Bilgisayarlı Arşivleme Sistemleri Nedir? Ne Değildir?

(Archival Computer Systems: What They Are, What They Are Not) Byte Türkiye. [3] (IV 1994): 134-136.

Bekir Kemal Ataman[*]

Bugün yeryüzünde ve dolayisiyla ülkemizde, bilgisayarli arsivleme sistemi adiyla pazarlanan bir çok ürün bulunmaktadir. Bunlari baslica iki ana grupta toplamak mümkündür: yazilim odaklilar ve donanim odaklilar.

Yazilim odakli ürünler, genellikle metin isleme ve indeksleme özelligine sahip, veri tabanlari üzerine kurulmus paketler halinde karsimiza çikmaktadir. Bunlar Softcore’un ArchIs’i gibi ithal ürünler olabildigi gibi, MikroBeta’nin Dokmer’i veya RAM Bilgisayar’in KartKatalog’u gibi yerli ürünler de olabilmektedir.

Burada temel hedef, çok sayida dokümani olan bir kurulusun evraklarina ait temel bilgileri tek tek bilgisayara yüklemek ve belirli bir konuda bilgi gerektiginde, bilgisayardaki verileri tarayarak aranan bilginin hangi evrakta oldugunu bulmaktir. Bu, bir anlamda devlet dairelerindeki evrak kayit defterinin bilgisayara yüklenmis halidir. (Bu nedenle biz bunlari Bilgisayarli Evrak Kayit ve Takip Programlari (BEKTAP) olarak adlandiriyoruz.) Yani, size evragin kendisini degil, tanimlayici kimlik bilgilerini verir, bu bilgileri kullanarak aradiginiz evragi ilgili dosyadan fiziki olarak çikarmak size düser.

Donanim odakli ürünler ise genellikle bir tarayici ve optik diskten olusmaktadir. Buradaki temel hedef ise, yazilim odakli ürünlerin yapmadigini yapmak, yani belgeyi (daha dogrusu görüntüsünü) karsiniza getirmektir. Bunu saglayabilmek için önce belgeyi tarayicidan geçirerek görüntüsünü bilgisayara yüklersiniz, sonra elinizdeki çevre birimleriyle (tarayici ve optik disk sürücü) beraber size satilan yukaridakilere benzer bir yazilim araciligiyla ilgili kimlik bilgilerini bilgisayara yükler, en sonra da kimlik bilgilerini sabit diske, görüntülerini optik diske kaydedersiniz. Taranmis belge görüntüleri, elektronik ortamda asiri derecede büyük yerler isgal ettiginden, bunlarin öncelikle sikistirilmalari ve illa ki optik diske kaydedilmeleri gerekir. Çünkü, sikistirilmis da olsa, çok sayida görüntüyü sabit diske yüklemeye kalktiginizda, çok kisa bir süre sonra yer darligiyla karsilasirsiniz. Ayni sorun, belirli bir miktardan sonra optik disklerde de karsiniza çikacagindan, bazi ürünler eskinin müzik dolaplarina benzer `juke box’larla beraber pazarlanir ve aradiginiz belge sürücü üzerindeki optik diskte yoksa, ilgili olani sürücüye takilarak aradiginiz görüntüye ulasmaniz saglanir.

