Güçlü ve ayakta kalan kurumlar bilgiyi iyi organize eden ve yöneten organizasyonlardır. İngiliz filozof francis bacon‘in meşhur sözü ve george orwell‘ın 1984 isimli romanında savunduğu fikrin ana temasını oluşturan kavram “BİLGİ” dir.
Belgelerin Korunması, Yönetimi ve Erişilebilirliği: Arşivcilikte Sınıflandırma Sistemleri
Arşivcilik mesleğinde, belgelerin sınıflandırılması ve yönetilmesi, belgelerin korunması ve erişilebilir hale getirilmesi için çok önemlidir. Sınıflandırma sistemleri, arşiv belgelerinin kolayca bulunmasını, yönetilmesini ve korunmasını sağlar.
Birçok farklı arşiv sınıflandırma sistemi bulunmaktadır. Bunlar arasında, öncelikle kullanılan sınıflandırma sistemleri şunlardır:
- SDP (Standart Dosya Planı) Yerel Sınıflama Sistemi
- Funkcionel veya İşletmelerarası Sınıflandırma Sistemi
- DDC (Dewey Decimal Classification) Sistemi
- UDC (Universal Decimal Classification) Sistemi
- AACR2 (Anglo-American Cataloging Rules, 2nd Edition) Sistemi.
SDP (Standart Dosya Planı) Yerel Sınıflama Sistemi
SDP Standart Dosya Planı Türkiye’ye özgü bir belge sınıflama sistemidir. 2005/7 sayılı ve “Standart Dosya Planı” konulu Başbakanlık Genelgesi 25.03.2005 tarihinde resmi gazetede yayınlanmıştır. Kamu kurum ve kuruluşlarınca elektronik ortamda veya evrak düzeninde oluşturulan belgelerin dosyalanmasında genel bir yöntem belirlenerek, ihtiyaç halinde bu belgelere kolay ve hızlı bir şekilde erişim imkanı sağlamak amacıyla, Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’nün koordinasyonunda “Standart Dosya Planı” çalışmaları başlatılmış ve kamu kurum ve kuruluşlarının kendi “Ana Hizmet Birimlerine İlişkin Dosya Planı”nı hazırlamaları, 11/06/2002 tarih ve B.02.0.PPG.0.12-320-8880 sayılı yazı ile talimatlandırılmıştır.
SDP, Türkiye’nin resmi kurumları tarafından kullanılan ve belge yönetimi sürecinde belgelerin verimli ve düzenli bir şekilde yönetilmesini hedefleyen bir sistemdir. Türkiye’deki resmi kurumlar tarafından belge yönetimi sürecinde kullanılan az da olsa diğer sınıflama sistemleri de bulunmaktadır ancak Standart Dosya Planı en yaygın olarak kullanılan ve kullanılması müfredat olarak zorunlu olan sınıflama sistemdir.
SDP (Standart Dosya Planı) belge sınıflama sistemi bir belge yönetimi sürecinin bir parçasıdır. SDP, belge yönetimi sürecinde belgelerin nasıl sınıflandırılacağını, nasıl muhafaza edileceğini ve nasıl kullanılacağını belirleyen bir sistemdir.
SDP, belge yönetimi sürecinin daha verimli ve efektif olmasını hedefleyen bir sistemdir ve belge yönetimi sürecinde yaygın olarak kullanılmaktadır. Belge yönetimi sürecinde, belgelerin düzenli ve verimli bir şekilde sınıflandırılması ve muhafaza edilmesi, belgelerin gelecekte de kolayca erişilebilmesini garantiler.
2005/7 SDP genelgesinden önce her kurum kendi bünyesinde evrak envanteri çalışması yapılarak kendi sınıflama ve kodlama sistemini kendisi oluştururdu. Bu durum kurumsal alanda bir düzen sağlasa da, kamusal alanda karmaşaya neden olmaktaydı.
İlk belge yönetimi süreçleri, antik çağlarda ortaya çıkmıştır ve belgelerin muhafazası ve sınıflandırması konusunda düzenlemelerin yapılmasına başlamıştır.
