Bilgisayar Ortamında Kayıtlı Bilginin Arşivlenmesi

Kütüphane-Enformasyon-Arsiv Alaninda Yeni Teknolojiler ve Türk-MARC Sempozyumu Bildiri Metinleri. 1-4 Ekim 1991 – Beyazit Devlet Kütüphanesi. Ed. Hasan S. Keseroglu. Istanbul: Türk Kütüphaneciler Dernegi Istanbul Subesi. 1991:.304-317

Bekir Kemal ATAMAN[*]

Bilindigi gibi bilgi, parsömen, kagit, fotografik malzeme manyetik ortam ve benzerleri gibi çesitli evrak ortamlarinda kayitli bulunabilir. Ancak, arsivcilik açisindan bilginin üzerinde kayitli bulundugu ortam degil, dogrudan dogruya bilginin kendisi esastir. Çünkü arsivcilik, enformasyon isletmeciliginin bir koludur ve asli görevi öncelikle idari kademelerin bilgi ihtiyacini karsilamaktir. Bu, modern arsivler için oldugu kadar tarihi arsivler açisindan da geçerlidir.

Bilgi ise her örgütlenmenin en degerli mal varliklarindan biridir. Ancak bu, evraklar üzerinde kayitli bilgi getirimlenebildigi (retrieve) sürece geçerlidir. Gereken evrak bulunamadigi takdirde ortaya çikabilecek zararlar verimsizlikle ölçülebildigi gibi, çogu zaman nakit olarak da ifade edilebilir. Kayip evragin degeri bir örgütlenmeden digerine degisir. Ancak, özellikle bir adli dava sözkonusu oldugunda bu miktar yüzbinlerce liradan yüzmilyonlarca liraya kadar uzanabilir. Bu durum gözönüne alindiginda, profesyonel arsivciler, ihtiyaç duyulan evragi her an sunabilmek içn gerekli her tür önlemi almakla yükümlüdürler.[1]

Bu yükümlülük, bilgisayar çagi, teknoloji çagi, v.b. terimleri sikça duydugumuz, içinde bulundugumuz devir için her zamankinden daha çok geçerlidir. Çünkü, teknolojideki gelismelere paralel olarak mevcut bilgi miktari asiri bir hizla büyümükte ve islenecek malzeme miktarini da katlanarak arttirmaktadir.

Bu duruma bir çözüm olarak, bilgisayar teknolojisi ilerledikçe kagidin ortadan kalkacagi, hersey bilgisayarlarda kayitli olacagi için bilgiye çok daha sürekli ulasilacagi öne sürülmüsse de, görünen kadariyla bu hayale ulasmak biraz daha zaman alacaktir. Su ana kadar ki gelismeler açisindan bakildiginda, bilgisayarlarin arsivcilige etkisi isleri kolaylastirmak degil, bir bas belasi yaratmak olmustur. Çünkü bilgisayarlar, insanlarin hiçbir zaman ulasamayacagi bir süratle geleneksel yöntemlerin 30-40 misli kagit üretir hale gelmistir.

Bu durumun ortadan kaldirimasi için kagit kopyalar yerine manyetik ortamda kayitli sayisal kopyalarin saklanmasi önerilebilirse de, bilgisayar ortaminda kayitli bilgi dünyanin hiçbir yerinde delil olarak kabul edilmediginden bu çözüme simdilik gidilememektedir. En yakin ikinci çözüm olan mikroform ise, en azindan Avrupa Toplulugu üyesi ülkelerde yasal geçerlilige sahip olmakla birlikte, ayni bilginin farkli ortamlarda kayitli muhtelif kopyalarina yol açmaktadir. Bu durumda, hem manyetik bilgisayar ortaminda, hem mikroform, hem de kagit üzerinde kayitli bulunan bir bilgi kümesi, arsivcilerin karsisina en az üç kere çikmakta ve islenecek malzeme miktarini katlayarak arttirmaktadir. Dolayisiyla, günümüzde arsivcilerin karsisina çikan sorunlardan biri de, gelecekteki kullanimlar açisindan, degerli bilginin en iyi hangi format ve ortamda saklanmasi gerektigine karar vermektir.

Seçilecek ortam, dogal olarak kendi yapisina uygun fiziki saklama sorunlarini da beraberinde getirecektir. Geleneksel ortamlar ile mikroform için gereken saklama kosullari profesyonel çevrelerde yeterince bilindiginden burada ele alinmayacaktir. Ancak YMO (Yalnizca Makinelerle Okunabilir = machine readable) evraklarla ilgili saklama sorunlarina deginmekte yarar vardir.