Burada en önemli husus–ister yalniz yazilim odakli olsun, ister yazilim odakli olup beraberinde donanim (tarayici ve optik disk) opsiyonu sunsun, isterse donanim odakli olup beraberinde bir Bilgisayarli Evrak Kayit ve Takip Programi (BEKTAP) versin–ürün pazarlayicilarin, isin can alici noktasini çogunlukla potansiyel müsteriye aktarmamalaridir. BEKTAP’larin amaçlanan isi hakkiyla yerine getirebilmesi için, öncelikle tek tek her bir belge için gerekli bilgilerin bilgisayara yüklenmesi gerekir. Bir devlet dairesinde gelen ya da giden evragi kayit defterine islemek ne kadar zaman alirsa, bu islem de o kadar zaman alir. Yani yavastir, çünkü bu ise ayiracaginiz bir eleman tarafindan elle girilmesi gerekir. Bu tür bir sisteme ihtiyaç duyacak kadar büyük bir kurulusta iseniz, evrak hacminiz, dolayisiyla bilgisayara yüklenecek kimlik bilgileriniz de o kadar büyük demektir. Dolayisiyla, yavasligin ötesinde pahalidir; hesaba katilmayan bir eleman maliyeti vardir. Bir kisim ürünler, bu soruna bir çözüm olarak optik karakter tanima (OCR) opsiyonu da sunarlar. Buradaki iddia, tarayicidan geçirdiginiz belge üzerinde mevcut tarih, sayi, gönderen, gittigi yer gibi bilgileri, ayrica elle yazmaya gerek olmadan, OCR programlari araciligiyla BEKTAP’a (indeksleme programina) aktarabileceginizdir. Ancak, OCR programlari, 1) asiri derecede pahalidir, 2) yavas çalisir, 3) ne kadar iyi olurlarsa olsunlar çok hata yaparlar ve 4)–en önemlisi–Türkçe karakterleri saglikli olarak tanimazlar.

Bütün bunlara bir de çogu BEKTAP’larin, IBM uyumlu bilgisayarlarda Türkçe siralama yapamamasini eklemek gerekir. Çünkü ASCII kodlama tablosunda Türkçe karakter seti (Ç,ç,I,i,/,g,Ö,ö,S,s,Ü,ü), z harfinden sonra gelir. Macintosh bilgisayarlarda bu sorun sistem düzeyinde çözülmüs olmakla birlikte, karakter siralama kodlarini sistemden almayan programlar (FileMaker Pro gibi farkli dillere göre siralama rutinlerini kendi içinde tasiyanlar disinda), ayni siralama hatalarini tekrarlar.

Buraya kadar saydiklarimiz, isin yazilim cephesiyle ilgili sorunlardir. Bir de donanim ve ortamla ilgili sorunlar vardir ki kendi adima Kodak’in ImageLink sistemini pazarlayanlar disinda bu sorunlardan bahseden saticilarla su ana dek karsilasmadim. Bu sorunlari yedi ana baslik altinda toplamak mümkün:

1. Arsivlenebilirlik: Optik disklerin saglikli saklanabilecegi süre sinirlidir. Özellikle polimer bazli optik diskler için on seneden sonrasina garanti verilememektedir. Oysa iyi cins bir kagit ortalama 300 sene, ideal kosullarda saklanan mikrofilm ise sonsuza kadar dayanir.

2. Yasallik: Yeryüzünün hiçbir yerinde bilgisayar kayitlarinin yasal delil olma vasfi yoktur, çünkü her an istendigi sekilde degistirilebilir ve kimse de kolay kolay farkina varmaz.

3. Standartlar: Yeryüzündeki optik disk sürücü imalatçilari bugüne dek aralarinda anlasamadigi ve hepsi kendi standarlarinda direttigi için bir endüstri standardi olusamamistir. Dolayisiyla, optik disk sistemlerinin hepsi digeriyle uyumsuzdur. Bunun tek istisnasi CD’lerdir. CD’ler önce ses (audio) dünyasinda ortaya çiktigi ve bilgisayar dünyasina girinceye kadar zaten bir endüstri standardi olustugu için, çogu CD sürücüde sorunsuz çalisir. Ancak, bunlarin da depolama kapasiteleri, diger optik diskli sistemlere kiyasla düsüktür.

4. Aktarilabilirlik: Ilk bakista tali gibi görünse de, kagit, mikrofilm ve elektronik ortamlarin birinden digerine dönüsebilirlik, arsivleme açisindan önemlidir. Özellikle mikrofilmin elektronik ortama, elektronik ortamin mikrofilme dönüsebilirligi bu alandaki bir numarali sorundur. COM (computer output microfiche–bilgisayar çiktisi mikrofis) bir alternatif olarak öne sürülebilirse de, bunlarin kimyasal özellikleri uzun süreli saklamaya elverisli degildir. Aktarilabilirlik sorununa karsi su ana kadar benim karsilastigim tek alternatif, Kodak ImageLink sisteminin bir parçasi olan mikrofilm tarayicilardi ki bunun temelinde de Kodak’in fotograf kökenli bir firma olmasi yatiyor.