Standart Dosya Planı ise, belge yönetimi sürecinin modern bir uygulamasıdır. 19. yüzyılın sonlarında, belge yönetimi sürecinde belgelerin verimli ve düzenli bir şekilde yönetilmesini hedefleyen sistemler ortaya çıkmıştır. 20. yüzyılın başlarında ise, belge yönetimi sürecinde kullanılan sistemler daha da gelişmiş ve belge yönetimi sürecinde yaygın olarak kullanılan Standart Dosya Planı gibi sistemler ortaya çıkmıştır.
Günümüzde Standart Dosya Planı, Kamusal kültürün ve belge yönetimi sürecinin bir parçası olarak yaygın olarak kullanılmaktadır. Standart Dosya Planı, belge yönetimi sürecinde belgelerin verimli ve düzenli bir şekilde yönetilmesini hedefleyen bir sistemdir ve belge yönetimi sürecinde yaygın olarak kullanılmaktadır.
Standart Dosya Planının kamusal alanda doğru ve efektif kullanımını ayrı bir makale konusu olarak inceleme karır aldık. Şuanda bu makalede bu konudan bahsetmeyeceğiz.
Funkcionel veya İşletmelerarası Sınıflandırma Sistemi
Belgelerin üretildiği veya yürütülen işletme veya kurumun yapısına göre sınıflandırılmasını içerir. Bu sistem, belgelerin kolayca bulunmasını ve yönetilmesini sağlar ve belgelerin üretildiği kurumun faaliyetlerine uygun bir şekilde sınıflandırılmasını sağlar.
Bu sınıflandırma sisteminin tam olarak ne zaman ortaya çıktığı konusunda belirli bir tarih bulunmamaktadır. Ancak, belge yönetim sürecinin verimli ve efektif olması için gerekli olan sistemlerin ortaya çıkması, belge yönetiminin kurumsallaşması ile birlikte daha da önem kazandı.
Belge yönetiminin kurumsallaşması, 20. yüzyılın başlarında ortaya çıktı ve belge yönetimi sürecinin daha da verimli ve efektif olması için sistemlerin geliştirilmesine yol açtı. Bu süreçte, fonksiyonel veya İşletmelerarası Sınıflandırma Sistemi gibi belge yönetimi için farklı sistemler de ortaya çıktı.
Fonksiyonel veya İşletmelerarası Sınıflandırma Sistemi, bir işletmenin belge yönetim sistemini organize etmek için kullanılan bir sınıflandırma sistemidir. Bu sistem, belgeleri fonksiyonel olarak sınıflandırır ve belge yönetim sürecinde belgelerin nereye gideceği, ne zaman gerekeceği ve ne şekilde kullanılacağı hakkında bilgi verir.
Fonksiyonel sınıflandırma sistemi, belgeleri işletmenin fonksiyonel yapısına göre sınıflandırır. Örneğin, bir muhasebe departmanındaki belgeler, muhasebe süreci ile ilgili olarak sınıflandırılabilir. Bununla birlikte, fonksiyonel sınıflandırma sistemi, belgeleri sadece bir departman veya bir fonksiyon ile sınırlı kalmayacak şekilde tasarlandı.
Fonksiyonel sınıflandırma sistemi, belgelerin hızlı ve kolay erişilebilmesini ve işletmenin belge yönetim sürecinin verimli ve efektif olmasını sağlar. Bu sistem, belgelerin yönetimi için gerekli olan her türlü bilginin toplanmasına, kaydedilmesine ve kullanılmasına olanak tanır.
Fonksiyonel sınıflandırma sistemi, işletmenin belge yönetim sürecinin düzenli ve verimli olmasını sağlar ve belgelerin gelecekte de kolayca erişilebilmesini garantiler. Bu sayede, işletmeler belge yönetim sürecinde zaman ve kaynaklarını daha etkili kullanabilirler.
Sonuç olarak, fonksiyonel veya İşletmelerarası Sınıflandırma Sistemi, belge yönetim sürecinin verimli ve efektif olmasını sağlar ve belgelerin gelecekte de kolayca erişilebilmesini garantiler. Bu sistem, işletmelerin belge yönetimi sürecinde zaman ve kaynaklarını daha etkili kullanmasını ve belgelerin hızlı ve kolay erişilebilmesini sağlar.
DDC (Dewey Decimal Classification) Sistemi
Belgelerin konularına göre sınıflandırılmasını içerir. Bu sistem, belgelerin konularına göre sınıflandırılmasını ve kolayca bulunmasını sağlar.
