Güçlü ve ayakta kalan kurumlar bilgiyi iyi organize eden ve yöneten organizasyonlardır. İngiliz filozof francis bacon‘in meşhur sözü ve george orwell‘ın 1984 isimli romanında savunduğu fikrin ana temasını oluşturan kavram “BİLGİ” dir.

Mehmet KAYA, AYS ELektronik Belge Yönetim Sistemleri Tic. Ltd. Şti.

Archimedia. 23 (III-IV 1997): 4-7

Arsivcilikte Internet Kullanimi

Bekir Kemal Ataman[*]

Pek çok alanda oldugu gibi Arsivcilikte de internet teknolojilerinin kullanimi üç ana grupta toplanabilir: Tüketim araci olarak, üretim araci olarak ve paylasim araci olarak. Bunlarin disinda internet teknolojilerinin arsivcilik açisindan bir baska boyutu daha var ki bunu da bu bildirinin sonuna dogru ele alacagim.

Tüketim Araci olarak Internet

Tüketim araci olarak Internet’in arsivciler için belli basli kullanim alani–tüm sektörlerde oldugu üzere, arsivcilikle ilgili olabilecek demirbas ve sarf malzemesi temini için Internet üzerindeki sirketleri arastirmak vb. genel amaçli kullanimlar disinda–baska yerlerdeki arsivcilerin açtigi siteleri ziyaret etmek, onlarin faaliyetleri hakkinda bilgi almak, onlarin çalismalarindan örnekler çikarmak vb. bir anlamda “rekabet amaçli” diyebilecegimiz web gezintileridir.

Bu tür amaçlarla ziyaret edilebilecek arsiv sitelerine dair küçük bir fikir vermesi için örnek verilebilecek yerler arasinda sunlar sayilabilir:

  • gopher://gopher.nara.gov A.B.D. Milli Arsivleri
  • http://www.open.gov.uk/pro Ingiltere Milli Arsivleri

Internet’in arsivciler tarafindan yine tüketim amaçli olarak bir baska kullanim alani, baska arsivler veya arsivciler tarafindan elektronik bir biçim altinda yayinlanan ve Internet üzerinde ücretsiz kullanima sunulan mesleki yayinlarin temini ile çevrim-içi (on-line) siparis edilerek kagit üzerinde temin edilebilecek yayinlarin temini için bir araç olarak kullanimidir. Çevrim-içi siparisle yayin temini hemen her türlü alan için geçerli oldugundan burada ayrica deginilmeyecektir. Ama Internet üzerinde ücretsiz kullanima sunulan elektronik dokümanlar, özel olarak üzerinde durulmaya deger bir konudur. Bunlarin sayi ve çesitliligi gerçekten akillara durgunluk verecek boyutlardadir. Bir kaç günlük bir çalismayla, dünyanin muhtelif ülkelerindeki arsivcilikle ilgili milli arsiv, arsivcilik okulu vb. sitelerinden topladigim ve miktar olarak 1000 sayfanin üzerine çikan muhtelif konulardaki yayinlarin bir çoguna, bu bildirinin ekinde verilen adreslerden ulasmak mümkündür. Bu 1000 sayfanin yaridan fazlasinin, arsivcileri günümüzde en çok ugrastiran konularin basinda gelen elektronik evraklarin yönetimi ile ilgili oldugunu ayrica belirtmekte yarar görüyorum.

Üretim Araci olarak Internet

Üretim araci olarak Internet’in arsivciler açisindan önemi ise ciddi bir yayginlastirma hizmeti araci olarak tasidigi potansiyelde yatar. Bu tarzdaki baslica kullanim alani, arsivlerin kataloglarini Internet üzerinden kullanima açarak bir anda milyonlarca insan açisindan erisilebilir kilmalaridir. Bu tür uygulamalarda, kataloglarin yanisira arsiv kolleksiyonlarindan alinma örnek belgelerin yayinlanmasi, ziyaretçiler açisindan hem daha hos bir görüntü yaratmakta hem de arsivde mevcut kolleksiyonlar açisindan küçük de olsa bir fikir vermektedir.

Ayni sekilde, site sahibi arsivin açilis ve kapanis saatleri, arastirma izni vermek için (varsa) aradigi kosullar, fotokopi vb. kullanici hizmetlerinden alinacak ücretler ve benzeri bilgilerin Internet üzerinden duyurulmasi, potansiyel arastirmacilarin daha arsivin kapisina yaklasmadan orada temin edebilecekleri hizmetler hakkinda bilgi edinmelerini saglamaktadir.

Internet’in arsivciler açisindan üretim araci olarak kullanimina bir baska örnek ise yukarida deginildigi üzere site sahibi kurum tarafindan hazirlanan eserlerin Internet üzerinde ücretsiz olarak yayinlanmasidir. Bu tür yayinlar arasinda, özellikle arsivcilik okullari veya arsivcilik cemiyetleri tarafindan hazirlanmis, son derece teknik ve güncel sorunlara cevap arayan evrensel nitelikli eserler oldugu gibi, belirli bir ülkenin Milli Arsivleri tarafindan örnegin o ülkedeki Bölge Arsivlerine yönelik olarak hazirlanmis genelgeler, mevzuat açiklamalari gibi yerel dokümanlar da bulunmaktadir.

