir. Uygun büro donanımı seçiminden başlayarak, büroların ve depoların düzenlenmesinde dikkate alınması gereken muhtelif faktörleri ele alan bu yazı, söz konusu tekniklerin arşivcilikte ve kütüphanecilikteki kullanım şekillerini ele almakta ve bu konudaki yaygın hatalara dikkat çekmektedir.

Anahtar Kelimeler arşiv, kütüphane, verimlilik, depo tasarımı

Abstract The purpose of management sciences is to maintain that a work is accomplished with the mimimum amount of resources. Among the work simplification methods archivists and librarians use for this purpose, space and layout studies form the main methods they can benefit from. Starting with the selection of appropriate office equipment, this paper looks at factors to be considered in office and store room design together with their use in archives and libraries, and points out to the common mistakes in this field.

Keywords archives, libraries, efficiency, store room design

VERİMLİLİK

Verim, bir kuruluşun veya işletmenin faaliyetleri için yapılan ‘girdi’ (tüm giderlerin toplamı) ile elde edilen ‘çıktı’ (üretilen hizmet veya malın toplam değerleri) arasındaki oran olarak tanımlanabilir. Yönetim bilimlerinin amacı, yapılan işi daha verimli, yani

• en az sürede,
• en az para ile,
• en az insan gücü kullanarak
• en az alanda,
• en az makine, araç-gereç kullanarak,
• en az hammadde kullanarak,
• en az mesafe kat ederek,
• en basit usullerle,
• en kaliteli olarak,

yapılmasını sağlamaya çalışmak şeklinde tanımlanmaktadır (Ar, [1980], s. 67). Bunu sağlamak için iş basitleştirme tekniklerinden faydalanılır. Bu tekniklerin sağlıklı bir şekilde uygulanabilmesi ise iyi bir sistem analizi çalışması yapılmasına bağlıdır. Sistem analizi, başlı başına ayrı bir araştırma konusu olduğu için burada ele alınmayacak, yalnızca iş basitleştirme tekniklerinin bir kaç unsuruna değinilecektir.İş basitleştirme teknikleri temel olarak şunları kapsar: (Ar, [1980], ss. 63-136).

• İş dağıtımı etüdü: İnsan kaynakları uzmanları tarafından gerçekleştirilir ve özellikle iş tanımlarının yazılmasında sıkça kullanılır.
• İş ölçme: Ağırlıklı olarak yöneylem araştırmacıları tarafından gerçekleştirilir. Örneğin herhangi bir işin otomasyona geçirilmesiyle elde edilebilecek kazançların hesaplanması gibi amaçlarla kullanılır.
• Hareket ekonomisi: İnsan vücudunun hareketlerini en aza indirerek, enerji sarfını ve yorulmayı en düşük düzeyde tutmayı amaçlar. Ergonomi biliminden büyük oranda faydalanır.
• İş akışı etüdü: Ters giden işler, tekrarlar, duraklama ve gecikmeler, işe sarf edilen fazla zaman, iş için kat edilen fazla mesafe vb.leri önlemek için standartlar oluşturmayı amaçlar.
• Form analizi ve geliştirme: Matbu formlar yoluyla toplanacak bilgilerin en sağlıklı ve en ekonomik şekilde toplanmasını hedefler.
• Alan ve yerleşme etütleri: Çalışma alanlarının yeniden düzenlenmesi suretiyle, yerden, araç ve gereçten ekonomi sağlamak, hizmetin daha süratli, daha kısa mesafede, daha etkili, verimli ve rahat olarak yapılmasını sağlamayı amaçlar.

Başka uzmanlık alanlarının konusunu oluşturduğu için, burada iş dağıtımı etüdü, iş ölçme ve hareket ekonomisinin ayrıntılarına girilmeyecektir. Diğerleri büro ve bilgi-belge yönetiminde faydalanabilecek teknikler içinde yer almakla birlikte, bu yazıda iş akışı etüdü ile form analizi ve geliştirme ile ilgili konulara girilmeyecek, yalnızca alan ve yerleşme etüdleri ile ilgili bir kısım konulara değinilecektir.

ALAN ve YERLEŞME ETÜDLERİ

Bir alan ve yerleşme etüdü yaparken sorulması gereken temel sorular şunlardır:

• Yapılacak işlerin niteliği nedir?
• Bina tek katlı mı çok katlı mı olmalı?
• Birimlerin halkla yüz yüze gelme oranı nedir?
• Birimler arasındaki iş akımı nasıldır?
• Büroların, odaların, toplantı ve yemek salonlarının boyutları nelerdir? Bunların hangi katlarda olmaları daha uygundur?
• Hangi oda ve salonların (ışık, ısı ve gürültü bakımından) hangi kat ve yönlerde olması uygundur.

Bu sorulara verilen cevaplara göre yapılacak düzenlemelerde şu temel ilkeler göz önüne alınır (Ar, [1980], ss. 114-115).

1. Birbirleriyle ilgili iş görenler yan yana masa ya da odalarda oturmalıdır. (Müdürle yardımcısı, başkanla sekreteri gibi)
2. Halkla yüz yüze olanlar giriş katında veya kapıya yakın bulunmalıdırlar (genel evrak servisi gibi)
3. Yerleşme görüş ve denetimi kolaylaştırmalıdır.
4. Açık bürolardaki amirler personelini görecek yerlerde (özellikle köşelerde) ve camlı odalarda oturmalıdır.
5. Herkesin kullandığı gereçler kendisine yakın yerde bulunmalı, bunlara elini uzatarak ya da 1-2 adım atarak ulaşabilmelidir.
6. Bürolardaki mefruşat ve gereçler, görülen işe uygun, standart ve rahat olmalıdır. Lüks ve fazla gösterişli mefruşattan kaçınmalıdır.
7. İlerdeki gelişmeler göz önüne alınarak bazı boşluklar bırakılmalıdır.
8. Yararlanılmayan alan oranı en aza düşürülmelidir.
9. Herkesin rahatça gelip geçebilmesi için yeter genişlikte geçitler bırakılmalıdır.
10. Yangına, kazalara ve kaymalara karşı iş güvenliği sağlanmalıdır.
11. Kullanılmayan eşyalar büro ve iş yerlerinde tutulmalıdır. Bürolar depo değildir. Fazla eşya toplanarak ayrı bir depoda saklanmalıdır.
12. Elektrik ve telefon prizleri inşaat sırasında ya da binaya taşınmazdan önce salon ve odalarda 3-4 metrede bir olacak sıklıkta konmalıdır. Yerleşmeden sonra çekilecek elektrik ve telefon kablolarının hem tehlike yaratacağı, hem de göze çirkin görüneceği gözden uzak tutulmamalıdır.