Saklama Sorunlari

Manyetik bantlarin saklanma kosullari, kagit ve mikroformunkin-den farklidir. Yangin, nem ve suya karsi korunma zorunluluklari aynen geçerli olmakla birlikte, manyetik bantlar, yapilari geregi daha dayaniksizdir. 18-20deg. C arasinda bir sicaklik, % 40-50 arasinda bir nispî nem ve asgari dalgalanmadan olusan, siki bir çevresel kontrole ihtiyaç gösterir. Bantlar, plastik kutular içinde, dik olarak, saglam metal rasara dizilmeli, rasar topraklanmali, depolama alani, tozdan arindirilmali ve manyetik etki kaynaklarindan uzak olmalidir.[2] Bu amaçla, depolama alani, su geçirmez bir beton kutu halinde yeraltina kurulabilir.

Çok miktarda önemli bilginin yogun olarak bulundugu bu tür yerlerin çok iyi korunmasi gerektigi açiktir. Depolar sürekli olarak kilit altinda tutulmali ve yanlizca yetkili personelin girisine izin verilmelidir. Arti bir güvenlik önlemi olarak, Ingiliz Milli Arsivlerinin (Public Records Office) Hayes ara deposunda oldugu gibi, depolama alaninda bant üzerindeki verilerin okunmasina, kopyalanmasina veya bir baska yere iletilmesine yarayabilecek hiç bir araç bulundurulmamasi düsünülebilir.[3]

Saklama ile ilgili bir baska sorun ise manyetik ortamin dayaniksizligidir. Manyetik ortamlar içinde görece en dayanikli ve ucuz olani bantlardir. Bunlar büyük miktarlarda veri tasiyabilirler ve depolama kapasiteleri giderek artmaktadir. Örnegin 6250 bpi (bits per inch) yogunlukta bilgi kaydedilen bir bant 112,5 milyon karakter bilgi tasiyabilir. Ancak bunlarin da kendine özgü sorunlari vardir. Bir bandin ortalama ömrü on senedir, dolayisiyla bilginin yeni bantlara aktarilmasi gerekir. Ayrica rasarda beklemekten olusan deformasyonlara karsi belirli araliklarla yeniden sarilarak bant geriliminin düzenlenmesi gerekir.[4] Ingiliz Milli Arsivlerinde (PRO) bantlar alti ayda bir yeniden sarilmakta ve ençok iki senede bir yenilenmektedir.

Bilgisayarlarla ilgilenen herkesin tanik oldugu en büyük sorun, hiç kuskusuz bu piyasadaki standart yoklugu ve uyumsuzluktur. Degisik firmalarin ürünleri çogu zaman birbiriyle uyumlu çalismadiklari gibi, ayni firmanin degisik ürünleri arasinda da uyumsuzluklar görülebilmektedir. Buna bir çözüm olarak tüm bilgilerin 1/2 inç endüstri uyumlu bant üzerine kaydedilmesi,[5] verilerin düz metin (text) olarak kaydedilmesi[6] ve MARC-AMC (Machine-Readable Cataloguing – Archives & Manuscripts Control)[7] gibi donanimdan bagimsiz standartlar kullanilmasi önerilmektedir.

Dogaldir ki, mevcut uyumsuzluklarin temelinde teknolojinin çok büyük bir hizla degismesi yatmaktadir. Bu durumda, arsivcilerin teknolojiyi yakindan takip ederek bilgisayar modlari, sistemleri ve farkli firmalarin ürünleri arasindaki uyumluluk degisimlerini yakindan takip etmesi gerekecektir. Farkli sistemlerde kaydedilmis verilerin ortak bir arsivsel ortama aktarilmasina alternatif olarak, bilginin “okunmasinda” kullanilan cihazlarin el altinda, çalisir durumda ve gerektiginde degisim esnekligine sahip olmasinin yeterli olabilecegi de öne sürülmüsse de,[8] bu satirlarin yazari, bu yaklasimin bir süre sonra arsivlerde bir bilgisayar müzesi kurulmasi ihtiyacina yol açacagi için, ayni kanida degildir. Teknolojideki degisimlere çözüm olarak önerilen bir baska yol ise, manyetik bant üzerindeki verilerin yeni bantlara aktarilmasi sirasinda, yeni kopyalarin yeni teknik spesifikasyonlara göre kaydedilmesidir.[9]

Teknolojinin gelisimi, manyetik ortamlara alternatif olarak baska ortamlarin kullanilmasini da gündeme getirmistir. Bunlarin en bilineni COM – Bilgisayar Çiktisi Mikrofistir. COM’larla ilgili iki temel sorun vardir: Birincisi, manyetik bantlarla kiyaslanamayacak derecede düsük depolama kapasitesi; Ikincisi, mikrofiste kayitli bilgilerin CIM – Bilgisayar Girdisi Mikrofis – halinde bilgisayara yüklenisi sirasindaki okuma hatalari oraninin büyük olmasi.