5. Getirim (retrieval) sürati: Elektronik ortamdaki bilginin islenmesi çok süratli olmakla birlikte, bilginin depolama cihazindan alinip bellege aktarilmasi ayni derecede süratli degildir. Sabit disk sürücülerle optik disk sürücüler arasindaki okuma (erisim) sürati farki bilinen bir gerçektir. Buna bir de `juke-box’lu sistemlerde optik disklerin mekanik olarak degistirilmesi için gereken zamani eklemek gerekecektir. Eger `juke-box’unuz yoksa, diskleri elle degistirmeniz gerekir, bu da getirim süratini CAR (computer aided retrieval–bilgisayar destekli getirim) kullanan mikrofilmlere yakin bir seviyeye çeker. Tabii, getirim yaziliminin ne ölçüde süratli çalistigi ayri bir tartisma konusudur. Bu, üründen ürüne degismektedir.

6. Iletisim: Tarayicidan geçirilmis görüntülerin elektronik ortamda (sikistirilmis da olsalar) çok fazla yer tuttugundan yukarida bahsetmistik. Büyük dosyalarin iletisim aglari (network) üzerinden aktarilmalari da ayni ölçüde büyük bas agrilarina sebep olur. Yukarida, bilgisayarli bir sisteme ihtiyaç duyacak kadar büyük bir kurulustaysaniz, evrak hacminizin de o kadar büyük olacagina deginmistik. Ag üzerinden aktaracaginiz görüntü (büyük dosya) sayisi da evrak hacminize paralel olacagindan, uygun bir ag kurulmadiysa, iletisim kanallarinizin çok kisa bir süre sonra tikanmasi isten bile degildir. Hele bir de modemler araciligiyla bir genis bölge agi (WAN–wide area network) üzerinde çalisiyorsaniz vay halinize! Tabii, asiri derecede süratli (ve bir o kadar da pahali) teknoloji harikasi modemleriniz yoksa.

7. Sistem eskimesi (obsolescence): Donanimla ilgili son temel sorun ise çuval dolusu para ödeyerek satin aldiginiz cihazlarin, gelisen teknoloji karsisinda demode olmasidir. Çok daha iyi ürünleri çok daha ucuza satin alabileceginiz an geldiginde (ki bu genellikle pek uzun sürmüyor) kalpten gitmek isten bile degil. Bu soruna tek çözüm, aldiginiz ürünün genisleyebilir ve yeni sürümlere güncellenebilir yapida olmasina dikkat etmek. Hos, bu artik hepimizin her an yasadigi bir sorun haline geldi ya, neyse! Tek fark, satin aldigimiz ürünlerin fiyatinda herhalde.

Burada, bu tür sistemlerde dikkat edilmesi gereken sorunlarin en can alicilarindan birine geliyoruz: maliyet. Donanim odakli sistemlerin fiyati US$ 1.000.000 (yaziyla bir milyon dolar!) gibi rakamlara ulasabilmektedir. Ikinci can alici sorun ise satin aldiginiz sistemin, bir bütün halinde uyum içinde çalisip çalismayacagidir. Sistemler genellikle farkli firmalarin ürünlerinin bir araya getirilmesiyle olusturuldugu için, kendi aralarinda çikabilecek `ufat-tefek’ uyum sorunlari, sistemin bütünü gözönüne alindiginda `büyük’ bas agrilarina sebep olabilmektedir. Bir baska önemli konu ise getirim yaziliminin ne ölçüde kaliteli oldugudur. Burada su kadarini belirtmekle yetinelim: Karsinizda iyi bir sistem pazarlayicisi varsa, size bedava/ucuz bir yazilim vermek yerine, bu alanda uzmanlasmis bir yazilim firmasinin, kendi sistemleriyle uyumlu oldugunu bildigini, kaliteli ama biraz daha pahali bir ürününü tavsiye edecektir, tabii ücreti mukabili.