Şekil 1 – Yerleşmede iş akımı

Yukarıda sıralanan temel ilkelerin dışında, yapılacak düzenlemeyi etkileyecek fiziksel koşullar üzerinde de düşünmek gerekecektir. Bunlar:

• Aydınlatma,
• Isıtma ve soğutma,
• Havalandırma,
• Ses ve gürültü,
• Rutubet,
• Renk kullanımı,
• Yerleşme biçimleri,
• Estetik,
• Temizlik,
• Müzik (Ar, [1980], ss. 109-119).¥ Güvenlikşeklinde listelenebilir. Bunlara aşağıda ayrıntılı olarak değinilecektir.

UYGUN BÜRO DONANIMI SEÇİMİ

Evrak depolamak için yaygın olarak kullanılan büro donanımı temel olarak beş çeşittir: Çekmeceli dolap, kapaklı dolap, camlı dolap ve açık raf ve kompakt raf. Bunların her birinin kullanıldığı yerlere göre avantajlı ve sakıncalı olduğu durumlar ile kapladıkları yüzey alanı farklı farklıdır.

Çekmeceli dolaplar, özellikle dosya gömleklerinin askılı bir yerleşim ile kullanılacağı durumlarda tercih edilir. Bu tür bir yerleşimde dosyaların açık tarafı yukarıda kalır. Bu durumda dosyayı yerinden çıkarmadan içeriğine bakmak mümkün olabileceği için aranan dosyanın bulunması daha süratli olur. Ayrıca, dosya gömleklerinin kenarına takılabilen etiket mekanizmaları sayesinde aranan dosyayı bulmak daha da süratlenebilmektedir. Çekmeceler kapatılıp kilitlenebildiği için hem güvenlik sağlamakta hem de evrakları toz ve benzeri dış etkenlere karşı korumaktadır.

Ancak çekmeceli dolaplar aşırı derecede yüksek bir kullanım alanı gerektirir. Türkiye’de kullanılan çekmeceli dolapların standart derinliği 68 santimetredir. Çekmece açıldığında kullanılan alan, çekmecenin derinliği kadar (59 santimetre) artacaktır. Çekmecenin önünde duran insan da belirli bir alan işgal edecektir. (standart olarak 45 santimetre kabul edilir). Bu durumda çekmeceli dolabın taban alanı 0.32 metrekare olmasına karşın, rahat ve verimli bir şekilde kullanılabilmesi için 0.81 metkerakereye ihtiyaç olacaktır. Türkiye’de yaygın olarak kullanılan çekmeceli dolapların dört çekmece barındırdığı düşünüldüğünde, bu tür dolapların toplam doğrusal depolama kapasitesi (evraklar yanyana konduğunda işgal edeceği uzunluk) yaklaşık 2.4 metre olacaktır. Çekmeceli dolapların özellikle alt çekmecelerinde çalışırken sürekli olarak eğilmek gerektiğinden, kullanım açısından da pek pratik ve ergonomik oldukları söylenemez.

Şekil 2 – Çekmeceli dolapTürkiye’de özellikle kamu kurumlarında tercih edilen evrak depolama ekipmanı kapaklı dolaplardır. Bunlar, 4 tam sıra klasör (5. sıra yan dizilmek zorunda) veya 5 sıra dosya gömleği alabilmektedir. Raflarının yüksekliği ayarlanabildiği için, içine konan malzemeye göre ihtiyaca cevap verecek şekle getirilebilmektedir. Kapağı kapatılıp kilitlenebildiği için hem güvenlik sağlamakta hem de evrakları toz ve benzeri dış etkenlere karşı korumaktadır.

Bu tür depolama araçları, çekmeceli dolaplara kıyasla çok daha verimli bir alan kullanımı sağlamasına karşın, her seferinde kapakların açılmasını gerektirdiği için pek pratik değildir. Ayrıca kullanım alanını hesaplarken önce raf derinliğini, sonra kapaklar açıldığında kapak boyu kadar bir alanı, üzerine de çalışacak insanlar için 45 santimetre ilave payı eklemek gerekmektedir. Bu durumda, taban alanı 0.39 metrekare olmasına karşın, bir kapaklı dolabın rahat ve verimli bir şekilde kullanılabilmesi için gereken kullanım alanı 1.22 metrekareye çıkmaktadır. Doğrusal depolama kapasitesi 4.5 metredir.

Şekil 3 – Kapaklı dolap Ülkemizde gerek kamu gerekse özel sektörde yaygın olarak kullanılan depolama ekipmanlarının biri de camlı dolaplardır. Bunlar temelde üç raflı olur. Alt rafının metal, üst iki rafının ise camlı kapakları vardır. Bu kapaklar, yana doğru hareket eden sürgülü tiptedir. Dolayısıyla açıldığı zaman ilave yer kaplamaz. Buna karşın bir seferde yalnızca bir tarafı (sağ ya da sol) açılabilir. 0.45 metrekare taban alanı ve 1.28 metrekare kullanım alanı ile, diğer iki evrak depolama ekipmanından daha ekonomiktirler. Üst kapakları camlı olduğu için, içinde ne olduğunu görebilmek için kapaklarının açılmasına ihtiyaç yoktur. Bu açıdan oldukça pratiktirler. Kapaklı oldukları için toz ve benzeri dış etkenlere karşı koruma da sağlarlar. Gerektiğinde camın üzerine takılarak kullanılabilen mekanizmalar sayesinde kilitlenerek belirli bir güvenlik sağlamaları da mümkündür. Bütün bu nedenlerden dolayı pek çok büroda yaygın bir şekilde kullanılırlar.