DDC (Dewey Decimal Classification) Sistemi, arşiv belgelerinin sınıflandırılması için kullanılan en yaygın sınıflandırma sistemidir. Melvil Dewey tarafından 1876 yılında geliştirilen DDC, yapısı ve özellikleri itibariyle diğer sınıflandırma sistemlerinden farklıdır.
DDC sistemi, kütüphaneler ve arşivlerdeki belgeleri birbirine benzer konular ve kavramlar üzerinden sınıflandırır. Her belge, bir numaralandırma sistemi kullanılarak bir rakama atanır. Rakam, belgenin konusu ve içeriği hakkında bilgi verir. DDC sistemi, belgeleri on basamaklı numaralandırma sistemi kullanarak sınıflandırır. Her basamak, belgenin konusunun daha ayrıntılı bir şekilde tanımlanmasını sağlar.
DDC sistemi, zaman içinde güncellenir ve geliştirilir. Güncelleme ve geliştirme çalışmaları, belgelerin daha iyi sınıflandırılmasını ve bulunmasını sağlamak amacıyla yapılır. DDC sistemi, dünya çapında kullanılan bir sınıflandırma sistemi olduğundan, belgelerin farklı ülkelerdeki kütüphaneler ve arşivlerde aynı sınıflandırma sistemi kullanılarak sınıflandırılmasını sağlar.
DDC sistemi, belgelerin kolayca bulunması, yönetilmesi ve korunması açısından çok önemlidir. Aynı zamanda, belgelerin tarihsel ve kültürel değerlerinin korunmasına da yardımcı olur. DDC sistemi, arşivcilik mesleğinde belgelerin sınıflandırılması için kullanılan en yaygın ve etkili sınıflandırma sistemidir.
Ayrıca, DDC sistemi dijital ortamda da kullanılabilir ve uyarlanabilir. DDC sistemi, dijital belgelerin yönetimi, sınıflandırılması ve bulunması için de kullanılabilir. DDC sistemi, dijital belgelerin sınıflandırılması için kullanılan en yaygın ve etkili sınıflandırma sistemidir.
DDC sistemi, kullanımı kolay ve anlaşılır bir sistemdir. Kullanıcılar, belgelerin konularını ve içeriğini anlamaya yardımcı olan rakamları kullanarak belgeleri bulabilir ve yönetebilir. Aynı zamanda, DDC sistemi, belgeleri sınıflandırırken, belgelerin konularının ve içeriğinin değerlendirilmesine yardımcı olur.
DDC sistemi, belgelerin korunması, yönetimi ve erişilebilirliği açısından çok önemlidir. Aynı zamanda, belgelerin tarihsel ve kültürel değerlerinin korunmasına da yardımcı olur. Arşivcilik mesleğinde, belgelerin sınıflandırılması, korunması, yönetimi ve erişilebilirliği açısından çok önemlidir. DDC sistemi, arşivcilik mesleğinde belgelerin sınıflandırılması, korunması, yönetimi ve erişilebilirliği için en yaygın ve etkili sınıflandırma sistemidir.
UDC (Universal Decimal Classification) Sistemi
Belgelerin konularına, sanatsal veya bilimsel açıdan sınıflandırılmasını içerir. Bu sistem, belgelerin konularına ve sanatsal veya bilimsel açıdan kolayca bulunmasını ve yönetilmesini sağlar.
UDC (Universal Decimal Classification) sistemi, belgelerin konularını ve içeriğini sınıflandırmak için kullanılan bir sınıflandırma sistemidir. UDC sistemi, belgelerin sınıflandırılması için kullanılan en eski ve en yaygın sınıflandırma sistemlerinden biridir. UDC sistemi, belgelerin konularını ve içeriğini rakamlar ve semboller kullanarak tanımlar.
UDC sistemi, belgelerin konularını ve içeriğini en doğru ve en etkili şekilde tanımlamayı amaçlar. UDC sistemi, belgeleri sınıflandırırken, belgelerin konularının ve içeriğinin en ince detaylarına kadar değerlendirilmesine yardımcı olur. Aynı zamanda, UDC sistemi, belgelerin korunması, yönetimi ve erişilebilirliği açısından da önemlidir.