Bir baska alternatif depolama ortami ise optik ortamlardir. Bunlar, çevresel korumali depolama alani gerektirmedigi gibi, depolama kapasiteleri de çok büyüktür. On iki inçlik bir optik bant makarasi 5.000 manyetik banda veya bir terabyte’a esdeger veri depolayabilmektedir. Bunlarin veri transfer hizlari da manyetik bantlardan daha yüksektir.[10] Ancak, burada da standart yoklugu gündemdedir ve polimer bazli optik ortamin dayaniksiz oldugundan bahsedilmektedir.

Elektronik evraklarin saklanmasindaki bir baska hayati sorun ise bu malzemenin makinelere olan bagimliligidir. YMO evraklarin yaratilisinda kullanilan donanim, yazilim ve veri formatlari bilinmeden bu malzemenin “okunabilmesi” mümkün degildir. Dolayisiyla YMO evraklarla beraber, bunlarla ilgili dokümantasyonun da saklanmasi olmazsa olmaz bir kosuldur. YMO evraklarla birlikte saklanmasi gereken asgari sistem dokümantasyonu içinde sunlar yer almalidir: Yerine getirilecek ana fonksiyonlari gösteren genel sistem özet akis semalari, ayrintili sistem akis semalari, program akis semalari ve listeleri, girdi ve çikti formatlari, dosya tasarim formatlari, isletim talimatlari ve kontrol prosedürleri. Ayrica bant üzerinde dosyalarin yerlesimi ve dosyalarla ilgili ihtiyaç duyulabilecek diger bilgilerin de dökümüne ihtiyaç duyulacaktir. Bilgisayar sisteminin kurulus asamasindaki planlamalar ve sistemin biçim ve içeriginde degisimlere yol açan sonraki kararlar ile ilgili evraklar da, ilgili bulunduklari dosyalarla beraber saklanmalidir.[11]

Degerlendirme

Son yillarda birçok tarihçi, iktisatçi ve diger alanlardaki sosyal bilimcinin, sosyal ve iktisadi konularda YMO evraklar kullanarak arastirmaya yöneldigi görülmektedir. Bu arastirmacilar, uygun programlar kullanarak veriler arasinda, kagit üzerinde yapilmasi pek kolay olmayan korelasyonlar kurabilmektedir. Örnegin nüfus sayimi bilgilerinden milli gelirin nüfusa göre dagilimi veya ortaçag kilise kayitlarindan toplumun nüfus ve aile yapisi, vb. çikarilabilmektedir.

Arsivcilik açisindan bakildiginda, bu tür veriler, genel hatlari itibariyle arsivlik degeri düsük malzemelerdir ve özellikle kagit üzerinde bulunduklari takdirde imhaya tabi tutulacak malzeme sinifina girerler. Çünkü, her bir evragin tasidigi bilgi miktari düsük ve fakat bunlarin toplu olarak isgal ettikleri hacim büyüktür. Son yillarda bu tür malzemeye olan ilginin artisina paralel olarak arsivcilerin izledikleri politika, ya malzeme içinden istatistik yöntemlerle örnekleme yapmak, ya malzemeyi imha etmeden önce belirli bir süre arastirmacilarin kullanimina sunmak ya da istekli herhangi bir arastirma kurulusuna devretmek dogrultusunda olmustur.

Katitatif arastirmalarda bilgisayar kullaniminin yayginlasmasiyla beraber, veriler bilgisayara yüklendigi anda ham malzeme imha edilebilir hale gelmis ve sorunun odagi bilgisayar verilerinin saklanip saklanmayacagina kaymistir.

Temel degerlendirme (appraisal) kistaslari açisindan bakildiginda, bilgisayar ortaminda kayitli malzeme için herhangi bir özel durum sözkonusu degildir. Ortami ne olursa olsun tüm evraklar, birincil degerleri olusturan a) idari deger, b) mali deger ve c) hukuki deger ile ikincil (arastirma) degerlerini olusturan a) belgesel deger ve b) bilgisel deger açisindan degerlendirildikten sonra ayiklama ve imhaya tabi tutulur.[12]

Idari, mali, hukuki ve belgesel degeri olmayan ancak bilgisel deger tasiyabilecek malzemeden genellikle kantitatif arastirmalarda kullanilan yüksek hacimli malzemenin imhasinda ise, öncelikle bu malzeme kullanilarak daha önce yapilmis çalismalara ve bunlarin sonuçlarinin yayinlanip yayinlanmadigina bakilir. Malzeme, toplanis amaçlarinin ötesinde, baska arastirmalarda da kullanilabilir nitelikte bilgi içeriyorsa saklamaya deger görülebilir.[13]

Bu durumda, yukarida sözü edilen arsiv politikalarindan biri uygulanir. Bu noktada, kagit üzerindeki ham malzemeye kiyasla bilgisayar verileri daha az yer tutacagi için malzemenin tamaminin saklanmasi yoluna gidilebilir. Yine de, saklamayla ilgili maliyetler malzemenin kapladigi alanla sinirli olmadigi için, sözkonusu verilerin tasidigi arastirma degerinin bu maliyetleri karsilayip karsilamayacagi gözönüne alinmalidir. Maliyetlerin yüksekligi nedeniyle özetleme veya örnekleme yoluna gidilmesi halinde ise orijinal malzemeyi yeniden olusturmanin mümkün olmayacagi hesaba katilmalidir.[14]