Ancak, içinde ne olduğunun görülebilmesi belirli bir güvenlik riski oluşturur. Alt rafını kullanabilmek oldukça zordur. Toplamdaki raf sayısı üçü geçemediği için de açık raf sistemlerine kıyasla oldukça fazla yer kaplarlar. Doğrusal depolama kapasitesi 3.2 metredir.

Şekil 4 – Camlı dolapTablo 1 – Depolama ekipmanı kıyaslama tablosu

			Boyutlar
Dolap Türü	Raf/Çekm. sayısı	En	Derinlik	Yükseklik	DDK* (m)	Taban alanı (m2)	Kullanım alanı (m2)
Çekmeceli dolap	4	47	68	132	2.4	0.31	0.81
	5				3.6
Kapaklı dolap	5	92	42	198	4.5	0.39	1.22
	6				5.4
Camlı dolap	3	109	42	140	3.2	0.45	1.28
	4				3.7
Açık raf	5	93	30 – 40	210	4.6	0.27 – 0.37	0.97 – 1.16
	6				5.6
Kompakt raf	4	100	30-40	210	4.0	0.3 – 0.4	0.3 -0.4**
	5				5.0
	6				6.0

* DDK = Doğrusal Depolama Kapasitesi
** –> Bkz. Aşağıda kompakt raf sistemleri ile ilgili bölüm

Açık raf sistemleri ise kullanılan malzemenin cinsine göre çoğunlukla 30 veya 40 santimetre raf derinliğine sahiptir. Kullanım alanı hesaplanırken, raftaki malzeme dışarı çekildiğinde işgal edeceği alan (raf derinliğinin kendisi kadar olduğu varsayılır) ve arkasında duracak insan için 45 santimetre ilave edilerek hesaplanır. Dolayısıyla, 30 santimetre raf derinliğine sahip bir açık rafın kullanım alanı, 30 + 30 + 45 = 105 x raf uzunluğu formülü ile hesaplanır. 40 santimetrelik raf derinliğine sahip raflarda bu hesap, 40 + 40 + 45 = 125 x raf uzunluğu şekline dönüşür. [Camlı dolapların kullanım alanı da aynı yaklaşımla hesaplanır.]

Raf yükseklikleri, depolanan malzemeye göre ayarlanabilir. Dosya gömleği için 35 santimetre, klasörler için 40 santimetrelik brüt raf yüksekliği uygundur. (Rafların çoğunlukla 2.5 santimetrelik kendi kalınlıkları bu rakamlara dâhildir.) Bu durumda, her bir raf bloğunda ortalama 5 veya 6 raf bulunur. Her raf bloğunun en altında 10 santimetrelik boşluk bırakılır. Bu pay yerde uçuşan tozlara karşı ya da olası bir su basması halinde malzemeyi belirli oranda koruyabilmek içindir. Raf bloğunun toplam yüksekliğinin 210 ila 250 santimetreyi geçmemesi istenir. Çünkü temel prensip ortalama boylarda bir insanın en üstteki rafa ulaşabilmek için herhangi bir merdivene ihtiyaç duymadan çalışabilmesidir. Burada daha kısa boylu insanların en üstteki rafa ulaşabilmek için en fazla tek basamaklık bir gereç kullanması gerektiği varsayılır.

Evrak raflarında depolanan malzeme, çoğunlukla kâğıttan imal edildiği için ağırdır. Dolayısıyla rafların 100 kilogramlık bir yüke dayanacak sağlamlıkta bir malzemeden üretilmesi istenir. Raflar, ortadan bel vermemesi için 1 metreden uzun olmamalıdır. Yüksekliklerinin ortalama 2.5 santimetre aralıklarla ayarlanabilir olması istenir.

Türkiye’de açık raf sistemleri için çoğunlukla delikli profil ve saç raflar ile imal edilen ekipman kullanılır. Ancak bunların görünümü pek estetik olmadığı için bürolar yerine evrak depolarında kullanımı tercih edilmektedir. Bürolarda kullanılan açık raflarda ise, çoğunlukla estetik kaygılar nedeniyle ahşap malzeme kullanımı daha yaygındır. Ancak, bu tür rafların arşiv ve kütüphane depolarında kullanılması pek tercih edilmez. Çünkü hem pahalıdır, hem ilave bir yangın riski oluşturur, hem de haşerata karşı özel koruyucu boyalarla boyanmaları gerektirir ki bu da ilave bir maliyettir. Ancak, metal rafların da paslanmaya karşı koruyacak bir boya ile boyanması gerektiği unutulmamalıdır (Kathpalia, 1990, ss. 176-178).

Kompakt raflar, özellikle yer darlığı çekilen mekanlarda yerden tasarruf etmek için tercih edilen bir depolama şeklidir. Bu sistemlerde tek bir koridor çok sayıda raf dizisi tarafından paylaşılır. Bunu sağlayabilmek için raf dizileri bir ray sistemi üzerinde kaydırılarak hareket ettirilir. Ancak, tam kapasite dolu bir raf dizisini hareket ettirmek, toplam ağırlığın fazlalığı nedeniyle pek de kolay değildir. Bu nedenle, söz konusu hareket kimi zaman raf dizisinin sonuna eklenen kulplardan ittirerek veya çekerek sağlanırken, kimi zaman bu iş için özel bir zincir ve dişli sistemi kullanılır. Raf dizisinin sonuna eklenen tekerlek veya direksiyon benzeri mekanizma çevrildiğinde, buna bağlı olan zincir-dişli sistemi sayesinde bu hareket raf dizisinin altında yer alan tekerleklere iletilir.

Kompakt raflar, depolama alanını verimli kullanarak belirli bir maliyet avantajı sağlamasına karşın pek çok dezavantajı da beraberinde getirir. Bunların başında pahalı olması gelir. İkinci büyük dezavantajı ağır olmasıdır. Açık raf sistemlerinde, metrekareye düşen ortalama ağırlık 1192 kilogram (Benoit ve Neirinck, 1990, ss. 19-21) iken, kompakt raf sistemlerinde bu miktar 3.5 – 4 tona kadar çıkar. Dahası bu yük, hareketli bir yük olduğu için binanın statik dengesi üzerinde çok daha büyük zorlamalara sebep olur. Bu nedenle betonarme dahi olsa, binaların zemine oturan katları dışında kullanılması tavsiye edilmez. Kaldı ki deprem ile beraber oluşabilecek riskleri azaltmak için su depolarının dahi sabitlenmesi önerilirken, kompakt raf düzeneklerinin yaratacağı riskler üzerinde ayrıca düşünmekte fayda vardır.