UDC sistemi, belgelerin sınıflandırılması için farklı dil ve kültürlere uyumlu olarak tasarlanmıştır. UDC sistemi, farklı kültür ve dillere uygun olarak uyarlanabilir ve kullanılabilir. Aynı zamanda, UDC sistemi, belgelerin sınıflandırılması, korunması, yönetimi ve erişilebilirliği için kullanılan en eski ve en yaygın sınıflandırma sistemlerinden biridir.
UDC sistemi, belgelerin konularını ve içeriğini en doğru ve en etkili şekilde tanımlamayı amaçlayan, belgelerin sınıflandırılması, korunması, yönetimi ve erişilebilirliği için kullanılan eski ve yaygın bir sınıflandırma sistemidir. Arşivcilik mesleğinde, belgelerin sınıflandırılması, korunması, yönetimi ve erişilebilirliği açısından önem taşıyan UDC sistemi, belgelerin tarihsel ve kültürel değerlerinin de korunmasına yardımcı olur.
AACR2 (Anglo-American Cataloging Rules, 2nd Edition) Sistemi
AACR2 (Anglo-American Cataloging Rules, 2nd Edition), kütüphaneler, arşivler ve benzeri kurumlar tarafından kullanılan belge sınıflandırma ve tanımlama kurallarının bir özetidir. AACR2, belgelerin konularını ve içeriğini tanımlama, sınıflandırma ve düzenleme amacıyla tasarlanmıştır. AACR2, belgelerin sınıflandırılması, yönetimi ve erişilebilirliği açısından önem taşıyan bir sınıflandırma sistemidir.
AACR2, belgelerin tanımlanması için birçok farklı kriter kullanır. Bunlar arasında belge türü, yazar, yayıncı, yayın tarihi, içerik gibi faktörler bulunur. AACR2, belgelerin tanımlanması için kullanılan en yaygın sınıflandırma sistemlerinden biridir ve belgelerin yönetimi, saklanması ve erişilebilirliği açısından önem taşır.
AACR2, belgelerin tanımlanması için sade, anlaşılır ve uygulanabilir bir yapıya sahiptir. AACR2, belgelerin tanımlanması için kullanılan birçok farklı sınıflandırma sistemi ve tanımlama kuralını birleştirir. Bu sayede, belgelerin tanımlanması, sınıflandırılması ve düzenlenmesi kolay ve etkili bir şekilde yapılabilir.
AACR2, belgelerin tanımlanması için çok sayıda kurum tarafından kabul edilmiş ve benimsenmiş bir sınıflandırma sistemidir. AACR2, belgelerin tanımlanması, yönetimi, saklanması ve erişilebilirliği açısından önem taşıyan bir sınıflandırma sistemidir ve arşivcilik mesleğinde belgelerin tarihsel ve kültürel değerinin korunmasına yardımcı olur.
Sınıflandırma sistemleri, belgelerin saklanması, korunması ve erişilebilir hale getirilmesinde çok önemli bir rol oynar. Aynı zamanda, arşiv belgelerinin içeriğine göre sınıflandırılması, arşiv belgelerinin kolayca bulunmasını ve yönetilmesini sağlar. Arşiv belgelerinin sınıflandırılması, ayrıca belgelerin tarihsel değerlerinin ve kültürel mirasının korunmasına da yardımcı olur.
Günümüzdeki dijital çağ, arşivcilik mesleğini de etkilemektedir. Arşiv belgelerinin dijital formatta saklanması ve yönetilmesi, sınıflandırma sistemlerinin de dijital olarak adapte edilmesini gerektirir. Dijital sınıflandırma sistemleri, belgelerin dijital ortamda kolayca bulunmasını, yönetilmesini ve korunmasını sağlar.
Sonuç olarak, arşivcilik mesleğinde sınıflandırma sistemleri belgelerin korunması, yönetilmesi ve erişilebilir hale getirilmesi açısından çok önemlidir. Dijital çağ, sınıflandırma sistemlerinin dijital olarak adapte edilmesini gerektirmektedir. Arşiv belgelerinin sınıflandırılması, tarihsel değerlerin ve kültürel mirasın korunmasına da yardımcı olur.
-Bilgi rekabette %100 başarı getirir.
-Kurumsal hafızanızı düzenli tutmuyorsanız aynı günü tekrar ediyorsunuzdur.
-Karar almada bilginin önemi %90 dır.
-Bilgi personellerin kafasında ise o gidince yanlız kalırsınız.
-Arşivini kaybeden kurumların %70 bir yıl içerisinde batmışlardır.