Arastirmalarda yeni teknoloji kullanimi ve arsivsel degerlendirme tartismalarinin ardindan gündeme bir baska konu gelmektedir: Bilgisayar teknolojisinin arastirmacilara sunacagi, evraklara erisim imkani. Elektronik evraklar açisindan, evraklarin dogrudan dogruya kullaniciya dagitilabilme imkani simdiden rutin bir uygulama halindedir. Önümüzdeki yillarda bu dagitimin daha da kolaylasmasi beklenmektedir. Yakin zamanlara kadar arastirmacilarin bir anaçati bilgisayarda ve belirli bir proglamlama tecrübesiyle çalismalari gerekirken, mikrobilgisayarlarin gücündeki inanilmaz artis ve yazilimin büyük bir bölümünün kolay kullanilir hale gelmesine paralel olarak, çok daha fazla sayida arastirmacinin arsiv disindaki malzemeye yönelecegi düsünülmektedir. Bu durumda arastirmacilar, evlerinden ayrilmadan çevrim içi taramalar yapabilecek, evrak kopyalari isteyebilecek ve bu evraklari istedikleri gibi isleyebileceklerdir. Bu ise, arsivlerin sundugu kullanici hizmetlerinin degismesini gerektirecektir.[15]

Su anki uygulamalara bakildiginda, örnegin PRO’da kullanicilarin elektronik dosyalara dogrudan erisimine izin verilmemekte ancak, belirli bir ücret karsiliginda dosyalarin ve ilgili dokümantasyonun bir kopyasi sunulmaktadir.[16]

Bunun ardindaki temel sebep ise özel hayatin gizliligi zorunu ve bununla ilgili koruyucu mevzuattir. Kisi özel hayati ile ilgili bilgiler anonimlestirilmekte ve bu is için iki alternatif yoldan – silme (deletion) veya özetleme (aggregation) – biri seçilmektedir. Degerlendirme açisindan bakildiginda, silme yöntemi mutlak bilgi kaybina, özetleme yöntemi ise verilerin spesfiklik derecesinin düsmesine yol açarak ikincil analiz açisindan verilerin faydaliliginda belirli bir azalmaya sebep olacaktir. Ancak bu, göze alinabilir bir durumdur. Asil önemli olan kisisel ayrintilarin taninamaz hale getirilmesidir. Bu, oldukça büyük bir teknik tecrübe gerektirir. Anonimlestirilmis versiyonun fiziken hazirlanmasi ise geleneksel evraklarin degerlendirmesine kiyasla çok daha az zaman alir. Elektronik evraklarin birbiriyle ilgisinin kurulmasi ihtimali geleneksel evraklara kiyasla çok daha fazla oldugundan, bu malzemenin anonimlestirilmesi gelecekte önemli arsivsel faaliyetlerden biri haline gelecektir. Anonimlestirme isi arsiv tarafindan yapilabilecegi gibi kaynak kurulusun kendisi tarafindan da yapilabilir. Fakat, her halükarda evraklarin yaraticisina danisilmasi gerekir.[17]

Bilgisayarli verilerin degerlendirilmesinde dikkat edilmesi gereken bir baska önemli nokta ise dosyalarin günlenme (updating) sistemidir. Çünkü günleme sikligi, saklama ve depolama kararlarini etkileyecektir. Diger taraftan, gerek günlenmis gerekse eski versiyonlarin her biri ile ilgili dokümantasyonun da ayri ayri saklanmasi mutlak bir zorunluluktur.[18]

Bütün bu islerin hakkiyla yapilabilmesi için arsivcilerin çok iyi bir teknik bilgiyle donanmis olmasi gerektigi açiktir. Arsivci bilgisayar teknolojisini iyi bilecektir ki farkli sistemler arasindaki uyum sorunlarini ve teknik standart yoklugundan kaynaklanan sorunlari anlasin, teknik degisimleri faal bir sekilde takip edebilsin. Arsivci bir teknisyen kadar bilgili olacaktir ki malzemenin okunabilirligini belirlerken elektronik dosyalarin, veri yogunlugu, track sayisi ve veri gruplarinin yapisi gibi fiziki özelliklerini inceleyebilsin. Arsivci ayrica istatistiki bilgilere de sahip olacak ve istatistik programlarini kullanmasini bilecektir ki bantlarla birlikte gönderilen dokümantasyonun eksik ya da hatali olup olmadigini ve verilerin tutarli olup olmadigini saptayabilsin. Bu programlar olmadan bilginin gerçekten orada olup olmadigini saptamak kolay olmayacaktir. Istatistik programlarinin baslica islevi, verilerde kullanilan kodlarin nereden nereye kadar uzandigini ve her kodun kaç defa geçtigini belirlemekte olacaktir. Bunun sonuçlari, arsivcilere dogru sayida kayit olup olmadigini kontrol imkani verir. Kayitlarin dagilim tablosu, mevcut verilerin tam bir haritasi niteligindedir. Dokümantasyonda gösterilmeyen veya tutarsiz kodlar tespit edilirse, arsivcinin malzemenin yaraticisiyla temasa geçerek sorunlari çözmesi gerekir. Ancak bu, her zaman mümkün olmayabilir. Çünkü sistemlerin yaratilisinda rol alanlarin göçebe bir yapisi vardir ve belirli bir yerde pek uzun süre durmazlar![19]