Kompakt rafların diğer sakıncaları arasında doğal hava dolaşımını engellemesi ve açık olan bölmede çalışan birisi varken, o kişiyi fark etmeyen bir başka kullanıcının rafları hareket ettirerek yaratabileceği tehlikeleri de saymak gerekir. Bunların dışında, malzemenin raflardan dışarı taşamayacağını, mekanik bir düzeneğe sahip olduğu için arıza yapma ihtimalini ve en önemlisi, bu sistemi kullanarak aranan belgelere ulaşmanın daha uzun süre alacağını unutmamak gerekir (Duchein, 1966, ss. 35-39).

Bu nedenle, mekanın getirdiği kısıtlamalar nedeniyle kullanılması kaçınılmaz olan durumlarda, kompakt rafların mümkün olduğunca az kullanılan evrakların depolanması için kullanılması tercih edilmelidir.

Şekil 5 – Kompakt raf

BÜROLARIN ve DEPOLARIN DÜZENLENMESİ

Aydınlatma

Işık, kitap, doküman ve evrakların imal edildiği malzemeleri bozar ve renklerini değiştirir. Işık ne kadar kuvvetli olursa, vereceği zarar da o kadar fazla olur (Clements ve Thomas, 1993, s. 7). Özellikle ultraviyole ışınları ciddi tahribat yapar ve evrakların okunamaz hale gelmesine sebep olabilir. Ancak, ışığın vereceği zarar uzun vadede ortaya çıkar. Yani malzemenin kısa sürelerle ışığa maruz kalmasının büyük önemi yoktur. Dolayısıyla evrakın bürolarda kullanılması sırasında maruz kalacağı ışık seviye ve miktarı büyük hasarlara yol açmaz. Ama örneğin bir sergi sırasında sürekli olarak ışığa maruz kalan malzeme üzerinde ciddi bir tahribat meydana gelebilir. Aynı şekilde, sürekli olarak güneş gören bir rafta dizili kitapların sırtlarıdaki yazıların zamanla solmaya başladığına ya da açıkta bırakılan bir faks kağıdının üzerindeki yazıların bir kaç gün içinde silinmeye başladığına pek çoğumuz şahit olmuşuzdur.

Bu nedenle raflar kurulurken pencerelere dik gelecek şekilde kurulmalı, pencereler ultraviyole ışınlarını süzecek film tabakalarıyla kaplanmalı, depolarda yüksek miktarlarda ultraviyole yayan floresan ampul kullanımından kaçınılmalıdır. Arşiv depoları için 150 lüks seviyesinde bir ışık miktarı yeterli olacaktır (Benoit ve Neirinck, 1990, ss. 26-28). Ancak, karanlık ortamlar çalışanların ruh sağlığını bozacağı için aşırı karartmalardan kaçınmalı, bunun yerine malzemenin kutular içinde saklanması düşünülmelidir. Yine bununla ilgili olarak, lambalar yerleştirilirken raflara paralel yerleştirilmesine dikkat edilmeli, pek çok depoda karşımıza çıktığı üzere, rafların tepesini değil koridorları aydınlatmasına özen gösterilmelidir. Bürolarda ise aydınlatmanın mümkün olduğunca doğal ışıklandırma yoluyla yapılmasına özen gösterilmelidir.

Isıtma ve Soğutma

Bilindiği üzere, sıcaklığın yükselmesi ile beraber pek çok kimyasal faaliyet de artar. Bu durum, evrakların imal edildiği malzemenin durduğu yerde bozulmasına, bir anlamda kendi kendine tahrip olmasına sebep olur. Sıcaklık değişimi sonucunda ortaya çıkan tahribat, kağıt malzeme için onlarca yıla yayılan bir sürede gerçekleşirken, sinema filmi veya manyetik ses bantlarında bir kaç yıla hatta bazen bir kaç aya, sayısal bilgilerin kaydedildiği CD gibi bir kısım ortamlarda ise bazen bir kaç saate kadar inebilmektedir.

Sıcaklık yükselmesinin beraberinde getirdiği bir başka tehlike ise biyolojik faaliyetin artmasıdır. Sıcaklık yükselmesiyle beraber, özellikle rutubetin yüksek olduğu ortamlarda mantar ve küf oluşumları hızlanmaya başlar. Bunun sonucunda kağıt malzeme hızla kullanılmaz hale gelir.

Aşırı soğuk ortamlar ise örneğin manyetik bantlarda kristalizasyona yol açarak benzer bir etki yapmakta, ayrıca çalışanlar için de iş sağlığı sorunları yaratmaktadır. Bu nedenle pek çok ülkede iş yerlerindeki asgari çalışma sıcaklığının 16°C’nin altına inmesi yasalarla sınırlanmıştır.

Sıcaklık değişimlerinin yol açtığı bir başka faktör ise malzemenin ebatlarında oluşabilecek değişiklikleridir. Bu tür değişimler milimetrik boyutlarda olduğu için çoğu durumda göz ardı edilir. Ancak, sıcaklık değişimine uğrayan malzeme örneğin bir harita ise, ölçekler bozulacağı için harita üzerinden yapılacak ölçümler hatalı çıkacaktır. Aynı şekilde manyetik bantlar üzerine kaydedilmiş verilerin okunmasında hatalarla karşılaşılacaktır.

Ancak, şu da bir gerçektir ki sürekli olarak yükselip düşen, yani dalgalanan sıcaklıklar, aşırı yüksek veya aşırı düşük sıcaklıklardan daha zararlıdır. Bu tür ortamlarda malzemenin bozulması çok daha süratli olur (Dearstyne, 2001, s. 150).