Herseye karsin bir sistem almaya karar verdiniz ve kurdunuz. Istediginiz verimi elde etmeniz yine süpheli. Çünkü size `arsivleme sistemi’ diye satilan ürünün aslinda arsivlemeyle iliskisi ancak çok uzaktan olabilir. Burada kabahat sizin, çünkü arsivciligin ne oldugunu, neleri kapsadigini bilmiyorsunuz. Çok kisa va kaba hatlariyla siralarsak, arsivcilik sunlari kapsar:

a. Güncel asama (çok kullanilan evraklar)

• Yazisma yönetimi (Kayit, Dosyalama, Siralama, Etiketleme)
• Dosya yönetimi (Düzenleme, Getirim)
  • -Vaka dosyalari
  • -Konu dosyalari
• Form Kontrolü
• Kopya üretim kontrolü
• Rapor yönetimi
• Talimatname yönetimi
• Posta (dagitim) yönetimi
• Ara depoya devir islemleri

b. Yari-güncel asama (az kullanilan evraklar)

• Evrak envanteri/arastirmasi
• Degerlendirme
• Saklama plani
• Ayiklama
• Imha/arsive devir islemleri
• Getirim (Arastirma hizmeti)
• Depolama
• Hayati evraklar yönetimi
• Mikroform

c. Güncel olmayan asama (daha az kullanilan ama sürekli saklanmasi gereken evraklar)

• Düzenleme
• Niteleme
• Arastirma araçlarinin hazirlanmasi
• Danisma hizmeti
• Ödünç verme
• Kagit disi belgeler
• Getirim (Arastirma hizmeti)
• Depolama
• Koruma
• Restorasyon
• Ciltleme
• Mikroform
• Bilgisayar

Burada bu islemlerin ayrintisina giremiyorum, çünkü arsivcilik basli basina bir uzmanlik alanidir. Üniversitelerimizde bu alanda dört senelik lisans egitimi veren bölümlerimiz vardir. Üstelik önümüzdeki seneden itibaren Marmara Üniversitesinde bir de yüksek lisans programi açilmasi beklenmektedir.

Arsivciligi tanimiyor ve bu konuda yetismis eleman çalistirmak yerine makinelerden çözüm umuyorsaniz isiniz zor. Çünkü bilgisayarcilarin çok iyi bildigi deyisle `Garbage-In-Garbage-Out,’ yani bilgisayara ne yüklerseniz onu alirsiniz. Makineye yüklediginiz veriler düzensiz ise, alacaginiz verim de düsük olacaktir. Öncelikle, kagit, mikrofilm, video, ses bandi, harita, çizim, fotograf, bilgisayar bandi, vb. ortamlar üzerinde kayitli bilgilerinizi bir uzman yardimiyla düzenleyip, sonra bilgisayara yüklemeniz gerekir.

Karsinizda iyi bir satici varsa, yani makine degil çözüm satiyorsa, bastan beri siraladigimiz bütün bu sorunlara dikkatinizi çekecek, öncelikle geleneksel ortamdaki belgelerinizi düzenlemeniz gerektigini belirtecek ve bir arsiv uzmani istihdam etmenizi önerecek ya da kendi danismanlik hizmetini–yine ücreti mukabili– sunacaktir. [Bu yaklasimi bugüne kadar, donanim odakli ürün satanlar içinde yalnizca Kodak’çilarda gördüm. (Lütfen reklam yaptigimi düsünmeyin, bunun ardinda en az yedi senelik gözlem var.) Yazilim odakli ürün satanlar için de de MikroBeta/Gemini’nin danismanlik hizmeti verdigini biliyorum.]