Gelecege Dair

Bilindigi üzere bilgi isleme süreci girdi, islem ve çikti olmak üzere üç ana asamadan olusur. Gelecegin bürosu ise “bilgi, en etkin sayisal biçimdeyken islenir” varsayimi üzerine kurulacaktir. Dolayisiyla, bilginin bilgisayara yüklenis biçimleri de degisecektir. Geleneksel klavyeli terminaller kullanilmaya devam edilmekle beraber, baslangiçta daktiloyla kagit üzerine yazilmis evraklar bir optik karakter okuyucudan geçerek metin karakterleri sayisal hale dönüstürülecek ve bilgisayara yüklenecektir. Baslangiçta ses ile yaratilan evraklar, bir ses tanima cihazindan geçerek kelime islem cihazlarina aktarilacak, burada daha rafine bir sayisal biçime dönüstürüldükten sonra bilgisayara aktarilacaktir[20]. Ayni sekilde, mikrofis olarak yaratilmis evraklar CIM (bilgisayar girdisi mikrofis) olarak, kagit üzerinde tasarlanmis grafikler bir tarayici araciligiyla, hareketli görüntüler bir video baglantisi kanaliyla, disk, bant, elektronik posta, teleks ve faks gibi araçlar ise dogrudan dogruya bilgisayar girdisi olarak kullanilabilecektir.

Çikti biçimleri ise geleneksel kagit ve COM’un yanisira yine ses, terminal ekrani, disk, bant, elektronik posta, teleks, faks, ve video halinde olabilecektir.

Ancak, hiç süphesiz, arsiv-bilgisayar iliskisini kökünden sarsacak temel degisim, girdi ve çiktilarda geleneksel ortam sinirlarinin asilmasi degil, girdilerin toplanis kaynaklarinin ve çiktilarin dagitilis uçlarinin çesitlenmesinden dogacaktir. Mikrobilgisayarlarin yayginlasmasinin ardindan LAN (Local Area Network – Yerel Bölge Iletisim Agi) ve WAN (Wide Area Network – Genis Bölge Iletisim Agi) olgularinin ortaya çikisi, bir örgütlenme içinde çalisanlarin, oturduklari yerden birçok çevrim içi veri tabanina ulasarak çesitli kaynaklardaki verileri toplamalarina ve yine çesitli kaynaklara veri göndermelerine imkan tanimaktadir. Karar verme süreçlerindeki bu kaynak çesitliligi ve bu kaynaklarin bazilarina gönderme yapilmamasi, arsivcilerin politikalarin evrimi ve yönetimlerin degisimini belgeleme yeteneklerini ciddi biçimde tehdit etmektedir.[21] Buna bir de bilginin girdi ve çikti biçimleri arasinda yaratilan ancak, ömrü çogu zaman terminal ekraninda göründügü (belki de hiç görünmedigi) bir kaç saniye ile kisitli olan islem asamasini ve bu süre içinde ortaya çikan geçici dosyalari belgeleyememe sorunu eklenmelidir.

Bütün bunlar, ses, görüntü ve sayisal verileri birlestirerek bir arada isleyebilen entegre sistemlerin ortaya çikisiyla daha da karmasiklasmaktadir. Biçimler (ortamlar) açisindan bakildiginda, arsivlerin, temel prensipler dogrultusunda ortamin gerekliliklerine göre varyasyon gösterir kilavuz ve prosedürler gelistiren ortambazli uzmanlik alanlari yine ortamin gereklilikleri sonucu tek çati altinda toplanma egilimindedir[22].