İdeal koruma sıcaklığı, pek çok malzeme için 5 ila 10 derece civarında seyreder. Ama hiç bir durumda 20 derecenin üzerine çıkmaz. Malzemeler için daha serin ortamlar genelde daha iyi koruma sağlamasına karşın, yukarıda sözü edildiği üzere yasal asgari çalışma standartları nedeniyle bu sıcaklıklara çoğu kez inilemez. Bu nedenle Türkiye’de arşiv deposu sıcaklığı için standart olarak 18-20 derece arası benimsenmiştir (Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik, Md. 4/c). Bu sıcaklıklar, hiç şüphesiz bürolarda veya depolarda çalışanlar için de ideal çalışma ortamının yaratılmasına katkı sağlayacaktır.

Deponun bulunduğu bölgenin iklimi, sıcaklığı etkileyecek faktörlerin başında gelir. Bu nedenle, depolarda sıcaklığı kontrol altında tutmak için başvurulabilecek yöntemlerden ilki depoların bulunduğu bölgenin seçimidir. Depoların daha ılıman ve sıcaklığı hem gece ve gündüz arasında hem yıl içinde daha az dalgalanan bir bölgede kurulması doğal olarak daha iyi bir koruma sağlayacaktır. Açıktır ki bu yönteme başvurmak her zaman pek kolay olmayacaktır. Ancak, örneğin arşivin bağlı bulunduğu ana kuruluşun yurt içinde farklı bölgelerde faaliyet gösteren birimleri var ise bu faktörü göz önüne almak daha kolay olacaktır.

İkinci faktör binanın yerleşim şeklidir. Deponun güneye bakan cephesi geniş ise (Kuzey yarıkürede) sıcaklık daha yüksek olacaktır. İyi bir yalıtım yapılması, doğal havalandırma sağlanması ve gerekiyorsa iklimlendirme sistemleri kurulması, depolarda sıcaklık kontrolü için alınabilecek diğer önlemler arasında sağlanabilir (Duchein, 1966, s. 13).

Rutubet

Belirli bir anda havanın içinde bulunan su buharı miktarının, metreküpte gram (g/m ³) cinsinden ölçümü mutlak nem olarak adlandırılır. Bu rakam, havanın o sıcaklıkta taşıyabileceği azami su buharı miktarı ile bölünüp 100 ile çarpıldığı takdirde bağıl nem veya nispi nem elde edilir. Örneğin havanın 20 derece sıcaklıkta taşıyabileceği azami su buharı miktarı 17 g/m ³‘tür. Diyelim ki şu anda bir higrometre ile ölçüm yaptık ve havada 8.5 g/m ³ su buharı olduğunu gördük. Bu durumda ölçtüğümüz rakamın nispi nem olarak ifadesi 8.5 / 17 x 100 = %50 olacaktır.

Rutubetin %65’in üzerine çıkması, gerek mantar ve küf oluşumlarını arttırması, gerekse haşeratın yaşaması için daha uygun bir ortam sağlaması nedeniyle özellikle kağıt malzeme saklanan depolarda pek tercih edilen bir durum değildir. Yüksek rutubet, özellikle fotoğraflardaki renkli boyaların ve demir bileşikli mürekkeplerin bozulmasına da sebep olmaktadır (Barrow, 1992, s. 98).

%40’ın altındaki nem oranları ise özellikle deri ve parşömenden imal edilen malzemenin kırılganlaşmasına yol açmaktadır.

Ancak, sıcaklık faktöründe olduğu gibi, en tehlikelisi havadaki rutubetin sürekli olarak dalgalanmasıdır. Böylesi ortamlarda malzemenin boyutları değişmekte, yapısı zayıflamakta ve bantlar kıvrılmaya başlamaktadır.

Aşırı rutubetli ya da aşırı kuru havanın, çalışanlar üzerindeki etkisinin de olumlu olduğu söylenemez.

İdeal nispi nem oranı %55-65 arasındadır. Nemin kontrol altında tutulması için düzenli olarak ölçümler yapılması, başvurulması gereken ilk yöntemdir. Aşırı kuru ortamlarda, bir kap içinde bir miktar su kaynatılarak ortamdaki su buharı miktarının arttırılması başvurulabilecek en basit çözümdür. Havaya bir miktar su püskürtülmesi de benzer bir etki yapacaktır. Ancak, nem oranının düşürülmesi için muhtemelen nem alma veya iklimlendirme cihazlarına ihtiyaç duyulacaktır. Acil durumlarda, ortamdaki sıcaklığın bir-iki derece arttırılması da başvurulabilecek bir yöntem olarak düşünülebilir.

Havalandırma

Yukarıda gerek ısıtma ve soğutma bahsinde gerekse rutubet bahsinde ele alındığı üzere, evrakların uzun seneler boyunca sağlıklı bir şekilde yaşayabilmesi için dikkat edilmesi gereken faktörlerden birisi, depolarda doğal havalandırma sağlanmasıdır. Depolara doğal havalandırma yoluyla sağlanacak taze hava, sıcaklık ve rutubet kontrolüne katkı sağlamanın yanı sıra, ortamdaki havanın içinde küf ve mantar oluşumuna yol açmak üzere üremeye başlayabilecek bakterilerin depolardan uzaklaştırılmasına da katkıda bulunacaktır.

Hiç şüphesiz ortama sağlanacak taze hava dolaşımı, depolardaki evraklar kadar, bu depolarda ya da bürolarda çalışan insanların sağlıkları üzerinde de olumlu bir etki yaratacaktır.

Ancak, büronun ya da deponun inşa edildiği çevre, hava kirliliği gibi zararlı bir kısım etkenlerin tesiri altında bulunduğu, örneğin trafiğin yoğun olduğu şehir merkezlerinde veya zehirli gazlarının ortama salındığı sanayi merkezlerine yakın olduğu takdirde, doğal havalandırmanın yarardan çok zarar vereceği açıktır. Böylesi bir durumda, pek tabii temiz hava için doğal havalandırma yoluna başvurulamayacaktır. Ancak, çevredeki havanın kirli olması, bürolarda ya da depolarda temiz havaya duyulan ihtiyacı azaltmayacağına göre, yapılması gereken, dışarıdan alınan havanın, içeridekiyle değiştirilmezden önce filtre edilerek temizlenmesi ve ancak ondan sonra içeride dolaşıma sokulmasıdır (Duchein, 1966, ss. 43-46).