Geleneksel ortamdaki bilgileriniz iyi bir sisteme göre düzenlenmisse bilgisayarli sisteminizden de verim alirsiniz. Ancak, böylesi bir sistem zaten kurulmussa, bilgisayardan beklenen faydayi bir degil, çok degil, bir çok kere düsünmek gerekir. Çünkü, elle isleyen ama iyi kurulmus bir sistem, ihtiyaç duyulan bilgiyi dogru ve bütünlüklü olarak üç dakika içinde getirmelidir. Isiniz, aradiginiz bilgiyi elle üç dakikada bulmak yerine bilgisayarla üç saniyede bulmayi gerektiriyorsa sorun yok. Aksi takdirde milyon dolarlik cihazlara (ve yukarida siraladigimiz potansiyel sorunlara) yatirim yapmak yerine insanlara yatirim yapmaniz önerilir.

`Pekiyi, bu sistemlerin hiç mi faydasi yok?’ diye sorulabilir. Var, ama çok sinirli durumlarda. Kurulusunuzun faaliyeti, çok sayida yazili müracaata, çok sayida isleme ragmen, çok kisa sürede cevap verilmesini gerektiriyorsa (borsa sirketleri gibi) veya çok sayida belgeyi uzun süreli saklamaniz gerekiyorsa (bir haber kütüphanesinin gazete kupürü kolleksiyonu gibi), bilgisayarli ve optik diskli bir sistem sorunlarinizi çözebilir. Birinci gruptaki kuruluslarda böyle bir sistem, ayni evrak üzerinde çok sayida elemanin ayni anda (ya da çok kisa süre araliklariyla) islem yapmasina imkan verir. Örnegin, kurulusa posta yoluyla gelen bir siparis, tarayiciyla elektronik ortama aktarildiktan sonra, depocular siparisi hazirlarken muhasebeciler irsaliye ve faturasini kesebilir; veya kurulusa kesilen bir fatura tarayicidan geçtikten sonra, yetkili kisi ödeme emrini ekran üzerinde verebilir, kendi ödeme yetkisini asiyorsa bir üst yetkiliye havale edebilir ve onaylar alindigi anda veznedar ödemeyi yapabilir. Burada elde edilecek fayda, evragin lüzumsuz yere çogaltilmasini önlemek, masadan masaya elden ulastirma sirasinda kaybolacak zamani kazanmak ve bu dolasim sirasinda meydana gelebilecek evrak kayiplarini engellemektir: Yani dolasim süratidir.

Ikinci gruptaki kuruluslarda elde edilecek fayda ise, çok açik oldugu üzere yerden kazançtir. Tarayicidan geçirilen evrak hemen imha edilebilecegi için ayrica saklanmasina gerek olmayacaktir. Belge orijinalinin hemen imha edilemeyecegi (örnegin yasal nedenlerle saklanmak zorunda olundugu) durumlarda, bu tür sistemleri pazarlayanlarin iddia ettigi gibi yerden tasarruf etmek mümkün degildir. Olsa olsa biz arsivcilerin `çöplük’ olarak nitelendirdikleri, gözden uzak bir depoda üst üste yigilmalari söz konusu olabilir.

Dikkat edilirse bilgisayarli `arsivleme’ sistemleri pazarlayanlarin referans listelerinde yer alan kuruluslarin tamamini da bu iki tür grupta yer alan kuruluslar olusturur.

Kaynakça

• COOK, Michael. Archives and the Computer (2nd ed.). London: Butterworths Publishers, 1986.
• EMMERSON, Peter. How to Manage Your Records. Cambridge: ICSA Publishing, 1989.
• National Archives and Records Service. Files Operations. Washington D.C., 1981.
• PEDERSON, Ann. Keeping Archives. Sydney: Australian Society of Archivists, 1987.
• RICKS, Betty R. ve Kay F. GOW. Information Resource Management. Cincinnati: South-Western Publishing, 1988.

[*] Marmara Üniversitesi, Fen-Edebiyat Fakültesi, Arsivcilik Bölümü Ögretim Görevlisi

Küçük veya Büyük firma olmanız önemli değil… “Bilgi Güçtür”