Kaynaklar açisindan bakildiginda ise, tersine bir egilimle, bir evragin bir yaraticisi oldugu kavrami yikilmakta, dolayisiyla arsivciligin temelini olusturan provenans kavrami tartisilir hale gelmektedir. Geleneksel ortamlar için dahi, faaliyet ve fonksiyonlarin yeniden örgütlenisi sirasinda ortaya çikan aidiyet sorunu henüz çözülememisken, elektronik ortamlarda evraklarin gerek bir örgütlenmesin kendi içinde gerekse baska örgütlerle, hem yatay hem dikey olarak son derece kolay bir sekilde yaratilmasi, alis-verisi, korunmasi ve silinmesi, meseleyi içinden çikilmaz bir hale getirmektedir. Dolayisiyla, yeni evrak yaratma yöntemlerinin, degerlendirme, düzenleme, niteleme ve koruma gibi arsivsel fonksiyonlarla olan iliskisinden dogan bu sorunlar, yeni arastirmalarin kaynagini olusturarak yeni arsivsel yöntemlerin gelistirilmesine yol açmak durumundadir.[23]

Surasi açiktir ki, örgütlenmelerarasi veri tabanlarinin gelisimi, provenans kavramini ortadan kaldirmasa bile, en azindan daha genis bir anlamda tanimlanir hale getirecektir. Bilgi, kendi içinde bütünlügü olan küçük küçük kaynaklardan derlendigi için, geleneksel anlamda bilgi bütünlügü kalmiyor gibi görünmekle beraber bilgi unsurlari gerek fiziki gerekse entellektüel olarak unsurlarina ayristirilamadigi için gerçek anlamda bilgi bütünlügü saglaniyor olacaktir. Bu kosullarda, verileri örgütsel baglara göre tanimlamaya çalismak, bilginin degerini düsürecektir. Bilgi sistemi kurumsal sinirlari assa dahi veriler, belgesel ve bilgisel degerlerine göre degerlendirilmeli, ayiklama, ilgili kurumlarin temel fonksiyonlarina göre yürütülmelidir. Gelismekte olan elektronik evraklar dünyasinda çoklu-provenans kavrami yaygin bir uygulama alani bulacaktir.[24]

Peki, bilgi kaynaklarinin bunca çesitli oldugu ve çogunlugunun örgütlenme disinda bulunup iletisim kanallari araciligiyla erisildigi böylesi bir ortamda, arsivciler bilginin bütünlügünü nasil saptayacak ve arsivsel evragin eksiksiz olmasini nasil saglayacaklardir? Bu sorunun cevabi “link” ve “log” kavramlarinda yatmaktadir. (Maalesef, her iki terimin Türkçe karsiligi da “baglanti” oldugu için, burada Ingilizceleri kullanilmak zorunda kalinmistir.)

Log kavrami, bilgisayari ya da terminali kullanan kisinin, ana sisteme ve ana sistem içindeki dokümanlara yaptigi her müstakil erisim ile ilgilidir. Sistem, isletim sistemine ve sistem içindeki dokümanlara her erisim yapilisinda, erisimi yapan kisinin ve veya terminalin adi/kodu ile erisim tarihi ve saatini kaydeder. Tutulan kayitlarin ne kadar süre saklanacagi sistemden sisteme degismektedir. Arsivsel evragin bütünlügünü saglamak açisindan bilgisayar kendi günleme sistemine göre belirli bir tarihten önceki loglari silmeye baslamadan önce, sistemdeki bazi yazilimlarla birlikte erisim kayitlarini ayrica kaydedip saklamak gerekebilir. Bazi evraklarin ömrü yalnizca ekranda göründügü birkaç saniye ile sinirli ise, bu evraklarla birlikte ilgili erisim loglarini saklamak da önemli hale gelebilir. Bu loglarin degeri, evraklarin kendisinde degil, belirli sistemlere belirli bir tarihte belirli bir kisi tarafindan erisildigine delalet etmede olacaktir. Ayni sekilde, karar verme süreçlerinin yazilimin temel bir bölümünü olusturdugu durumlarda, yazilimin kendisini saklamak da önemli hale gelecektir.[25]

Link kavrami ise hiperortamlarla ilgilidir. Hiperortamlarin gelisimi verilerin yapisal bir biçimden daha az yapisal bir biçime dönüsmesine yol açmistir. Hiperortamli veri tabanlari, biçimleri ne olursa olsun herhangi türde iki verinin birbiriyle iliskisinin kurulabilmesini getirir. Bu biçimler arasinda metinsel veri sayfalari, paragrasar, kelimeler, tablolar, tablo hücreleri, resimler, grafikler, ses veya müzik bulunmasi durumu degistirmez. Veriler arasinda bu baglamda kurulacak iliskiye/baglantiya link adi verilir ve iki türü olabilir. Birinci tür link, yüzer bir link olacaktir ve kullaniciya veriler arasinda kilavuzluk eder. Ikinci tür, veri odakli link ise kullanicinin, bir belgenin içerigini bir baska belge içine yerlestirmesine imkan tanir. Bu tür linklere “sicak” veya “ilik” linkler denir. Sicak linkler, belgelerin herhangi birinde herhangi bir degisim yapildiginda, ilgili bütün kaynaklardaki kayitlari otomatik olarak günler. Ilik linkler ise kullaniciya ilgili bütün bilgilerin günlenip günlenmeyecegine dair bir seçenek sunar. Hiperortamlar “belge” nin tanimlanmasini daha da zorlastiracaktir. Çünkü belgeler, fiziki baglardan (physical attributes) ziyade mantiki baglardan (logical attributes) olusur hale gelecektir. Örnegin “aylik satis raporlari” belgesi, bilgi kaynaklariyla yapilmis bir dizi linkten olusabilir. Raporun hazirlanmasi gerektiginde, belgeyi olusturacak veriler, linkler araciligiyla en taze bilgileri içeren muhtelif kaynaklardan derlenerek bir araya getirilecektir. Yazilimin karmasikligi, evraklarin otomatize edilmis bürodan ayrilmasina artik izin vermemektedir. Bu yapilmaya çalisildiginda tarihi evragin bilgi bütünlügü bozulacaktir. Dolayisiyla ayiklama süreci, evrak elektronik biçimi terketmeden yapilacak bir inceleme ve degerlendirmeyle gerçeklestirilmek zorundadir.[26]