Ses ve Gürültü – Müzik

Arşiv ve kütüphane malzemesinin ortamdaki ses ve gürültüden rahatsız olmayacakları aşikar. Ancak, aynı şeyi bürolarda ve depolarda çalışan personel veya buralarda araştırma yapmaya gelenler için söylemek mümkün değildir. Özellikle şehir merkezi veya sanayi bölgelerine yakın yerlerde kurulmuş büroların ve depoların çevredeki ses ve gürültü düzeyinden etkileneceği öngörülerek, depolar inşa edilirken ses izolasyonu yapılması, çalışanların ve buralarda araştırma yapanların huzurlu bir çalışma ve araştırma ortamına kavuşmaları için zorunludur.

Buna karşın, bütün bir gün boyunca çoğunlukla başka insan yüzü görmeden tek başlarına depolarda çalışan personel açısından, ortamın aşırı sessiz olması da bir süre sonra yalnızlık duygusunun artmasına ve çalışanlarda psikolojik yıkımlara sebep olabilecektir. Bu nedenle, çalışma saatleri içinde depolara insanı yormayan ve karamsarlığa sevk etmeyen türden müzik yayını yapılması önerilmektedir.

Ancak, çoğunlukla zihinsel faaliyetlerde bulunulan bürolarda veya araştırmacıların çalıştıkları mekanlarda müzik yayını yapılması pek tavsiye edilmez. Çünkü her şeyin başında, herkesin hoşlanacağı bir müzik türü üzerinde anlaşma sağlanabilmesi pek kolay değildir. Bu nedenle, bu tür mekanlarda, yumuşak ve hafif tonlarda olmadığı takdirde, müzik yayını yapılması pek çok kişi için dikkat dağıtıcı ve konsantrasyonu bozucu olarak algılanmaktadır.

Büro ve depolarda kullanılan renklerin de çalışanların moral ve çalışma verimi üzerine etkileri vardır. Koyu renkler insanları karamsarlığa itmekte, açık renkler ise sıcak, iç açan, ferahlatan ve rahatlatan yumuşak bir etki yapmaktadır. Ayrıca, açık renk kullanımı büro ve depoların temiz tutulması için de bir teşvik unsuru olmaktadır.

Yukarıda anlatıldığı üzere, bütün bir gün boyunca çoğunlukla başka insan yüzü görmeden tek başlarına depolarda çalışan personel için, depolarda daha canlı renklerin kullanımı da düşünülebilir (Ataman ve Karabulut, 1995, ss. 103-104). Örneğin bir raf dizisi kırmızı, bir sonraki mavi, bir sonraki yeşil, sarı, vb. boyandığında, hem depolardaki tek düzelik kırılacak, hem de deponun farklı bölümleri arasında bir cins renkli kodlama yapılmış olacaktır. Böylece aranan malzemeye daha süratli ulaşılması da sağlanabilecektir.

Aynı şekilde gerek büroların gerekse depoların estetik açısından geliştirilmesi, örneğin pencerelere perde takılması, etrafa çiçekler yerleştirilmesi, duvarların uygun ve iç açıcı resimlerle dekore edilmesi gibi bir kısım ayrıntılar, çalışanların daha yüksek moralle ve daha verimli çalışmasına katkıda bulunacaktır.Ancak, depolarda çiçek ya da bitki gibi organik nesnelerin bulunması, haşerat oluşumuna yol açacağından, bunların evraklarla bir arada bulundurulması pek tavsiye edilmez. Bunun yerine, şimdilerde artık kolayca bulunabilen aslına çok yakın yapma çiçek ve bitkiler kullanılması önerilmektedir.

Temizlik

Büro ve depolarda, yukarıda sıralanan konuların belki de hepsinden daha önemli bir konu temizliktir. Gerek mekanların yer ve duvarlarının, gerekse, masa, sandalye, dolap, raf ve hatta kutu ve evrakların çok temiz ve bakımlı olmasına ve özellikle tozdan korunmasına özen gösterilmelidir. Gerek çalışanların gerekse evrakların sağlığı ve uzun süre dayanabilmesi her şeyden önce buna bağlıdır (Duchein, 1966, s. 62).

Bu amaçla günlük rutin temizliğe ilave olarak, varsa duvarlarda oluşan çatlaklar sıvanmalı, dökülen boya ve sıvalar süratli bir şekilde onarılmalıdır. Cila ve benzeri parlatma kimyasalları çoğunlukla evraklar için zararlı olduğundan, depolarda kullanılmaları uygun değildir. Ancak, bürolarda dökülen ya da matlaşan cilalar süratli bir şekilde yenilenmeli, parkeler ve marleyler parlatılmalı, fakat bunlar yapılırken kayma tehlikesi de gözden uzak tutulmamalıdır.

Güvenlik

Bir kuruluşun hayatını devam ettirebilmesi için hayati önem taşıyan bilgi ve bilginin üzerinde kayıtlı bulunduğu ortam gibi son derece değerli bir mal varlığının korumasız bırakılması düşünülemez. Gerek yangın, sel ve deprem gibi doğal afetlere karşı, gerek hırsızlık, kundaklama ve terör saldırıları gibi insan ürünü tehlikelere karşı alınacak önlemler, hem büroların hem depoların sürekli olarak koruma altında tutulması için kaçınılmaz birer zorunluluktur.

Yangın, sel ve deprem gibi doğal afetlerle ilgili olarak alınacak önlemler, Ataman (2008)’de ayrıntılı olarak ele alınmıştır. Bu nedenle burada ayrıca ele alınmayacaktır. Bürolar ve depolarla ilgili genel güvenlik önlemleri ise kuruluşun genel politikalarına bağlı olarak şekillenecektir. Ancak, bizim burada üzerinde durmak istediğimiz, özellikle arşiv depolarının güvenliği ile ilgili olarak ayrıca alınması gereken bir kısım önlemlerin varlığıdır.