Paylasim Araci olarak Internet

Internet üzerinden ulasilabilecek kaynaklarin belki de en yararlisi, belirli uzmanlik konularinda bilgi alis-verisi saglamak üzere örgütlenen tartisma listeleridir. Her alanda oldugu üzere, arsivciler de bu teknolojinin nimetlerinden yararlanma konusunda baskalarindan geri kalmamistir. Arsivcilikle ilgili pek çok farkli konuyla ilgili hatiri sayilir miktarlarda tartisma listesi açilmistir. Bu listelerdeki tartismalara dünyanin dört bir tarafindan katilan arsivciler, gerek kendi sahsi mesleki bilgilerini gerekse kendi ülkelerindeki geleneklerden kaynaklanan birikimlerini paylasmak konusunda hemen hiç bir ortamda görülmemis derecede bir yardimseverlik duygusu içindedir.

Tartisma listeleri, gerek aktif katilimla belli bir konuda akil danisip fikir alis-verisinde bulunmak, gerekse yalnizca izleyici konumunda dünyanin pek çok yerinde yürütülen arsivcilikle ilgili faaliyetler hakkinda bilgi edinmek için esi benzeri bulunmaz bir kaynaktir. Bu listeler araciligiyla elde edilebilecek bilgilere dair küçük bir fikir vermesi için bir özet liste verecek olursak: yerel arsivciler cemiyetleri tarafindan düzenlenen kongre, seminer, sempozyum, vb.leri; muhtelif Milli veya Yerel Arsivler tarafindan hazirlanan web sayfalarinin duyurulari; yerel basinda çikan arsivcilikle ilgili haberler; demirbas ve sarf malzemesi temin edilebilecek muhtelif sirketlerin adresleri; arsiv otomasyonu için hazirlanmis muhtelif yazilimlarin nerelerden temin edilebilecegi ile her bir paketin avantaj ve dezavantajlari ile ilgili görüsler; vb. leri sayilabilir.

Bu listelerde tartisilan konulara bir kaç örnek vermek için örnegin, modern arsivcilikle ilgili koularin ele alindigi RECMGMT listesine bir göz atilabilir. Burada son dönemlerde ele alinan konular arasinda: elektronik arsivlerin yönetimi (düzenleme, ayiklama, imha, vb. tüm boyutlariyla); görüntü isleme uygulamalari ve optik ortamlarin dayanikliligi; teknolojideki son gelismeler dogrultusunda arsivcilerin is tanimlarinda meydana gelen degisimler; arsiv belgelerini (özellikle özel arsiv kolleksiyonlarini) Internet üzerinde kullanima açmanin getirebilecegi telif haklari sorunlari; elektronik postada sayisal imza kullanimi; yeni isletmecilik teorileriyle beraber ortaya çikan örgüt küçültme, taseron firmalara ihale vb. uygulamalarin arsivciler açisindan doguracagi sorunlar; örgütlenmelerde arsivciligin rolü; arsivcilikle kütüphaneciligin farklari; arsivcilik islemlerinin maliyetleri ve maliyet mesrulastirma; arsiv kutularinin yeniden kullanilabilirligi ve yeniden kazanim yöntemleri; vb. sayilabilir.

Arsivcilikle ilgili belli basli tartisma listelerinin adresleri sunlardir:

Belge Üretim Ortami olarak Internet

Internet teknolojisinin arsivciler açisindan tasidigi bir baska boyut daha vardir. Bu boyut, Internet’in kendisinin bir araç olarak kullanilmasindan ziyade, Internet teknolojisinin örgütlenme içinde bir belge üretim ortami olarak kullanimidir. Günümüzde bir çok örgütlenme, kurum içi haberlesme faaliyetleri için Internet teknolojisini kullanmaktadir. Basta, örgütlenme-içi iletisim için elektronik posta kullanimi ile bilgi ve belge dagitimi için web sayfalarinin kullanilmasi esasina dayanan bu uygulamalar intranet adini almaktadir. Herhangi bir elektronik posta ve web tarayici ile kullanilabilen bu teknolojinin en büyük avantajlari arasinda sürat, verimlilik ve platform-bagimsiz olmasi (belirli bir isletim sistemine bagimli olmamasi) sayilabilir.

Ancak, pek tabiidir ki bu uygulamalarin arsivciler açisindan yarattigi pek çok sorun vardir. Elektronik-postanin islenmesi, her an degisebilen web sayfalarindaki degisikliklerin takibi ve arsivlenmesi bunlarin baslicalarindandir.

Toplu Adres (link) Sayfalari

Arsivcilikle ilgili pek çok adresi toplu olarak barindiran ve sözkonusu sitelere dogrudan baglanti (link) içeren belli basli adreslerin bir dökümü asagida verilmistir:

[*] Marmara Üniversitesi, Fen-Edebiyat Fakültesi, Arsivcilik Bölümü Ögretim Görevlisi

Küçük veya Büyük firma olmanız önemli değil… “Bilgi Güçtür”

  • -Bilgi rekabette %100 başarı getirir.

  • -Kurumsal hafızanızı düzenli tutmuyorsanız aynı günü tekrar ediyorsunuzdur.

  • -Karar almada bilginin önemi %90 dır.

  • -Bilgi personellerin kafasında ise o gidince yanlız kalırsınız.

  • -Arşivini kaybeden kurumların %70 bir yıl içerisinde batmışlardır.