Örgütlenmeler, dolayisiyla arsivciler açisindan, elektronik evraklarla ilgili önemli bir sorun daha vardir: Evrak yaraticilarinin evraklar üzerindeki mutlak hakimiyeti. Bu hakimiyetin kirilmasi gerekir, çünkü geleneksel ortamlarda oldugu gibi elektronik evraklarda da, hizmet sirasinda yaratilan bilgi, yaratanin degil örgütlenmenin malidir. Evrak yaraticisina bu faaliyeti karsiliginda ücret ödenmektedir. Dolayisiyla bu tür malzeme üzerindeki tasarruf hakki, kendisine degil örgütlenmeye aittir.

Bu sorun, kendisini iki alanda göstermektedir: Elektronik belgelerin imhasi ve isimlendirilmesi. Otomatik veri islemede (OVI) bugüne kadar ki gelenek, hangi bilgilerin islenecegine, saklanacagina ve takibini kimin yapacagina dair bütün yetkileri OVI çalisanlarina veregeldiginden, OVI idarecileri kullanmadiklari ya da gereksiz gördükleri bütün bilgileri herhangi bir zamanda silebilmektedirler.[27] Dolayisiyla, arsivsel degeri olan bir kisim bilgiler de bu arada kaybolabilmektedir. Bu durumu engelmenenin tek yolu, arsivcilerin, evraklarin yaratilmazdan önceki gelistirme ve tasarim asamasinda sisteme müdahale ederek saklama süreleri konusunda görüsünü belirtmesinden ve uzun süreli saklanmasi gereken evraklarin yaratilmasi ve tanimlanmasinda agirligini koymasindan geçer gibi görünmektedir. Bu, arsivcilerin geleneksel rollerinde önemli bir degisimi gerektirmektedir. Evraklarin kullanim ömrü bittikten sonra devreye girerek malzemeyi degerlendirip ayiklayan arsivciler yerine, bilginin yaratilma asamasina aktif olarak katilarak kendi mesleki fonksiyonlarini yerine getiren arsivciler sözkonusudur.[28] Bunlar ise basindan müdahale ederek, bilginin yaraticilari, kullanicilari ve OVI personeli arasindaki koordinasyonu saglamak durumundadir.[29]

Elektronik evrak yaraticilarinin kontrolsüz çalismalarinin getirdigi ikinci sorun ise dosyalarin rastgele isimlendirilmesidir. Örgütlenmeler içinde belgelerin isimlendirilmesine dair standartlar gelistirilmemistir ve belge isimlerinin seçimi yaraticilara birakilmaktadir. Diger taraftan yazilimlar, belge ya da verilere verilebilecek isimler konusunda sinirli yeteneklere sahiptir. Kullanilabilecek alan, genelllikle azami sekiz karakterle sinirlidir ki bu, belgelere anlamli isimler koymaya yetmez. Örgütlenme içindeki dosya sinisama sistemi genellikle bilinmez ve belgelere verilen kisa isimler genellikle yalnizca o an için anlamlidir. Isimlendirmenin üzerinden birkaç hafta geçtikten sonra ismi verenin kendisi dahi o ismin ne anlama geldigini hatirlamaz. Böyle bir durumda, örgütlenme içinde çalisan diger insanlar için bu isimlerin herhangi bir zamanda herhangi bir anlam ifade etmesi de dogal olarak beklenemez. Yaraticilarin çogu kendi özel dosyalama sistemlerini kurarlar ve bu sistemin örgütlenme içinde mevcut diger geleneksel ya da elektronik evraklarla ya da evrak sistemiyle hiç bir iliskisi olmaz.[30]

Buraya kadar elektronik evraklarin gelismesiyle birlikte, gelecekte arsivcilik açisindan karsilasilacak sorunlardan bahsedildi. Ancak, dogal olarak gelecekten beklenen seyler yalnizca sorunlarla sinirli degildir. Her sorun, bir süre sonra kendi çözümünü de yaratacaktir.