Bunların başında, arşiv personeli dışında hiç kimsenin, yanında kontrol edecek birisi olmadan depolara sokulmaması gelir. Pek çok kuruluşta, arşiv depolarının başka birimlerin depolarıyla (örneğin kırtasiye stoku veya temizlik malzemeleri ile) aynı mekanları paylaştığı görülür. Bu, arşivler için kabul edilemez bir durumdur. Depolara girip çıkanlar içinde arşiv personeli dışında insanlar olduğu sürece, o kuruluş için hayati önem taşıyan bilginin sağlıklı bir şekilde korunması ve güvence altında tutulması mümkün değildir. Bu nedenle, bu tür mekanların mutlaka birbirinden ayrılması, arşiv deposunun ayrı bir girişe sahip olması ve depoya bütün girişlerin kilit altında tutulması sağlanmalıdır (Clements ve Thomas, 1993, ss. 10-12).

Arşiv depolarına has güvenlik önlemlerinin ikincisi, bütün malzemenin kutular içinde saklanması ve kutu etiketlerinde, içeriğini tanımlayacak herhangi bir bilgi belirtilmemesidir. Bu tür uygulamalarda, kutu üzerinde yalnızca bir sayı veya kod bulunur. İçerikle ilgili bilgilerin yer aldığı entellektüel ve fiziksel kontrol araçları ise bir başka büroda kilit altında tutulur. Böylece, arşiv deposuna yetkisi olmayan biri girse dahi aradığını bulamayacaktır.

Malzemenin kutular içinde saklanması, ayrıca ışık ve toza karşı etkili bir savunma oluşturmanın ötesinde, sıcaklık, rutubet, yangın ve su basması halinde de zararlı faktörün evraklara ulaşmasını geciktirerek ilave bir güvenlik önlemi sağlar.

Yerleşme Biçimleri

Rahat bir çalışma düzeni sağlamak ve personelin hareketlerini, gidiş gelişlerini rahatlıkla yapabilmesi için masaların dört yanında yeterince alan (geçit) bırakılması gerekir. Masalar arası 80 santimetreden ve geçitler 1 metreden az olmamalıdır. Özellikle açık bürolarda masaları tren kompartımanları gibi arka arkaya dizerek oturmak tekdüzelik verir ve iç sıkar. Bu nedenle büyük salonlarda dağınık kümeler halinde (asimetrik) yerleşme uygun olur. Böylesi bir düzen çalışanlara ferahlık verir. Ayrıca, personelin temiz hava alabilmesine olanak tanımak için çalışan başına ayrılması gereken alanlarla ilgili standartlar da geliştirilmiştir. Açık bürolarda kişi başına ortalama 10 metrekare alan ve 30 metreküp boşluk standart olarak kabul edilir. Ancak, görülen işin çeşidi ve niteliği bu standartlarda farklılıklar yaratabilmektedir. Örneğin, yalnızca dosya üzerinde iş yapan bir çalışana ayrılacak alan ile daktilo ve fotokopi makinesi ve kartoteks dolabı kullanan bir sekretere ayrılacak alan kuşkusuz farklı olacaktır. Aynı şekilde, personelin statüsü ile sürekli ziyaretçi kabul edip etmemesi gibi hususlar da personelin yerleşme alanının standartlarını etkiler (Ar, [1980], ss. 118-9). Büroların iç yerleşim düzenleri ve verimliliği arttıracak şekilde düzenlenmesi organizasyon ve metot uzmanlarının uzmanlık alanına girdiği için burada daha fazla ayrıntısına girilmeyecektir.

Depoların düzenlenmesinde etkili olan bir kısım faktörlerden yukarıda bahsetmiştik. Hatırlama amacıyla bunları yeniden listeleyecek olursak:

• Zeminin dayanıklılığı asgari 1200 kg/m olmalı, ortalama 1500-2000 kg/m dayanım tercih edilmeli,
• Kompakt raf kullanımından kaçınmalı. İlla kurulacaksa zemine oturan katlar dışında kurulmamalı,
• Nispi nem % 55-65 arasında tutulmalı,
• Sıcaklık 18-20 derece arasında tutulmalı,
• Doğal havalandırma sağlanmalı ancak hava kirliliğine karşı önlem alınmalı,
• Güvenlik önlemleri alınmalı,
• Işıklar raflara paralel kurulmalı,
• Aydınlatma 150 lux seviyesini geçmemeli,
• Ultraviyole ışık kaynakları (örneğin floresanlar) engellenmeli ya da (güneş ışığı gibi kaynaklarda) filtrelenmeli,
• Raflar pencerelere dik gelecek şekilde kurulmalı,
• Düzenli olarak temizlik yapılmalı,
• Raflar
  • 1 m.’den uzun olmamalı,
  • Raf derinliği malzemenin cinsine göre 30-40 cm civarında tutulmalı,
  • Her raf bloğunda üst üste 5-6 sıra raf olmalı, toplam yükseklik 2.1 – 2.5 m. arasında olmalı,
  • Raf yükseklikleri kolaylıkla (2.5 cm. aralıklarla) ayarlanabilir olmalı,
  • Her raf asgari 100 kg/m taşıyacak kapasitede olmalı,
  • Paslanmaya karşı korunmuş ve boyanmış çelik malzeme tercih edilmeli. Ahşap kullanımı tercih edildiği takdirde mutlaka haşerata karşı özel kimyasallarla korum altına alınması sağlanmalı,
  • Yüzeylerin kolayca temizlenebilir olmasına dikkat edilmelidir.

Depoların düzenlenmesinde etkili olan bunların dışında bir kısım faktörler daha vardır. Bunları ise şu şekilde sıralayabiliriz:

• Su basma riskine karşı bir önlem olarak depoların mümkün olduğunca bodrum katlara kurulmasından kaçınılmalı ve hiç bir şekilde depolarda su veya kalorifer borusu gibi sıvı içeren boru geçişine izin verilmemeli. Isıtmanın iklimlendirme sistemleri yoluyla yapılması tercih edilmeli,
• Yangına karşı bir önlem olarak büyük mekanlardan kaçınmaya çalışılmalı, bu tür mekanlar mümkünse daha küçük hacimlere bölünmeli. Bu tür depolar hiç bir durumda azami 7000 metreküpten büyük olmamalı (Ortalama 200 metrekare civarında depolar uygundur) (Duchein, 1966, s. 52),
• Depo girişinin ters tarafında bir yangın çıkış kapısı bulunmalı, kapılar ve duvarlar yangına karşı dayanıklı olmalı, depo yangın detektörleri ile teçhiz edilmeli, detektör tipi için duman detektörleri tercih edilmeli, (Ataman, 2008, s. )
• Muhtemel bir su basması durumuna karşı, zeminde suyun toplanıp kolay bir şekilde tahliye edilebilmesi için yıkama kanalları bulunmalı,
• Rafların özellikle dış duvarlarla temasından mümkün olduğunca kaçınmalı, böylece duvardan gelecek muhtemel bir su sızmasına karşı malzeme su kaynağından uzaklaştırılmalı,
• Ara koridorların genişliği, [malzemenin raftan dışarı çekilme mesafesi için] raf derinliği + [insanların çalışabilmesi için] 45 sm’den [yani 30 sm.lik raflar için 75 sm., 40 sm.lik raflar için 85 sm. koridor genişliğinden] az olmamalı,
• Taşıma arabalarının geçişine izin verebilmek için ana geçiş koridoru 110 santimetreden az olmamalı,
• Depolarda çalışan personelin aşırı derecede yorulmalarına engel olmak için, yan yana dizilmiş raf bloklarının toplam uzunluğu 10 metreyi geçmemeli,
• Mekanın verimli kullanılabilmesi için lüzumsuz koridor kullanımından kaçınmalı,
• Depolarda acil durum aydınlatması bulunmalı,
• Depo içinde geçici işlemlerin yapılabileceği çalışma alanları bulunmalı,
• Malzemenin taşınması için taşıma arabaları kullanılmalı,
• Üst raflara erişmek için tek basamaklık merdivenler kullanılmalı,
• Malzeme evrak serilerine göre gruplanarak yerleştirilmeli,
• Yerleştirme yapılırken soldan sağa ve yukarıdan aşağı sıralama izlenmeli.
• Daha sık kullanılan malzeme kapıya yakın yerlere yerleştirilmeli,
• Harita gibi standart dışı şekilli malzemeler ile hassas malzemeler kapıya yakın yerlere yerleştirilmeli,
• Harita gibi standart dışı şekil ve ebatlardaki malzemelerin yerleştirilmesi için özel raf tertibatı kurulması mümkün olamıyorsa, bunlar rulo haline getirilerek rafların tepesine yerleştirilebilir,
• Malzeme kutular içinde saklanmalı; kutuların suya ve diğer dış etkenerle karşı bir nebze daha dayanıklı olması için, hiç değilse kraft kaplı olması sağlanmalı,
• Etiketleme konusunda, şu noktalarda etiketleme yapılmasına dikkat edilmelidir:
  • Raf dizilerinin bitimi (koridor tarafı)
  • Raf blokları
  • Raflar
  • Kutular

Şekil 6 – Yanlış yerleştirilmiş depo

Şekil 6’daki yanlışlar:

1. Giriş dar.
2. Koridor dar.
3. Köşeler kullanılamaz durumda.
4. Pencereden gelecek doğal ışık kaybedilmiş.
5. Koridor geniş.
6. Atıl alan (kötü tasarım
7. Yangın kapısı yok.
8. Atıl alan (kısa raf kullanılabilir).
9. Duvara dayanmış.
10. Fazla uzun raf (10 m’den uzun).

Şekil 7 – Doğru yerleştirilmiş depo

SONUÇ:

Yönetim bilimlerinin temel amacı, herhangi bir işin en az kaynak kullanımıyla yerine getirilmesini sağlamaktır. Bunu başarmak için kullandıkları iş basitleştirme teknikleri içinde, alan ve yerleşme etütleri, arşivcilerin ve kütüphanecilerin faydalanabileceği başlıca yöntemler arasında başı çekmektedir. Uygun büro donanımı seçiminden başlayarak, büroların ve depoların düzenlenmesinde aydınlatma, ısıtma ve soğutma, havalandırma, ses ve gürültü, rutubet, renk kullanımı, yerleşme biçimleri, estetik, temizlik, müzik ve güvenlik gibi konularda yapılacak uygun düzenlemelerle, çalışanların iş tatminini ve verimliliğini arttırmak mümkün olabilecektir.

KAYNAKLAR

• Ar, F. [1980]. Büro Yönetimi Teknikleri, Kamu Kuruluşları ve İşletmelerde Uygulamalı,Gen. 2. bas., Ankara: S Yayınları.
• Ataman, B. K. ve Karabulut, N.. (1995). Arşivcilik Meslek Hastalıkları. Prof. Dr. Hakkı Dursun Yıldız Armağanı. Marmara Üniversitesi, Fen-Edebiyat Fakültesi: 99-106.
• Ataman, B. K. (2008). Arşivlerde ve Kütüphanelerde Yangınla Mücadele. Bilgi ve Belge Araştırmaları Dergisi . 1 (2008): 1-21.
• Barrow, W. J. (1992). El Yazmaları ve Belgeler: Bozulmaları ve Onarılmaları. Çev. Neslihan Uraz. İstanbul: Türk Kütüphaneciler Derneği, İstanbul Şubesi.
• Clements , D. W. G. ve Thomas, D. L. (1993). Arşiv Belgelerinin Korunması Konusunda Temel Bilgiler, Bir RAMP Çalışması . Ankara: Başbakanlık Devlet Arivleri Genel Müdürlüğü, Cuhriyet Arşivi Daire Başkanlığı.
• “Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik.” (16.5.1988) Resmi Gazete. No:19816
• Duchein, M. (1974). Arşiv Binaları ve Teçhizatı. Çev. Cemil Göker. Ankara: Milli Eğitim Basımevi.
• Kathpalia, Y. P. (1990). Arşiv Malzemelerinin Korunması ve Restorasyonu. Çev. Nihal Somer. Ankara: T. C. Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü Cumhuriyet Arşivi Dairesi Başkanlığı.
• Neirinck, G. B. (1990). Endüstriyel ve Tropikal Ülkelerin Arşiv Binalarında En Ekonomik Korunma Metot ve Vasıtaları. Çev. Nihal Somer. Ankara: T. C. Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü Cumhuriyet Arşivi Dairesi Başkanlığı.

Küçük veya Büyük firma olmanız önemli değil… “Bilgi Güçtür”