Teknolojinin gelismiyle birlikte kendini göstermeye baslayan olgulardan biri de standartlastirma çabalaridir. Örnegin, OSI (Open Systems Interconnection – Açik Sistemlerarasi Baglanti) protokollerinin, giderek daha çok üretici tarafindan benimsenmesi, üreticilerin kendi ürünleri için tekelci iletisim standartlarindan vazgeçmeye baslamasi, ODA/ODIF (Office Document Architecture/Office Document Interchange Format – Büro Belge Mimarisi/ Büro Belge Degisim Formati) gibi standartlarin gelistirilmekte olmasi umut vericidir. Bu tür standartlarin yayilmasi, telekomünikasyon sistemleri arasinda daha rahat baglantilar kurulmasi, belgelerin depolama, getirim ve degisimle ilgili yazilim ve donanimdan bagimsiz olarak islenmesi ve transfer edilmesi gibi imkanlari mümkün kilacaktir.[31]

Teknolojideki degisimin yarattigi sorunlarin kendi çözümünü de beraber getirmesine bir baska örnek, saklama sorunlariyla ilgili olarak gündeme gelmektedir. Herseyin basinda, elektronik evraklarda orijinal kopya kavrami yoktur. Hatta, evragin ikinci, üçüncü, vs. kusak kopyalari, muhtemelen biricin kusak kopyadan daha kaliteli olacaktir. Bilginin kendisi özgün olabilir, ama orijinal versiyonu arsivin fiziki gözetimine almanin hiç bir anlami olmayacaktir. Dolayisiyla arsivler, evraklarin fiziki gözetimi yerine, degerlendirme ve entellektüel kontrol üzerine yogunlasmayi ve bu konulari gelistirmeyi daha yararli bulabilirler. Bu durumda, bilginin kaynagini, evraklarin fiziki gözetimcisi olarak tanimlamak daha anlamli olabilir. Evraklarin fiziki devri hiçbir zaman gerçeklesmeyecek, bunun yerine evraklarin fiziki olarak korunma sorumlulugu yaraticisina yüklenecektir.[32] Bu, arsivlere maddî kaynaklarini baska alanlara kaydirma imkan verdigi gibi, yaraticilara da fazlaca bir yük getirmeyecektir. Çünkü, özellikle anaçati bilgisayarlarin çalismasi için gereken çevresel ortam, elektronik evraklarin saklanmasi için gereken ideal ortama çok yakindir.

[*] Marmara Üniversitesi, Fen-Edebiyat Fakültesi, Arsivcilik Bölümü, Ögretim Görevlisi.

[1]“Automated Record Tracking Systems,” Records & Retrieval Report, c. 1, s. 1 (1985): 1.

[2]-Anna Christina, Ulfsparre, The Management Of Business Records (München: K. G. Saur, 1988), 51.

[3]– PRO = Public Records Office, “The Selection & Preparation for Transfer of Machine-Readable Records. A Provisional Guide”, A Guide for Departmental Record Officers,1971’e ek (3 rd. ed. ([London]: 1974), 10.

[4]– Katherine Gavrel, Conceptual Problems Posed by Electronic Records: A RAMP Study (Paris: UNESCO, 1990), 14.

[5]– PRO, 9.

[6]– PRO, 12.

[7]– Ulfsparre, 54.

[8]– Ira A. Penn ve dig., Records Management Handbook (Hants [Ingiltere]: Gower Publications, 1989), 80

[9]– Gavrel, 37.

[10]-Gavrel, 37

[11]-PRO, 8.

[12]– National Archives and Records Services, Disposition of Federal Records ([ABD]: 1987), 8.

[13]– Penn ve dig., 180.

[14]– Ulfsparre, 53.

[15]– Gavrel, 41.

[16]– PRO, 14.

[17]– PRO, 13 ve Gavrel, 42-43.

[18]-Ulfsparre, 38.

[19]– Gavrel, 32-33.

[20]– Don M. Avedon, “Automated Records: A New Challenge for Archives, ” International Journal of Archives, c. 1, s. 2 (1980): 41.

[21]-Gavrel, 10-11.

[22]– Gavrel, 11; 35.

[23]– Gavrel, 13-14.

[24]– Gavrel, 26-27.

[25]– Gavrel, 22.

[26]– Gavrel, 19-20.

[27]– Harold Naughler, The Archival Appraisal of Machine-Readable Records (Paris: UNESCO, 1984), 27.

[28]– Ulfsparre, 180 ve Gavrel, 27.

[29]– Naughler, 15.

[30]– Gavrel, 18.

[31]-Gavrel, 10-11.

[32]-Gavrel, 39-40.

Küçük veya Büyük firma olmanız önemli değil… “Bilgi Güçtür”